Vakantiebijslag? Vakantiebijslag of -toeslag, wat is het verschil? De wettelijke term voor het extra bedrag dat iemand krijgt in verband met vakantie, meestal 8% over het brutoloon, is vakantiebijslag, maar het wordt ook vakantietoeslag genoemd. Ook het begrip vakantiegeld wordt soms gebruikt, maar het recht op loondoorbetaling tijdens de vakantiedagen wordt eveneens vakantiegeld genoemd. In dit artikel kiezen we voor vakantiebijslag om misverstanden te voorkomen.
Hoeveel en wanneer uitbetalen?
Uw werknemer heeft wettelijk gezien recht op een vakantiebijslag van minimaal 8% van het brutojaarsalaris van de afgelopen twaalf maanden tot nu (bijv. van mei tot mei). Maar dit kan ook een hoger percentage zijn of een vast minimumbedrag, indien dit is overeengekomen in een cao. De vakantiebijslag dient u minstens eenmaal per jaar uit te betalen.
Cao. Zo kan er in een cao staan dat er geen recht bestaat op vakantiebijslag. Uw werknemer moet dan wel minstens 108% van het minimumloon ontvangen. Verdient een werknemer het minimumloon, dan heeft hij dus in ieder geval recht op 8% vakantiebijslag over dit loon.
Wanneer vakantiebijslag betalen? Wettelijk is de standaard dat u de vakantiebijslag in juni moet uitbetalen. Afwijking daarvan is mogelijk, maar dat moet dan in een schriftelijke overeenkomst, zoals in de arbeidsovereenkomst of in een publiekrechtelijke regeling (zoals een algemeen verbindende cao) zijn vastgelegd. Behoudens andere afspraken zit u dus aan de maand juni vast om de vakantiebijslag uit te betalen, tenzij dit dus in uw branche anders is geregeld, bijv. in mei van ieder jaar of bij elke salarisbetaling.
Salarissoftware. De meeste salarissoftwarepakketten berekenen de vakantiebijslag automatisch. Zo kunt u met uw salarisadministrateur afspreken dat hij het gereserveerde bedrag aan vakantiebijslag elke keer op de loonstrook laat zien.
Is een werknemer ziek? Dan loopt de opbouw van de vakantiebijslag gewoon door. Daarbij telt de vakantiebijslag voor uw werknemer ook mee voor de berekening van de WIA, WW, pensioen en voor de berekening van het maximale hypotheekbedrag wat uw werknemer kan krijgen.
Waarover vakantiebijslag berekenen?
In de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag is vastgelegd wat onder loon wordt verstaan voor de berekening van de vakantiebijslag. Zo telt sinds 1 januari 2018 overwerk mee voor de berekening van de vakantiebijslag, tenzij dit anders is bepaald in de cao. De vakantiebijslag wordt berekend over de volle waarde van de overuren (dus ook over de eventuele overwerktoeslag).
Begrip loon uit de cao. U als werkgever dient dus na te gaan wat er onder het begrip loon uit de voor u geldende cao valt.
Uitgesloten van vakantiebijslag. Uitgesloten voor de berekening van vakantiebijslag zijn bijv. incidentele winstuitkeringen, bonussen, eindejaarsuitkeringen, jubileumuitkeringen, onkostenvergoedingen, etc. Andere emolumenten, zoals vaste extra uren, nabetalingen, uitgekeerde bovenwettelijke vakantiedagen en bijv. maandelijks uitbetaalde bonussen, tellen wel mee voor de berekening van de vakantiebijslag.
Maximum aan vakantiebijslag? Indien een medewerker meer dan drie keer het minimumloon verdient, kunt u als werkgever met uw werknemer schriftelijk overeenkomen dat boven dat meerdere geen vakantiebijslag wordt berekend of dat er een lager bedrag aan vakantiebijslag wordt berekend.
Inhouding loonheffing
Op het moment van uitbetaling berekent u hoeveel belastingen en premies er op de vakantiebijslag van uw werknemer verschuldigd zijn. Op de vakantiebijslag worden loonbelasting en premies voor de volksverzekeringen ingehouden. Hiervoor wordt er gebruikgemaakt van formules of de tabel bijzondere beloningen. Indien u een salarissoftwarepakket gebruikt, zitten de formules in het pakket verwerkt en worden de loonheffingen berekend door het softwarepakket. Gebruikt u geen salarissoftwarepakket, dan wordt er voor de berekening van loonbelasting en premies volksverzekeringen van uw werknemers die bij u in dienst zijn gebruikgemaakt van de witte tabel bijzondere beloningen.
Herleiden. Voor de berekening van de in te houden loonbelasting en premies volksverzekeringen en de af te dragen werknemersverzekeringen en Zvw (indien u uw medewerker het hele voorafgaande kalenderjaar loon heeft betaald) gaat u uit van het loon dat uw medewerker in dat voorafgaande jaar van u heeft ontvangen. Indien hij niet het gehele voorafgaande jaar bij u heeft gewerkt, dient u het ontvangen loon te herleiden naar een jaarloon. Is een medewerker pas in het lopende jaar in dienst gekomen, dan herleidt u een jaarloon op basis van het huidige jaar. Let op 1. Controleer dus altijd of de tabellen juist zijn toegepast. Het onjuist toepassen van percentages kan immers extra heffingen tot gevolg hebben voor u of uw werknemer. Tip. Verwacht u dat de werknemer aan het eind van het jaar moet gaan bijbetalen, dan kunt u met uw werknemer afspreken dat u meer loonbelasting en premies inhoudt. Let op 2. Dit mag u alleen maar doen met toestemming van uw werknemer.
Waar moet u verder nog op letten?
Cafetariaregeling en vakantiebijslag. Bij een cafetariaregeling kan de werknemer zelf kiezen uit een aantal beloningsvormen naast zijn salaris. In sommige regelingen kan de werknemer ook een deel van zijn brutosalaris inruilen voor variabele fiscaalvriendelijke beloningsvormen, zoals een studie- of reiskostenvergoeding. Bij een zogenaamd ‘individueel keuzebudget’ (IKB) krijgt de werknemer naast zijn reguliere salaris een vast budget dat vrij besteed kan worden aan (meestal) fiscaalvriendelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Let op. Pas op als u vakantiebijslag gebruikt voor een cafetariaregeling. De vakantiebijslag mag niet beneden de norm van 8% van het loon tot driemaal het wettelijk minimumloon komen. Bij IKB is dit iets anders: als de IKB berust op een cao-afspraak, dan is een lagere vakantiebijslag soms toegestaan. Controleer dit en voorkom het risico dat u dacht iets moois voor uw werknemers te regelen, maar achteraf problemen krijgt door een te laag loon.
Later betalen?
Het is wettelijk vastgelegd dat een werknemer recht heeft op minimaal 8% vakantiebijslag. Dit recht blijft ook bestaan als uw bedrijf tijdelijk in zwaar weer verkeert. U kunt dus niet zomaar zelf besluiten om dit later uit te betalen. Natuurlijk kunt u wel in onderling overleg tot een oplossing komen. U heeft hiervoor de toestemming van uw werknemer nodig. Het is zaak dat dit schriftelijk goed wordt vastgelegd. Zo weet u, maar ook uw werknemer waar hij aan toe is. Let op. Een algemene afspraak in de arbeidsovereenkomst dat u als werkgever de afspraken mag aanpassen (een zogenaamd ‘wijzigingsbeding’), is niet voldoende. Van dit recht mag een werkgever namelijk alleen onder heel bijzondere omstandigheden gebruikmaken. Wij betwijfelen of bijv. financiële moeilijkheden wegens de coronacrisis hier voldoende voor zijn. U doet er dan ook goed aan om een uitdrukkelijke afspraak met uw personeel te maken en dit vast te leggen. Tip. Wilt u een afspraak maken om de vakantiebijslag later uit te betalen, doe dit dan voordat de werknemer recht heeft op de uitbetaling. Zo voorkomt u dat er op het moment dat normaal de vakantiebijslag zou worden uitgekeerd toch alvast loonheffingen verschuldigd zijn.
Houdt u zich niet aan de afspraak? De werknemer kan een loonvorderingsprocedure starten en heeft vanaf vier dagen te late betaling recht op de wettelijke verhoging over de vakantiebijslag. Deze verhoging bedraagt vanaf de vierde tot en met de achtste dag 5% en 1 % op de daaropvolgende dagen. De wettelijke verhoging kan maximaal 50% van de vakantiebijslag bedragen. Daarnaast kan de werknemer wettelijke rente vorderen (over de vakantiebijslag inclusief verhoging).
Helemaal niet betalen? Het helemaal niet betalen van de vakantiebijslag is niet toegestaan! Afwijkende afspraken zijn dan ook niet geldig.