Naar de rechter!
Zakelijke conflicten ontstaan vaak door misverstanden, interpretatieverschillen en meningsverschillen en eindigen vaak bij de rechter. Zo’n procedure leidt vaak tot een jarenlange strijd en leidt niet zelden tot een definitief einde van uw zakelijke relatie. Mediation kan goed worden gebruikt om zakelijke conflicten op te lossen. Het leidt vaak tot een duurzame oplossing op relatief korte termijn en zonder substantiële kosten.
Mediation … wat is dat?
Er samen uitkomen. Bij mediation gaan partijen met elkaar in gesprek onder leiding van een onafhankelijke mediator, met als doel het probleem samen op te lossen. Het uiteindelijke onderhandelingsresultaat wordt vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst die juridisch bindend en afdwingbaar is. Tip. U kunt de notaris de vaststellingsovereenkomst laten omzetten in een zogenaamde ‘executoriale titel’ zodat u de afspraken kunt afdwingen door inschakeling van een deurwaarder.
Wanneer is mediation een goed idee? Niet ieder conflict leent zich voor mediation. Het is een goede manier van conflictoplossing als er aan vier voorwaarden wordt voldaan:
- partijen moeten bereid zijn een compromis te sluiten, het behoud van de zakelijke relatie is belangrijker dan het krijgen van juridisch gelijk;
- partijen willen de oplossing voor het conflict in eigen hand houden;
- partijen begrijpen dat een procedure het conflict alleen beëindigt, maar niet oplost;
- partijen streven naar een snelle en goedkope oplossing van het conflict. Tip. In de praktijk kunnen de meeste conflicten binnen vier gesprekken worden opgelost.
Wel vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Een groot verschil met een procedure is dat deelname aan een mediationtraject vrijwillig is. Deelname is echter niet vrijblijvend. Daarom wordt er in de mediationovereenkomst een inspanningsverplichting opgenomen: partijen moeten actief meewerken aan het zoeken van een oplossing. Tip. U hoeft niet tot het uiterste door te gaan. Iedere partij of de mediator kan de mediation altijd eindigen.
Waarop letten?
Geheimhouding. Neem in de mediationovereenkomst een geheimhoudingsverplichting op: partijen mogen geen stukken, zoals deelafspraken of gespreksverslagen, in een procedure inbrengen.
Vertegenwoordigingsbevoegdheid. Zorg dat de afspraken zijn gemaakt door partijen die vertegenwoordigingsbevoegd zijn. Tip. U kunt iemand van uw organisatie ook vertegenwoordigingsbevoegd maken door het afgeven van een volmacht.
Wat als het niet lukt? Soms lukt het niet om een conflict op te lossen en samen verder te gaan. Ook dan heeft mediation een voordeel. Partijen kunnen daar ook afspraken maken over een zo zorgvuldig mogelijke beëindiging van een zakelijke relatie. Maar zij kunnen ook alsnog naar de rechter stappen.
Voorsorteren op mediation. Door in gesprek te blijven als er een conflict ontstaat, uw standpunt zo goed mogelijk te verwoorden en te luisteren naar de ander, sorteert u voor op mediation. Wellicht blijken uw standpunten meer overeenkomsten te hebben dan u in eerste instantie denkt. Tip. Neem in uw overeenkomsten en algemene voorwaarden een mediationclausule op. Ook zonder zo’n clausule kunt u in overleg met uw wederpartij voor mediation kiezen.