Zakendoen met een zzp’er, ID-bewijs kopiëren, ja of nee?

De Wet bescherming persoonsgegevens geeft inderdaad maar heel beperkt toestemming om ID-bewijzen te kopiëren. Hoofdregel: het mag niet, tenzij het moet. Dus het mag alleen als een specifieke wet de verplichting bevat om kopieën van ID-bewijzen te verzamelen. Verplichtingen heeft u onder meer op grond van:

• de loonbelasting/wetgeving premieheffing voor werknemers;
• de Vreemdelingenwet 2000 voor arbeidskrachten van buiten de EER. Hiervoor is wel een kopie ID-bewijs nodig.

Let op 1. Voor alle anderen, dus ook de zzp’er met de Nederlandse nationaliteit, mag u dus geen kopie ID-bewijs maken.

Let op 2. In beide genoemde gevallen zijn de gevolgen erg duur (hoge boetes!) als u de kopie niet in uw dossier heeft.

En de Wet DBA (opvolger VAR) dan?

Per 1 mei 2016 is de Wet DBA ingevoerd. Op grond daarvan kunt u met een goedgekeurde modelovereenkomst die ook wordt nageleefd, voorkomen dat een zzp’er achteraf uw werknemer is. Let op. U mag geen kopie ID-bewijs opvragen/bewaren.

Ja, maar … Maar wat als de feiten achteraf blijken niet te zijn nageleefd en de zzp’er toch als uw werknemer wordt beschouwd? Of wat als u erachter komt dat die Nederlandse zzp’er bijvoorbeeld de Zuid-Afrikaanse nationaliteit heeft?

Dan alsnog ID-bewijs! Het is dan handig om alsnog het kopie ID-bewijs te kunnen krijgen om extra kosten achteraf te voorkomen.

Hoe doet u dat? Spreek met uw zzp’er af dat hij op uw eerste verzoek alsnog een ID afgeeft om te kopiëren op straffe van een boete. Vooraf, in het kader van de opdracht, zal dat vaak makkelijker zijn dan wanneer hij klaar en weg is. Gebruik daarvoor de clausule ‘Afgifte ID-bewijs’ in de overeenkomst met de opdrachtnemer.

Uw volgende stap

De clausule ‘Afgifte ID-bewijs’ kunt u bij ons opvragen.

Alsnog opvragen. Gebruik de mogelijkheid om alsnog het ID-bewijs op te vragen pas wanneer u een hele goede reden heeft om te denken dat de zzp’er onder een van de twee genoemde categorieën valt (werknemer voor de loonheffingen of vreemdeling van buiten de EER). Dat kan bijvoorbeeld omdat de Belastingdienst heeft geoordeeld dat de zzp’er toch echt als werknemer moet worden aangemerkt. Zo voorkomt u het risico op een forse boete omdat u ten onrechte een kopie ID-bewijs heeft. Let op. Deze boete bedraagt maximaal € 820.000,- of (als dat beter past) 10% van de jaaromzet.

Niet opgenomen in modelclausule?

Wij hebben in onze modelclausule niet opgenomen in welke gevallen u een kopie mag opvragen. U voorkomt daarmee dat u de zzp’er moet gaan uitleggen wat er speelt en dat deze vragen gaat stellen over de juistheid van uw verzoek of zich ongewenst gaat bemoeien met de discussie met de Belastingdienst of Inspectie SZW. Bovendien voorkomt u dat bij eventuele nieuwe ID-verplichtingen de bepaling niet volstaat. Wilt u echter liever wel meteen duidelijk zijn naar de zzp’er, dan mag dat natuurlijk ook. Dat is aan u.