Boekenonderzoek. Een van de aandachtspunten tijdens een boekenonderzoek is altijd de bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak. Tal van berijders proberen deze te voorkomen door het bijhouden van een sluitende rittenregistratie. Uit rechtspraak blijkt echter dat dit niet eenvoudig is. De Belastingdienst is vaak in staat gaten te schieten in deze verdedigingslinie.
Hoe de Belastingdienst dit doet? De Belastingdienst heeft tal van middelen om te controleren of uw rittenregistratie klopt. Zo kan men via de FIOD Infodesk inzage krijgen in de kilometerstanden die zijn doorgegeven tijdens de apk-keuring van uw auto. Het is dan eenvoudig te checken of deze standen overeenkomen met die uit uw administratie. Als deze afwijken, dan moet u wel een logische verklaring hebben. Zo niet, dan zal de Belastingdienst uw rittenregistratie niet accepteren.
Eisen rittenregistratie
Wettelijk gezien moet uw rittenregistratie de volgende gegevens bevatten:
- merk, type en kenteken van de auto;
- periode van terbeschikkingstelling van de auto;
- per rit:
- datum;
- begin- en eindstand van de kilometerteller;
- begin- en eindadres;
- de gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke;
- het karakter van de rit (zakelijk of privé).
Bestelauto
Vereenvoudigde rittenregistratie. Rijdt u met uw bestelauto vaak veel ritten op een dag voor uw werk, dan kunt u het bewijs dat u niet meer dan 500 km privé rijdt, leveren met een combinatie van:
- een vereenvoudigde rittenregistratie;
- de zakelijke adressen in uw administratie.
Steeds strengere controles
Achteraf opstellen? U zult begrijpen dat het achteraf opstellen van een rittenregistratie geen sinecure is. Datum en adressen zijn nog wel te achterhalen, maar routes en kilometerstanden worden lastiger. Dit terwijl tegenwoordig de juistheid van een rittenregistratie door de Belastingdienst streng wordt getoetst. Zo kijken zij onder meer naar het hiernavolgende.
- Zijn de tellingen en afstanden in de rittenregistratie juist?
- Zit er een logische lijn in?
- Sluit de rittenregistratie aan op de garagefacturen en de daarop vermelde kilometerstanden?
- Sluit de rittenregistratie aan op de tankbonnen en de daarop vermelde kilometerstanden (bij gebruik tankpas)?
- Sluit de rittenregistratie aan bij de momenten waarop de auto (digitaal) geflitst is in Nederland?
Parkeergegevens. In 2014 was de Belastingdienst nog van plan om ook de digitale parkeergegevens via parkeerapps op te vragen om hiermee rittenregistratie te controleren. Uiteindelijk heeft de Belastingdienst besloten toch geen gebruik te maken van deze mogelijkheid, ondanks goedkeuring door de rechter. Men vindt dit een te grote inbreuk op de privacy van gebruikers.
Wat speelde er onlangs bij de rechter?
Beschadigd. Een collega-ondernemer stond onlangs voor de rechter om zijn achteraf opgestelde rittenregistratie te verdedigen (ECLI:NL:RBNNE:2020:4493) . Wat valt daarbij op? Wat kunt u hiervan leren?
Technisch ontwerper. Deze man heeft een onderneming die zich bezighoudt met technisch ontwerpen en soft- en hardware engineering in de industrie. Over de jaren 2012 tot en met 2016 wordt er een boekenonderzoek ingesteld door de Belastingdienst. In deze periode beschikt de ondernemer over een auto van de zaak (Peugeot 3008) waarin hij naar eigen zeggen nauwelijks privé rijdt.
Reconstructie. Om te onderbouwen dat hij de auto van de zaak nauwelijks privé gebruikt, heeft de ondernemer keurig een rittenregistratie bijgehouden. Deze blijkt echter niet meer gebruikt te kunnen worden, omdat het Excelbestand beschadigd (corrupt) is. Met behulp van dit bestand en met zijn urenregistratie, agenda, facturen en een routeplanner probeert de ondernemer om alsnog de rittenregistratie kloppend te krijgen.
Afwijkingen. Dit lukt hem in eerste instantie niet. Controle door de Belastingdienst levert op dat de kilometerstanden die tijdens de apk zijn doorgegeven, afwijken van de rittenregistratie van de ondernemer. Navorderingsaanslagen over de jaren 2012 tot en met 2016 zijn het gevolg.
Deels gehonoreerd. De ondernemer geeft zich echter niet gewonnen en doet tijdens de rechtszaak een nieuwe poging om de rittenregistratie sluitend te krijgen. Dit lukt hem wel voor de jaren 2014 en 2015, maar voor de overige jaren niet.
Fataal. In alle jaren zitten onvolkomenheden, maar deze zijn in de jaren 2012, 2013 en 2016 te groot waardoor ze fataal zijn. Bovendien bedragen de privé gereden kilometers op basis van de rittenregistratie in die jaren al bijna 500 kilometer, waardoor er maar een zeer kleine marge is. Een deel van de navorderingsaanslag wordt dus gehandhaafd.
Wat valt er op in deze uitspraak?
Kleine afwijkingen acceptabel. De rechtbank schiet de rittenregistratie niet direct af bij het constateren van een afwijking. Volgens Rechtbank Noord-Nederland hoeft een rittenregistratie namelijk niet perfect te zijn. Hoe verder het aantal geregistreerde privékilometers onder de 500 kilometer zit, des te groter de foutmarge. Zodoende kunnen kleine afwijkingen acceptabel zijn.
Toch iedere dag bijhouden. Ondanks dat de rechter in deze casus een praktische aanpak kiest en niet direct zijn formele pet opzet, blijft het achteraf opstellen van een rittenregistratie eigenlijk ondoenlijk. Ons advies is dan ook om altijd gedurende het jaar, het liefst iedere dag, de rittenregistratie bij te werken. Doet u dit niet, dan is de kans groot dat de Belastingdienst uw rittenregistratie onderuithaalt, met alle gevolgen van dien.
Kwalificatie ritten
Naast de vraag of de rittenregistratie sluitend is qua kilometers, is het ook de vraag of de kwalificatie van de ritten juist is. Zijn deze terecht als zakelijk aangemerkt of zijn deze eigenlijk toch (deels) privé?
Eenvoudig? In beginsel is het onderscheid eenvoudig. Maakt u een rit met een zakelijk doel (bezoek klant, bezichtiging locatie), dan is deze zakelijk. Als het doel een privékarakter heeft (kinderen ophalen uit school), dan is de rit privé. Maar de praktijk is vaak minder eenvoudig.
Combineren. Wat nu als u onderweg naar uw klant uw kinderen bij de school afzet? In dat geval gelden de extra kilometers die u hierdoor rijdt als privé. De kilometers naar uw klant die u zou rijden zonder langs school te gaan, mogen als zakelijk worden aangemerkt.
Woon-werkverkeer is zakelijk. Wat als u iedere dag thuis gaat lunchen, is dat nog zakelijk? Jazeker, de rechter heeft zich in het verleden hierover gebogen. Hij is van mening dat ook in dit geval de kilometers volledig als zakelijk mogen worden aangemerkt.
Zakendoen tijdens vakantie. Wat als u tijdens uw vakantie een zakelijke afspraak heeft? Dan moet er worden gekeken naar wat het hoofddoel van de rit is. Dus één enkele afspraak tijdens een vakantie van een week, maakt het hoofddoel niet zakelijk. Uw rit naar het vakantieadres is dan privé, alleen uw rit van uw vakantieadres naar de zakelijke afspraak mag als zakelijk worden aangemerkt.