“…Doet u waar u goed in bent en laat de rest aan ons over…”
Terugkerende kosten. Als u werknemers heeft die met regelmaat terugkerende kosten maken, kan het handig zijn om i.p.v. declaraties te kiezen voor een vaste kostenvergoeding. Hoe doet u dat?
U kunt de vaste kostenvergoeding onderbrengen in de vrije ruimte (1,2% van de fiscale loonsom). Het voordeel daarvan is dat u geen kostenonderzoek hoeft te doen. Het nadeel hiervan is dat uw vrije ruimte op deze manier sneller gevuld raakt en u zo dus eventuele andere vergoedingen en verstrekkingen niet meer in de vrije ruimte kunt onderbrengen. Als u de vrije ruimte overschrijdt, bent u 80% eindheffing verschuldigd. Vergoedingen of verstrekkingen die worden aangewezen als eindheffingsloon, mogen niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is.
Eindheffingsloon. De vergoeding of verstrekking die u aanwijst als eindheffingsloon in de vrije ruimte, mag dus niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is. Vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden als gebruikelijk aangemerkt en mogen dus in de vrije ruimte worden opgenomen. Let op. Hiervoor worden alle vergoedingen en verstrekkingen van een werknemer in de vrije ruimte bij elkaar geteld.
Raakt de vrije ruimte vol of wilt u de vrije ruimte voor andere zaken gebruiken, dan kunt u de vaste kostenvergoeding, onder voorwaarde dat u vooraf onderzoek doet naar de kosten die de werknemers werkelijk maken, onderbrengen in een van de gerichte vrijstellingen of als intermediaire kosten (kosten die uw werknemer in opdracht van u voorschiet en dus bij de onderneming thuishoren, zoals benzinekosten voor de auto van de zaak of relatiegeschenken). De vaste vergoeding blijft zo belastingvrij en komt niet ten laste van de vrije ruimte.
Tip. Ga gedurende drie maanden na welke kosten er voorkomen en schrijf per keer dat een bepaalde kostensoort zich voordoet het bedrag en een toelichting in het model. Bepaal het gemiddelde per werknemer.