Voorkom weigering btw-aftrek bij foute factuur

Factuureisen. Als een door u gestuurde factuur niet aan de wettelijke eisen voldoet, mag uw klant de btw niet als vooraftrek bij de aangifte omzetbelasting in mindering brengen. Voordat u die factuur opmaakt, geldt dat u de btw wel gewoon moet afdragen aan de Belastingdienst. Anderzijds geldt dit ook als u een factuur ontvangt van uw leverancier. Als die niet aan de wettelijke eisen voldoet, kan de btw-aftrek geweigerd worden.

Aftrek voorbelasting

Voor de btw is het dus van groot belang dat de inkoopfacturen die u van uw leveranciers ontvangt, voldoen aan de factuureisen. Als die niet voldoen aan de factuureisen, dan mag u in principe de in rekening gebrachte btw niet aftrekken.

En kleine gebreken dan? Uit rechtspraak blijkt dat kleine gebreken op een inkoopfactuur niet altijd de btw-aftrek in de weg staan. In een zaak voor het Europese Hof van Justitie, 15.11.2017 (EU:C:2017:867) , die de Duitse belastingdienst had aangespannen, heeft de Europese rechter beslist dat de vermelding van enkel een postbusnummer in plaats van het volledige adres waar de ondernemer is gevestigd, niet voldoende is voor het weigeren van de aftrek van voorbelasting.

Postbusnummer? De vermelding van naam en adresgegevens van de leverancier en afnemer is een verplichting die in de gehele EU geldt. Dat betekent dat als uw leverancier alleen zijn postbusnummer in plaats van vestigingsadres vermeldt, terwijl de factuur verder aan de voorwaarden voldoet, uw btw-aftrek niet geweigerd mag worden. Of dit ook geldt voor de vermelding van het postbusnummer van u als afnemer in plaats van uw vestigingsadres lijkt logisch, maar hierover heeft de rechter zich niet uitgesproken.

Nota in en uit altijd checken

Controleer dus altijd uw adresgegevens (vestigingsadres) en de adresgegevens van uw leverancier op de inkoopfactuur. Tip. Als het echter slechts gaat om een klein gebrek op de inkoopfactuur zoals het vermelden van een postbusadres in plaats van het vestigingsadres, dan mag de Belastingdienst de btw-aftrek niet weigeren. Als de inkoopfactuur echter meerdere gebreken bevat, zal de Belastingdienst hier eerder toe overgaan.

Aanvullende stukken. Als een inkoopfactuur een klein gebrek heeft, mag u de btw aftrekken als u met aanvullende stukken uw recht op aftrek kunt aantonen. Let op. Het is belangrijk dat u aanvullende stukken met betrekking tot de inkoopfacturen ook minimaal zeven jaar bewaard. Het gaat om stukken waaruit blijkt dat de goederen of diensten daadwerkelijk zijn geleverd of hiervoor een contract is gesloten. Denk hierbij aan offertes, orderbevestigingen, klachten of pakbonnen.

Dit heeft u nodig voor btw-aftrek

Belangrijk is dat de ‘materiële eisen voor aftrek’ belangrijker zijn dan de formele eisen. Dus er moet sprake zijn van het in rekening brengen van een vergoeding voor leveringen of diensten die door een ondernemer zijn of worden verricht voor een ondernemer die deze gebruikt voor btw-belaste prestaties.