Elektronisch factureren vanaf 2016?

Downloaden of e-mailen. Steeds meer bedrijven sturen hun klanten geen papieren facturen meer, maar sturen de factuur per e-mail of als pdf-download via een persoonlijke webpagina. Een abonnee vroeg ons recentelijk of hij dit zomaar mag invoeren, bijvoorbeeld vanaf 2016.

Waarom digitaal factureren? Het versturen van papieren facturen kost tijd en geld. Digitale facturen verzendt u daarentegen via de computer en zijn dus met één druk op de knop op de plaats van bestemming. Digitale facturen kunnen dus eerder worden goedgekeurd en betaald. Overigens kan het zijn dat de klant de factuur juist digitaal nodig heeft voor zijn eigen administratiesoftware.

Kan dat zomaar? Formeel gezien mag u alleen een elektronische factuur versturen als u daarvoor toestemming heeft van de klant. De eis van toestemming staat letterlijk in artikel 35b van de Wet op de omzetbelasting 1968: “Elektronische facturering wordt toegepast behoudens aanvaarding door de afnemer”. Tip 1. Vraag uw klant toestemming alvorens u een digitale factuur verstuurt, of regel dit in uw algemene voorwaarden. Tip 2. Als uw klant de factuur zonder commentaar verwerkt en betaalt, kunt u ervan uitgaan dat hij akkoord is.

Uw klant protesteert? De meeste klanten hebben waarschijnlijk geen bezwaar. Maar wat nu als een klant geen digitale factuur wil, maar een papieren factuur? Dan zult u aan die klant een papieren factuur moeten uitreiken. Eventueel helpt het om een kleine attentie (zoals een USB-stick) te schenken aan klanten die hun toestemming geven of twijfelen.

Regels als u digitaal gaat. Inhoudelijk gelden er geen extra eisen voor een digitale factuur ten opzichte van een papieren factuur. Wel moet u er volgens het hiervoor genoemde wetsartikel voor zorgen dat de factuur duidelijk van u afkomstig is, niet makkelijk te wijzigen is en er makkelijk een print van te maken is. Tip. Stuur geen facturen in Word of Excel, maar een pdf waar de klant niets in kan wijzigen. Wellicht voorziet uw boekhoudprogramma reeds in elektronisch factureren.