Wees zuinig op uw administratie

Uw administratie is de basis voor uw winstberekening. Dit bepaalt hoeveel u jaarlijks aan belasting af mag tikken. Logisch dus dat mankementen in uw administratie forse gevolgen kunnen hebben. U bent en blijft immers altijd verantwoordelijk, zoals onlangs ook een collega van u ervoer.

Informatiebeschikking

Heel vervelend. Als uw administratie tekortschiet, is het voor de inspecteur in het ergste geval onmogelijk uw winst correct vast te stellen. Hij heeft echter altijd nog de mogelijkheid u een zogenaamde informatiebeschikking op te leggen. Hierin eist hij inzage in de benodigde gegevens. Voldoet u hier niet aan, dan kan hij de winst via schatting vaststellen. Aan u dan de schone taak te bewijzen dat deze niet klopt. Zonder deugdelijke administratie vrijwel onmogelijk …

‘Daar kon ik toch niets aan doen?’ In een zaak die onlangs werd uitgevochten voor de Rechtbank Noord-Holland, 31.03.2017 (RBNHO:2017:2316) , schoot ook de administratie van een collega van u flink tekort.

Mankementen. Deze had onder meer geen voorraden bijgehouden, had negatieve kassaldi, kon bankafstortingen niet verantwoorden en had ook digitale bestanden niet bewaard. Als verklaring voerde hij onder meer aan dat het digitale transactiesysteem het begeven had en dat het onmogelijk was gebleken om de noodzakelijke bestanden veilig te stellen.

Bewaarplicht. Daarmee was de rampspoed echter nog niet ten einde, want bovendien was de opslag van de papieren administratie in een schuur door storm en regen grotendeels onleesbaar geworden. Uw collega beriep zich dan ook op overmacht en vond dat de inspecteur door het opleggen van een informatiebeschikking te ver was gegaan.

Oordeel rechter

Helaas pindakaas. De rechter veegde dit verweer echter van tafel. Als ondernemer had uw collega het belang van de administratie moeten beseffen en moeten zorgen voor (digitale) kopieën. Nu hij dit had nagelaten, was hij tekortgeschoten in zijn bewaarplicht. De inspecteur had dan ook terecht een informatiebeschikking opgelegd. Deze bleef dan ook in stand.

Informatiebeschikking aanvechten? Een informatiebeschikking is een stevig wapen voor de inspecteur om de waarheid boven tafel te krijgen. Dat een dergelijke schatting niet aan de voorzichtige kant zal zijn, is duidelijk. Een informatiebeschikking kunt u dan ook aanvechten als deze over zijn doel heen schiet, bijvoorbeeld als u van mening bent dat de winst ook gemakkelijk uit de wel aanwezige bescheiden is te herleiden of als de tekortkomingen in uw administratie slechts van geringe betekenis zijn. Hierbij is ook de omvang van uw bedrijf bepalend. De administratie van Philips ziet er nu eenmaal anders uit dan die van de fietsenmaker op de hoek.

Zorg voor kopieën! De uitspraak maakt ook duidelijk dat u er altijd voor moet zorgen dat uw administratie beschikbaar is. Zorg voor kopieën en bewaar deze op een veilige plaats en niet daar waar ook uw bedrijf gevestigd is. Voor digitale bestanden is ‘de cloud’ een pracht van een oplossing. Voorkom dat de fiscus u aan de ketting legt.