Ziekmelding tijdens vakantie: wat moet u doen?

Ziekmelding: dit zijn de basisregels

Ziekmelding. Een werknemer kan zich ook tijdens zijn vakantie ziekmelden, bijvoorbeeld vanuit het buitenland. U moet deze ziekmelding in principe accepteren. Wel mag u verwachten dat de werknemer zich houdt aan de regels die binnen uw onderneming gelden. Denk aan het tijdig ziekmelden, het doorgeven van het verblijfadres en het bereikbaar blijven voor overleg of controle.

Procedure. Het is daarom belangrijk dat u een duidelijk verzuimprotocol heeft. Hierin legt u vast hoe en wanneer een werknemer zich moet ziekmelden en wat u van hem verwacht als hij op vakantie is. Door dit vooraf goed te regelen, voorkomt u discussies achteraf over de vraag of een ziekmelding wel terecht is gedaan.

Controle. U mag een ziekmelding laten controleren via uw arbodienst of bedrijfsarts. U mag zelf geen medische vragen stellen. U beperkt zich tot praktische informatie, zoals waar de werknemer verblijft en hoe hij bereikbaar is. Dit onderscheid is belangrijk om binnen de privacyregels te blijven.

Vakantiedagen of ziektedagen?

Omzetten. Als vaststaat dat de werknemer ziek is, dan tellen de ziektedagen in beginsel niet als vakantiedagen. De werknemer behoudt deze vakantiedagen en kan ze op een later moment alsnog opnemen. Dit is een belangrijk uitgangspunt in de wet en kan dus financiële en organisatorische gevolgen hebben voor uw planning.

Voorwaarden. Dit recht geldt niet onbeperkt. De werknemer moet zich wel aan de regels houden. Hij moet zich bijvoorbeeld direct ziekmelden en meewerken aan controle. Doet hij dat niet, dan kunt u besluiten de dagen toch als vakantiedagen aan te merken. Bovendien kan bij overeenkomst of in een cao zijn bepaald dat de ziektedagen wel kunnen worden ingehouden op de bovenwettelijke vakantiedagen.

Praktijk. In de praktijk ontstaat hier vaak discussie over. Stel dat een werknemer zich pas na enkele dagen ziek meldt en ondertussen niet bereikbaar was. In zo’n situatie staat u sterker als u vooraf duidelijke regels heeft opgesteld en deze ook consequent toepast.

Wat mag u van uw werknemer verwachten?

Bereikbaarheid. Ook tijdens vakantie blijft een zieke werknemer verplicht om bereikbaar te zijn. Dit betekent dat hij moet reageren op berichten en bereikbaar moet zijn voor de arbodienst. Dit geldt ongeacht of hij in Nederland of in het buitenland verblijft.

Bewijs. Zeker bij ziekte in het buitenland mag u vragen om een verklaring van een arts. Dit helpt om de ziekmelding te onderbouwen en voorkomt misbruik. U hoeft daarbij geen medische details te ontvangen; een bevestiging dat er sprake is van ziekte is voldoende.

Herstel. Daarnaast mag u verwachten dat de werknemer zich richt op zijn herstel. Activiteiten die het herstel vertragen, zijn niet toegestaan. Denk bijvoorbeeld aan intensieve uitstapjes terwijl iemand zich ziek heeft gemeld. Dit kan aanleiding zijn om de ziekmelding ter discussie te stellen.

Ziek in het buitenland: extra aandacht

Lokale situatie. Bij ziekte in het buitenland spelen vaak extra aandachtspunten. De medische zorg werkt anders en het is niet altijd vanzelfsprekend dat een werknemer direct een verklaring krijgt. Toch kunt u dit wel van hem verlangen, zeker als daarover afspraken zijn gemaakt.

Contact houden. Het is belangrijk om tijdens de ziekteperiode goed contact te houden. Spreek duidelijk af hoe en wanneer de werknemer bereikbaar is. Dit voorkomt onzekerheid en maakt het makkelijker om snel te handelen als dat nodig is.

Terugkeer. In sommige gevallen kan het nodig zijn dat een werknemer eerder terugkomt naar Nederland, bijvoorbeeld voor controle door de bedrijfsarts. Dit gebeurt altijd in overleg. Het is verstandig om ook hierover vooraf afspraken te maken, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Misbruik voorkomen en goed vastleggen

Twijfel. Heeft u twijfels over een ziekmelding tijdens vakantie, dan is het belangrijk om direct te handelen. Schakel uw arbodienst in voor een objectieve beoordeling. Zo voorkomt u dat een situatie onnodig escaleert.

Maatregelen. Werkt de werknemer niet mee aan controle of houdt hij zich niet aan de regels, dan kunt u maatregelen nemen. U kunt bijvoorbeeld het loon opschorten of besluiten dat de dagen toch als vakantiedagen gelden. Dit moet u wel zorgvuldig onderbouwen.

Dossiervorming. Een goede administratie is hierbij essentieel. Leg vast wanneer de ziekmelding is gedaan, welke afspraken zijn gemaakt en hoe de werknemer hieraan heeft voldaan. Dit geeft u een sterke positie als er later discussie ontstaat.

Zorg dat uw verzuimprotocol duidelijk en actueel is en bespreek dit met uw werknemers vóór de vakantieperiode. Controleer ziekmeldingen via de arbodienst en leg alles goed vast. Zo voorkomt u misverstanden en houdt u grip op ziekte tijdens vakantie.

Schakel ons in voor uw: