Vrijwilliger inzetten kan niet, maar ‘hulp’ inzetten wel!

Een hulp is toch een werknemer?

Als u hulp inschakelt, moet deze – tenzij hij of zij elders in dienst is of een onderneming drijft en in het kader van deze onderneming bij u werkt – in principe aangemerkt worden als werknemer.

Veel gedoe. Dat betekent dat u zich verplichtingen op de hals haalt zoals ontslagbescherming voor de werknemer en doorbetaling bij ziekte. Fiscaal gezien betekent het hebben van een werknemer dat u een loonadministratie moet voeren, de werknemer zich moet identificeren en u loonheffingen moet berekenen en betalen. Veel rompslomp dus. Dat is prima voor diegene die iets langer regulier bij u aan het werk gaat, maar wel heel veel moeite voor diegene die u een keer een vergoeding wilt geven voor zijn hulp.

Kan dat anders? Mensen die een enkele keer meehelpen, hoeft u niet als werknemer aan te merken als de samenwerking voldoet aan de volgende twee voorwaarden:

1. het gaat echt om een enkele keer hulp door een persoon; én
2. deze persoon heeft geen arbeidsovereenkomst of andere afspraak met u op grond waarvan hij zich heeft gebonden om voor u te werken. Komt hij niet, dan heeft u dus gewoon pech en kunt u hem niet aanspreken op het niet nakomen van zijn verplichtingen.

Tip. Wilt u wel spelregels afspreken voor het geval deze persoon (zonder arbeidsverplichting) komt, gebruik dan ons model.

Wanneer dan een hulp inzetten?

Voorbeelden. Denk aan een relatie die een keer voor u de weg op gaat en u een mooie klant doorspeelt en die u daarvoor wilt belonen. Of aan iemand die eens een dagje helpt met het zware werk bij het opruimen van het magazijn. Of voor het verspreiden van een actiefolder. Let op. Als u iemand regelmatig inhuurt om voor u contracten te sluiten (zoals een handelsagent of als colporteur) dan moet u deze persoon, zelfs als er geen arbeidsovereenkomst is gesloten, aanmerken als werknemer indien deze persoon uitsluitend voor u werkt en maximaal twee medewerkers heeft.

Hulp ingezet, dan moet u eind 2018 …

Belangrijk. Verder is het belangrijk dat u aan het eind van het jaar een IB47-verklaring invult. Dit is een verklaring waarin u de gegevens opneemt van iedereen die in het afgelopen jaar een betaling zonder loonheffingen heeft ontvangen. U kunt deze verklaring invullen via uw persoonlijke deel van het gegevensportaal van de Belastingdienst. Inloggegevens hiervoor kunt u krijgen via gegevensuitwisseling@belastingdienst.nl.

Geen beloning? Stel, u vindt iemand die geen beloning wil, maar enkel een onkostenvergoeding zoals een kilometervergoeding? Dan is er nog een tweede optie. U mag zoiets afspreken onder de voorwaarde dat deze hulp vrijblijvend is. Hij is dus niet door een contract gebonden om te werken. Tip. Ook voor deze situatie kunt u het hiervoor genoemde contract zonder arbeidsverplichting gebruiken. Daarnaast is het belangrijk dat de kostenvergoeding niet hoger is dan de gemaakte kosten. Is dat wel zo, dan is er namelijk toch sprake van loon (en dus risico van werknemerschap).