Ook inkomende facturen zijn geld waard …

Fiscale belangen die geld opbrengen

Om de aftrek van de btw en kosten niet mis te lopen, dient u zich aan een aantal regels te houden. Zo stelt de Belastingdienst als regel dat gegevens die van oorsprong digitaal zijn, tevens digitaal bewaard moeten worden. Aan de andere kant mag u, als u voldoet aan bepaalde voorwaarden, papieren facturen en bonnetjes digitaliseren zonder dat u daarbij het origineel hoeft te bewaren. Ziet u door het bos de bomen nog wel?

Facturen per e-mail. Facturen die u via e-mail ontvangt, kunt u printen voor uw eigen administratie. Conform de bewaarplicht bent u verplicht om facturen die u digitaal ontvangt, ook digitaal te bewaren. Let op 1. Het enkel opslaan van een factuur is dan in dit geval niet voldoende. Zo moet u kunnen aantonen dat de factuur na ontvangst niet eigenhandig is aangepast. Dit doet u door de oorspronkelijke e-mail met de factuur als bijlage te bewaren. Tip. Maak in uw e-mailprogramma mappen aan per leverancier, waarin u vervolgens de e-mail met de factuur als bijlage bewaart. Let op 2. Maak ook regelmatig een back-up van uw e-mailprogramma.

Facturen via een portaal. Een portaal is een webpagina van de leverancier waar u toegang kunt krijgen tot uw facturen en deze vervolgens kunt downloaden.

Tip. Maak op uw computer een mappenstructuur aan per belastingjaar.

Voorbeeld. Een hoofdmap ‘Inkoopfacturen 2019’ met submappen per leverancier. In de submap van leverancier X slaat u vervolgens de factuur op factuurdatum op. Tip. Het kan een hele klus zijn om de facturen die u via e-mail ontvangt en via een portaal moet downloaden te verzamelen voor uw boekhouding. Doe dit daarom regelmatig, bijvoorbeeld maandelijks. Let op. Zorg ervoor dat u ook van de map ‘Inkoopfacturen’ op uw computer een back-up maakt.

Papieren facturen. Facturen en bonnetjes die u op papier heeft ontvangen, mag u gerust digitaal bewaren. U hoeft het origineel dan niet te bewaren. De Belastingdienst spreekt van ‘conversie’ als u gegevens overbrengt naar een andere gegevensdrager. Dit is bijvoorbeeld het geval als u facturen en bonnetjes die u op papier ontvangen heeft, inscant (art. 52 lid 5 AWR). U moet dan wel aan de hiernavolgende voorwaarden voldoen.

• U zet alle gegevens over.
• U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
• U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar is.
• U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
• U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Let op. Scans moeten volledig en goed leesbaar zijn.

Bewaartermijnen in acht nemen

De bewaartermijn voor facturen en bonnen bedraagt zeven jaar (T&A Belastingtips Eenmanszaak & Vof, jg. 08, nr. 14, p. 5, 24.05.2018). Let op. Heeft u voor een bepaald boekjaar uitstel voor uw aangifte inkomstenbelasting aangevraagd, dan wordt de bewaartermijn van dat jaar verlengd met het verkregen uitstel.