Goedkeuring vanwege corona. Bij het uitbreken van de pandemie is door de Belastingdienst goedgekeurd dat reeds bestaande onbelaste (reis)kostenvergoedingen gewoon mogen worden doorbetaald, ondanks het feit dat veel werknemers niet meer naar hun werk reizen en deze reiskosten dus niet maken. Daar komt nog bij dat door het vele thuiswerken de kosten, waarop een vaste onkostenvergoeding is gebaseerd, mogelijk ook minder worden gemaakt. Voor vergoedingen die op 12 maart 2020 bestonden, was dit geen probleem.
Lagere reiskostenvergoeding? Deze goedkeuring gaat hoogstwaarschijnlijk echter per 1 januari 2021 eindigen. Daardoor moet u als werkgever nu stilstaan bij de onbelaste onkostenvergoedingen die u op dit moment uitkeert. Zo mag een vaste reiskostenvergoeding vanaf komend jaar enkel gebaseerd worden op het nieuwe reisgedrag en dus niet meer op het oude reisgedrag van voor de coronacrisis. Let op. Dit zal voor veel werknemers betekenen dat hun reiskostenvergoeding daalt.
Nieuw kostenonderzoek. Hetzelfde geldt voor een vaste onkostenvergoeding, bijv. voor representatiekosten, vakliteratuur, maaltijden onderweg en parkeerkosten met de auto van de zaak. In 2020 mag een dergelijke vergoeding gewoon onbelast worden uitbetaald (mits hier een onderzoek aan vooraf is gegaan), ondanks dat een werknemer of u als dga deze kosten mogelijk door de coronacrisis niet of veel minder maakt. Als er geen aanvullende wetgeving komt, is dit vanaf 2021 dus niet meer toegestaan. Let op. Als de plaats en inhoud van de werkzaamheden van uw werknemers door de coronacrisis zijn gewijzigd, dan zult u opnieuw moeten onderzoeken welke kosten er worden gemaakt, alvorens deze onbelast te kunnen vergoeden.
In de vrije ruimte? Zonder onderzoek kunt u een dergelijke vergoeding alleen onbelast uitbetalen als u deze aanmerkt als eindheffingsbestanddeel en opneemt in de vrije ruimte onder de werkkostenregeling.