Administratieve lasten. Ondernemers klagen steen en been over alle administratieve lasten die met het runnen van een bedrijf samenhangen. Dit wordt dan ook vrijwel standaard aan een boekhouder, administratiekantoor of andere derde overgelaten. Let op. Toch blijft u zelf verantwoordelijk voor uw administratieve verplichtingen, zo bleek onlangs weer voor Rechtbank Noord-Holland (ECLI:NL:RBNHO:2023:9981) . Wat speelde er en hoe kunt u problemen met de fiscus het beste voorkomen?
Administratie verplicht
Als ondernemer bent u verplicht een administratie bij te houden. Wat hiertoe allemaal behoort, is niet wettelijk omschreven. Wel staat vast dat uit uw administratie uw verplichtingen, met name uw fiscale en financiële, binnen een redelijke termijn moeten zijn te herleiden. Bovendien moet u deze administratie minstens zeven jaar bewaren en voor zover het onroerend goed betreft zelfs tien jaar.
Informatiebeschikking. Voldoet u niet aan uw administratieve verplichtingen, dan heeft de inspecteur een machtig wapen in handen in de vorm van een zogenaamde ‘informatiebeschikking’. Hierin stelt de inspecteur welke administratieve zaken hij graag van u wil ontvangen. Kunt of wilt u deze zaken niet leveren, dan kan de inspecteur de bewijslast omdraaien. Hij kan dan naar beste schatting een aanslag opleggen, waarbij u maar moet bewijzen dat deze te hoog is. Zonder onderliggende administratie een vrijwel onmogelijke taak.
Kapper niet geknipt voor zijn vak. Dat het niet voldoen aan de administratie- en bewaarplicht vergaande gevolgen kan hebben, bleek nog onlangs voor Rechtbank Noord-Holland. Een vennoot in een kapperszaak had de administratieve verplichtingen wel erg laconiek opgevat en ontving dan ook prompt een informatiebeschikking. Zo functioneerde een portemonnee als kassa, werd er vrijwel alleen cash afgerekend, werden de inkomsten niet genoteerd en was het afsprakenboek niet bewaard gebleven. Er waren ook nauwelijks facturen en de omzet was afgeleid uit de bancaire stortingen minus de gemaakte kosten.
Boekhouder is zondebok … De kapper verweerde zich door erop te wijzen dat de administratie al sinds jaar en dag werd uitbesteed aan een externe boekhouder. Deze had over de wijze van administratie voeren nog nooit een opmerking gemaakt, waardoor de kapper ervan uitging dat er aan de fiscale eisen werd voldaan. De rechter maakte echter duidelijk dat men als ondernemer altijd verantwoordelijk blijft voor de vereiste administratie. De informatiebeschikking bleef dan ook in stand. Dat de gevolgen ervan onevenredig zwaar uit zouden kunnen pakken, aldus de kapper, is niet van belang.
Wat kunt u hiermee?
Ondernemers dienen zich ervan bewust te zijn dat hun belastingplicht uit de administratie moet zijn af te leiden. Zorg er dus te allen tijde voor dat deze op orde is. Besteedt u uw administratie uit aan een derde, ga hiermee dan regelmatig in overleg en vertrouw er niet blind op dat een en ander wel in orde is. Werkt u in uw bedrijf veel met contanten, zorg er dan zeker voor dat uw kasadministratie ook op orde is. Zonder bancaire transacties is uw omzet nu eenmaal moeilijker te achterhalen, dus mag u erop vertrouwen dat de fiscus hier extra eisen aan stelt.