Personeelsuitje, hoe verwerkt u dat voor de loonheffing?

Beloning voor uw werknemers? Als u een personeelsuitje organiseert, dan zou het goed kunnen dat ook de Belastingdienst daarvan wil meegenieten. Dat is het geval als een deel van het uitje als beloning van uw werknemers wordt gezien, waarover de werknemer loonheffing moet betalen.

Werkkostenregeling. U kunt de belastingheffing dan voorkomen door de kosten van het personeelsuitje ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling te brengen. Het personeelsuitje wordt dan niet belast. De vrije ruimte bedraagt in 2020 1,7% van de loonsom tot € 400.000 en 1,2% over het meerdere. Let op.  Bij overschrijding van de vrije ruimte moet u 80% belasting betalen.

Karakter van het uitje. Het mag duidelijk zijn dat het karakter van het personeelsuitje van belang is.

Overwegend zakelijk

Voorbeeld.Bij een overwegend zakelijk uitje kunt u bijvoorbeeld denken aan een studiedag.

Gerichte vrijstellingen. In dat geval is de gerichte vrijstelling voor reiskosten (max. € 0,19 per km of de werkelijke kosten van openbaar vervoer) van toepassing. Voor maaltijden geldt ook dat deze gericht vrijgesteld zijn. Daarnaast geldt dat de kosten van de studie zelf (dus de onderwijsinstelling of trainer die u inhuurt) ook gericht vrijgesteld zijn.

Tip.  U hoeft dus niets tot het loon te rekenen of ten laste van de vrije ruimte te brengen.

Overwegend consumptief

Voorbeeld.Bij een overwegend consumptieve activiteit kunt u denken aan een feest of etentje .

Belast loon. Bij een personeelsuitje waarin vooral het plezier voorop staat en niet de zakelijkheid, geldt dat alles wat u betaalt of verstrekt als loon wordt aangemerkt. Reiskosten die u vergoedt, de kosten van het restaurant of de catering en de kosten van het feest zijn allemaal belast.

In de vrije ruimte. Als u wilt, kunt u deze posten in de vrije ruimte onderbrengen.

Tip.  Als het etentje op de werkplek plaatsvindt, dan geldt daarvoor de normwaardering voor maaltijden van € 3,35.

Splitsbaar personeelsuitje

Voorbeeld.Aan een studiedag met aansluitend een etentje of een feest zit zowel een zakelijk als een consumptief deel.

Kosten splitsen. Bij een personeelsuitje waarin zowel een zakelijk als een consumptief deel zit, moet er een splitsing gemaakt worden. De kosten van de studiedag (reiskosten, maaltijden, de studie zelf) mogen onbelast blijven, maar de kosten van het aansluitende etentje of feest niet. Als het etentje of het feest plaatsvindt op de werkplek, geldt voor de maaltijden dat deze op het normbedrag van € 3,35 gewaardeerd mogen worden. bron:indicator