Voorkom fouten met kilometerregistratie

Een sluitende registratie is belangrijk

Controle. Rijdt u een auto van de zaak en wilt u geen bijtelling betalen? Dan moet u kunnen aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. De Belastingdienst controleert hier streng op. Een onvolledige of onbetrouwbare kilometerregistratie kan leiden tot een fiscale correctie.

Bewijs. Alleen een overzicht maken van ritten achteraf is meestal niet voldoende. De registratie moet een betrouwbaar beeld geven van het gebruik van de auto. Ontbrekende ritten, onduidelijke adressen of niet-aansluitende kilometerstanden kunnen problemen opleveren.

Wat legt u vast?

Gegevens. Een goede rittenregistratie bevat per rit onder meer:

datum van de rit;
begin- en eindstand van de kilometerteller;
vertrek- en aankomstadres;
de gereden route als deze afwijkt van de gebruikelijke route;
of de rit zakelijk of privé is gereden.

Aansluiting. Controleer regelmatig of uw registratie aansluit op andere gegevens, zoals onderhoudsbeurten, tankbonnen en kilometerstanden op facturen. Verschillen kunnen vragen oproepen bij een controle.

Achteraf aanpassen is riskant

Herstellen. Het kan verleidelijk zijn om aan het einde van het jaar ontbrekende ritten alsnog in te vullen. Toch maakt dit uw administratie minder sterk. De Belastingdienst kijkt namelijk niet alleen naar de inhoud, maar ook naar de betrouwbaarheid van de registratie.

Controleer. Plan daarom vaste momenten in om uw kilometerregistratie te controleren. Zo ontdekt u fouten direct en kunt u deze nog eenvoudig uitleggen of herstellen.

Praktische tips

Automatisch. Een rittenregistratiesysteem of app kan helpen om kilometers automatisch bij te houden. Controleer wel altijd of de gegevens kloppen. Een automatisch systeem voorkomt niet dat een rit verkeerd wordt verwerkt.

Werknemers. Heeft u werknemers met een auto van de zaak? Maak duidelijke afspraken over privégebruik en leg vast wie verantwoordelijk is voor de administratie.

Bewaren. Bewaar naast de rittenregistratie ook ondersteunende documenten, zoals agenda-afspraken, werkbonnen en klantafspraken. Deze gegevens helpen om zakelijke ritten te onderbouwen.

Gevolgen van fouten

Bijtelling. Kunt u niet aantonen dat u onder de grens van 500 privékilometers blijft? Dan kan de Belastingdienst ervan uitgaan dat de auto privé wordt gebruikt. U krijgt dan alsnog te maken met een bijtelling. Mogelijk krijgt u ook te maken met eventuele boetes en/of belastingrente.

Voorkomen. Een kleine fout kan grote gevolgen hebben. Een ontbrekende rit of een verschil in kilometerstanden kan ertoe leiden dat uw hele administratie ter discussie komt te staan.

Controleer daarom regelmatig uw kilometerregistratie. Leg ritten direct vast, bewaar bewijsstukken en zorg dat kilometerstanden altijd aansluiten. Daarmee voorkomt u discussie met de Belastingdienst en een onverwachte bijtelling.

Schakel ons in voor uw: