Voorkom btw-trammelant met afhaaltransacties

Als u goederen levert aan een ondernemer in een ander EU-land, berekent u geen btw. De fiscus wil dan wel zeker weten dat de goederen ook daadwerkelijk de grens over gaan. Maar wat nu als men de goederen zelf ophaalt?

Binnen de EU. Bij leveringen tussen ondernemers binnen de EU hoeft u geen btw in rekening te brengen. De fiscus wil wel zeker weten dat de goederen ook daadwerkelijk voor een andere ondernemer elders in de EU bestemd zijn. Daarom gelden er aanvullende eisen. Zo zult u onder meer aan moeten kunnen tonen dat de goederen daadwerkelijk de grens over zijn gegaan. Maar wat nu als bijvoorbeeld een Duitse ondernemer de spulletjes rechtstreeks bij u komt afhalen?

Eisen vervoersverklaring

Als u zelf de goederen naar uw klant laat brengen, beschikt u al over een vrachtbrief of vervoersverklaring van de transporteur. Komt uw klant de goederen halen, dan moet u hem vragen om een vervoersverklaring. Hierop moet zijn aangegeven:

1. de naam van de klant;
2. het kenteken van het voertuig waarmee de goederen vervoerd zijn;
3. het factuurnummer en plaats van bestemming;
4. de toezegging van de klant dat hij bereid is nadere info te verstrekken over de bestemming van de goederen.

Aanvullende eisen zijn:

1. uw klant moet een vaste afnemer van u zijn;
2. uit de overige gegevens in uw administratie moet blijken dat de goederen buiten Nederland vervoerd zijn, zoals brieven en e-mails.

U bent aansprakelijk. Onthoud dat u moet kunnen aantonen dat de goederen Nederland hebben verlaten. Afhaaltransacties met een wildvreemde klant zijn dus erg riskant. In dat geval kunt u beter Nederlandse btw in rekening brengen en moet uw klant zelf maar zorgen dat hij deze weer terugclaimt bij de fiscus.

Collega ging de mist in

Dat de fiscale eisen nauw luisteren, ondervond onlangs nog een collega van u die zijn zaak voor de rechter in Groningen had gebracht. De man had graafmachines geleverd aan een ondernemer in België. Deze had de graafmachines via een eigen transporteur laten ophalen, maar deze niet in België aangegeven en dus ook geen btw afgedragen. Toen de man failliet ging, trok de fiscus na of wel aan alle eisen was voldaan. Dit was dus niet het geval. Uw collega werd op een naheffing getrakteerd met rente en boete: € 50.000,-.

Collega de mist in. Op de vervoersverklaringen ontbraken diverse gegevens, de administratie rond de betreffende transacties was van de pc gewist door een vertrekkende medewerker en de klant in kwestie had tot dan toe slechts vier keer iets gekocht. De naheffing bleef.

Wat kunt u hiervan leren?

Afhaaltransacties blijven riskant. Zorg ervoor dat u dit soort transacties alleen uitvoert met betrouwbare, vaste afnemers en dat u zeker weet dat deze afnemers zelf ondernemer zijn. Dit kunt u nagaan door hun btw-nummer te verifiëren (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/). Zorg er bovendien voor dat u een vervoersverklaring krijgt die voldoet aan alle eisen.

Aanvullende eisen bij export. Bij export van goederen gelden er sowieso aanvullende (factuur-)eisen voor de btw. Zo moet u o.a. een aparte opgave doen van al uw exporttransacties via het beveiligde deel van de site van de Belastingdienst, naast de opgave die u al doet in uw normale btw-aangifte.