Verbod op privégebruik kan bijtelling voorkomen …

Aan bijtelling ontkomen. Willen werknemers (of uzelf) aan bijtelling ontkomen, dan moet u een kilometerregistratie bijhouden. Er zijn echter bij werknemers nog meer mogelijkheden om aan de bijtelling te ontkomen. Eén daarvan is een verbod op privégebruik. Wat zijn de daaraan verbonden eisen die de fiscus stelt?

Bestelauto

Voor bestelauto’s is wettelijk vastgelegd dat aan de bijtelling kan worden ontkomen door privégebruik te verbieden. Dit verbod moet schriftelijk zijn vastgelegd en bij de loonadministratie worden bewaard. Ook moet u toezicht houden op het verbod en een ‘passende’ sanctie opleggen als een werknemer de bestelauto toch privé gebruikt. Let op. Dat u ook écht toezicht houdt, moet u bij een controle aantonen, de fiscus gelooft dit niet zomaar.

Bewijs toezicht? Dat u toezicht heeft gehouden, kan blijken uit een vergelijking van het aantal gereden kilometers met de kilometerstand van de betreffende auto. Of uit het brandstofverbruik, verkeersovertredingen, plaatsen waar getankt is en schades. Zorg dat u die gegevens verzamelt en bewaart, zodat u ze bij een controle kunt tonen.

Wat is een ‘passende’ sanctie? Bij overtreding van het verbod de bestelauto privé te gebruiken, moet u dan denken aan een geldboete die in relatie staat tot de te betalen belasting over de bijtelling. Dit hangt dus onder andere af van de catalogusprijs van de bestelauto. De Belastingdienst vindt bijvoorbeeld een sanctie voldoende als ten minste € 300,- per overtreding en € 1,- per verreden kilometer in de overeenkomst wordt opgenomen. Bij herhaalde overtredingen kunt u volgens de fiscus ook denken aan ontslag, al betwijfelen wij of de rechter hierin wel meegaat.

Geen wassen neus! Dat het bovenstaande geen wassen neus is, ondervond onlangs een collega van u. Deze had het verbod op privégebruik van de ter beschikking gestelde auto’s schriftelijk vastgelegd, maar kon op geen enkele wijze aantonen dat hij dit ook controleerde en sanctioneerde. Het kostte hem vele duizenden euro’s aan naheffingen, boetes en rente, waar de rechter in meeging, Rechtbank Den Haag, 06.01.2016 (RBDHA:2015:15468) .

Ook voor personenauto’s

Voor personenauto’s is niet wettelijk vastgelegd dat men door een verbod op privégebruik aan de bijtelling kan ontkomen. Tip. Deze mogelijkheid bestaat echter wel, maar u zult hierover overleg moeten voeren met de fiscus (schriftelijk: Postbus 843, 7600 AV Almelo). De fiscus zal met u dan afspraken maken omtrent toezicht en controle.

Overleg met fiscus ook bij bestelauto!

Overleg met de fiscus is bij een verbod op privégebruik voor bestelauto’s niet vereist, maar wel aan te bevelen. U weet dan immers vooraf dat de fiscus akkoord is met uw aanpak. U kunt ook gebruikmaken van een voorbeeldafspraak hierover, die te vinden is op de site van de fiscus ( http://www.belastingdienst.nl – zoekterm ‘Voorbeeldafspraak bestelauto’). Houdt u zich aan deze afspraak en de erbij gevoegde toelichting, dan zit u safe en hoeft u voor correcties zoals bij uw collega niet te vrezen.

Uw volgende stap

U kunt een model ‘Verbod op privégebruik auto van de zaak’ en de rekentool ‘E-kilometerregistratie’ bij ons opvragen.