Zorg voor correcte inkoopfacturen

Wat speelde er onlangs bij de rechter? In een recente procedure voor Rechtbank Noord-Holland (ECLI:NL:RBNHO:2019:5926) gaat het om een groothandel in bloemen en planten, e.d. Volgens de administratie koopt deze 75% van de handel in bij een holding-BV (!) in Nederland.

Gebrekkige administratie. Tijdens een boekenonderzoek wordt duidelijk dat er administratief nogal wat gebreken zijn. Zo voldoen de inkoopfacturen niet aan de factuureisen. Daarop ontbreekt onder meer het btw-identificatienummer van de verkoper. Daarnaast bevat de administratie geen enkele informatie over inkooporders, kopieën van transportpapieren of andere documenten. Volgens de betrokkenen zouden de bloemen zijn verkocht aan bedrijven in Rusland. Dit is echter niet uit de administratie te herleiden.

Naheffingen. Daarbij komt dat de holding-BV de btw op haar verkoopfacturen nooit heeft afgedragen. De Belastingdienst stelt dat de onderneming niet heeft aangetoond dat er sprake is van reële leveringen. De aftrek van voorbelasting wordt volledig geweigerd. De BV moet vele tonnen aan btw terugbetalen.

Factuureisen. Uiteraard maakt u het niet zo bont als deze ‘ondernemers’. Deze uitspraak maakt echter wel mooi duidelijk hoe belangrijk correcte inkoopfacturen zijn. Controleer of deze voldoen aan de factuureisen. Denk daarbij niet alleen aan het btw-identificatienummer, maar ook aan de naam en adresgegevens van de koper en de verkoper, het KvK-nummer, de datum en uiteraard de juiste bedragen.

Export. Exporteert u de ingekochte goederen? Zorg er dan voor dat u kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk Nederland hebben verlaten. Zorg voor een door de douane volledig afgetekend exportdocument. Bewaar ook de facturen en documenten van uw transporteur.