Vakantiedagen: wat zijn de regels?

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen. Iedere werknemer bouwt volgens de wet recht op vakantie op. Het minimumaantal dagen is viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week (bij een fulltime dienstverband is dat meestal 20 dagen per jaar).

Bovenwettelijke vakantiedagen. Alles wat boven dat wettelijke minimum komt – bijvoorbeeld omdat u in de arbeidsovereenkomst of cao extra dagen heeft afgesproken – noemen we bovenwettelijke vakantiedagen.

Andere regels. U moet dit onderscheid goed bijhouden, want voor wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen gelden andere regels voor verval en verjaring.

Verval en verjaring van vakantiedagen

Verval wettelijke dagen. Wettelijke vakantiedagen vervallen als ze niet zijn opgenomen binnen zes maanden na het kalenderjaar van opbouw. Let op. Dus de wettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd in 2025 vervallen op 1 juli 2026 als ze niet zijn opgenomen.

Verjaring bovenwettelijke dagen. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren pas na vijf jaar vanaf het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Bijvoorbeeld bovenwettelijke dagen opgebouwd in 2025 verjaren op 1 januari 2031.

Uitzondering bij ziekte of onmogelijkheid. Als een werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om vakantiedagen op te nemen – bijvoorbeeld door langdurige ziekte –vervallen de wettelijke vakantiedagen niet na zes maanden. In dat geval geldt een verjaringstermijn van vijf jaar.

Informatieplicht en uw zorgplicht als werkgever

U moet informeren. Uit recente rechtspraak blijkt dat een werkgever niet alleen moet toestaan dat werknemers vakantiedagen opnemen, maar dat hij hen ook tijdig en actief moet informeren over het verval van vakantiedagen. Als u dit niet doet, kunnen de dagen alsnog blijven bestaan en moet u ze later nog uitbetalen.

Actieve herinnering. Een enkele e-mail is vaak niet voldoende. Het is verstandig om bijvoorbeeld:

Jaarlijks aan het begin van het jaar een overzicht te sturen van alle vakantiedagen.
In het voorjaar een herinnering te sturen met de vervaldatum (bijv. 1 juli).
Dit vast te leggen in uw personeelsadministratie, zodat u kunt aantonen dat u uw werknemers heeft geïnformeerd.

Administratie. Een goede administratie helpt u ook om te onderbouwen wat er is afgesproken over boventallige vakantiedagen en wanneer precies sprake is van verval of verjaring.

Vakantiedagen opnemen

Aanvraag verlof. Werknemers kunnen vakantiedagen opnemen door een verlofaanvraag in te dienen. U moet die aanvraag normaal gesproken goedkeuren, tenzij er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn die dat onmogelijk maken. Dan moet u schriftelijk bezwaar maken binnen twee weken na de aanvraag.

Jaarlijks opnemen. Werknemers moeten ieder jaar de kans krijgen om in ieder geval het wettelijke minimumaantal vakantiedagen op te nemen. U mag daar geen bezwaar tegen maken zonder zwaarwegende reden.

Opnemen bij ziekte. Ook als een werknemer ziek is, loopt de opbouw van vakantiedagen doorgaans door. Wilt u dat een zieke werknemer vakantiedagen opneemt, dan moet u daarvoor toestemming vragen.

Bij einde dienstverband. Wettelijke vakantiedagen die bij het einde van het dienstverband nog niet zijn opgenomen, worden uitbetaald. Boventallige vakantiedagen mogen worden afgekocht als daar een afspraak over is gemaakt, maar u bent daartoe niet verplicht.

Praktische tips

Maak duidelijke afspraken. Leg in uw personeelshandboek of arbeidscontracten vast hoe om te gaan met bovenwettelijke vakantiedagen en wanneer werknemers deze moeten opnemen.

Gebruik een goed systeem. Houd vakantiedagen bij in uw HR- of salarissysteem waarbij u onderscheid maakt tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen. Zo ziet u in één oogopslag wat wanneer vervalt of verjaart.

Plan tijdig herinneringen. Stel automatische herinneringen in, zodat werknemers hun deadline voor opname van de vakantiedagen niet missen. Communicatie voorkomt onnodige kosten achteraf.

Benoem vervaldata in salarisstroken. Stuur medewerkers periodiek een overzicht van het vakantiesaldo met de vervaldata erbij. Dat helpt hen hun dagen tijdig op te nemen.

Wees flexibel waar mogelijk. Aangezien vakantie bedoeld is voor herstel en welzijn, stimuleer opname door planning te faciliteren en knelpunten in de personeelsbezetting slim aan te pakken (bijv. via teamplanning).

Controleer en administreer de vakantiedagen van uw werknemers minstens jaarlijks, informeer uw werknemers tijdig schriftelijk over vervaldata en zorg dat zij voldoende gelegenheid hebben om hun wettelijke vakantiedagen op te nemen. Duidelijke afspraken en communicatie voorkomen verrassingen en kosten achteraf.

Schakel ons in voor uw: