Btw terugvragen als uw afnemer niet betaalt

Als ondernemer bent u verplicht de btw op de door u uitgereikte facturen aan de fiscus af te dragen. Als uw afnemer de factuur niet betaalt, kunt u deze btw terugvragen. Dit wordt in de praktijk echter nogal eens vergeten. Hoe werkt dat?

Teruggaaf van afgedragen btw

Bewijsstukken van niet betalen. Om aanspraak te kunnen maken op teruggaaf van btw, moet u aannemelijk maken dat uw afnemer niet heeft betaald en ook niet zal betalen. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door een brief van de curator waarin deze meedeelt dat er geen betaling zal plaatsvinden of door correspondentie met de afnemer waaruit blijkt dat deze niet zal betalen, te overhandigen aan de Belastingdienst.

Geen oninbare vordering

Omgezet in lening. Om de afgedragen btw terug te kunnen krijgen, moet er dus sprake zijn van een oninbare vordering. Hiervan is geen sprake als de vordering op de afnemer wordt omgezet in een geldlening. De oorspronkelijke vordering is hiermee namelijk voldaan en daardoor bestaat er geen recht meer op teruggaaf van btw.

Kredietverzekering. Soms sluit een ondernemer een kredietverzekering af tegen het risico dat een afnemer niet betaalt. Als de afnemer dan niet betaalt, keert de verzekering een bepaald bedrag uit. Een dergelijke uitkering is geen betaling van de factuur door de afnemer. In dat geval kan de btw dus wel worden teruggevraagd.

Tijdvak teruggaafverzoek

Binnen één maand. Het schriftelijke verzoek moet worden ingediend binnen één maand na afloop van het tijdvak waarin het recht op teruggaaf van btw is ontstaan. Dit recht ontstaat op het tijdstip waarop redelijkerwijs aangenomen moet worden dat de afnemer niet zal betalen. Dit is bijvoorbeeld het moment waarop de afnemer een brief stuurt waarin hij verklaart niet te zullen betalen. Let op. In het geval aan een afnemer surseance van betaling wordt verleend, biedt dit niet voldoende zekerheid om teruggaaf van btw te verkrijgen.

Let op. Als het verzoek niet binnen één maand na het tijdvak waarin redelijkerwijs aangenomen moet worden dat de afnemer niet zal betalen, wordt ingediend, zal het verzoek door de Belastingdienst niet-ontvankelijk worden verklaard. In dat geval neemt de Belastingdienst het verzoek ambtshalve in behandeling. Tegen een ambtshalve beslissing kan niet in beroep worden gegaan bij de rechter.

Vorm teruggaafverzoek

Brief met bijlagen. Het verzoek moet per brief binnen een maand na het tijdvak waarin duidelijk is geworden dat de factuur niet meer betaald zal worden, verstuurd worden naar de Belastingdienst. Met het verzoek moeten gegevens worden meegestuurd waaruit blijkt dat de afnemer niet heeft betaald en niet zal betalen.

In het verzoek moeten minimaal de volgende gegevens opgenomen worden:

• naam en adres van de afnemer;
• datum en nummer van de betreffende factuur;
• het niet betaalde factuurbedrag;
• het bedrag aan btw dat de ondernemer terugvraagt.

Tip: als deze gegevens op de factuur staan, kan ook een kopie hiervan meegestuurd worden.