Onkosten doorbelasten aan uw klant

Werkt u met een uurtarief? Als ondernemer dient u bij de vaststelling van uw uurtarief met van alles rekening te houden. Zo wilt u natuurlijk niet alleen maar kostendekkend werken, u wilt ook winst maken. Hoe u uiteindelijk tot uw uurtarief bent gekomen, hoeft u natuurlijk niet te specificeren. Uw klant hoeft immers niet te weten hoe u aan uw tarief komt. Maar het kan zijn dat u ten behoeve van een bepaalde klant extra onkosten maakt, zoals reis-, verteer- of verzendkosten, die u niet in uw uurtarief heeft zitten. Hoe belast u deze kosten het makkelijkst door?

Kosten doorbelasten

Hoe belast u de kosten door? Als u met uw klant heeft afgesproken dat u de door u gemaakte kosten doorbelast, dan kunt u dat als volgt doen:

1. u verwerkt eerst de factuur van de kosten die u maakt voor uw klant als kosten in uw administratie. De eventuele btw kunt u bij uw btw-aangifte als vooraftrek in mindering brengen (m.u.v. btw op eten en drinken (horeca)); deze kosten kunt u inclusief btw doorbelasten);
2. vervolgens vermeldt u de (overige) gemaakte kosten, exclusief de voor u aftrekbare btw, op de factuur voor uw klant;
3. u berekent het totaalbedrag door alle bedragen van de factuur bij elkaar op te tellen, dus uren maal uurtarief plus de doorbelaste kosten. Hierover berekent u het voor uw diensten geldende btw-tarief.

Let op 1. U moet voor doorbelaste kosten dus het btw-tarief toepassen dat voor uw diensten geldt, ook als u zelf geen btw of een ander btw-tarief heeft betaald over deze kosten (verzendkosten, parkeerkosten). Let op 2. Als u kosten doorbelast die eigenlijk door uw klant zelf betaald hadden moeten worden, zoals griffierechten, hoeft u geen btw in rekening te brengen. Het gaat dan om doorlopende posten die u in naam van uw klant betaalt.

Administratie. Kosten die u doorberekent aan uw klant, behoren tot de belaste omzet. U boekt de ontvangsten dus niet credit op de door u reeds gemaakte kosten (debet) voor de klant.

Reiskosten

Kilometervergoeding. Berekent u een kilometervergoeding door aan uw klant? Dan moet u hierover ook btw afdragen. Voor wat betreft het te hanteren tarief van de kilometervergoeding gelden geen fiscale regels. U kunt dus ieder gewenst tarief afspreken, maar om een discussie met uw klant te voorkomen, is het raadzaam om hetzelfde tarief te hanteren als wat u bijvoorbeeld aan uzelf mag uitkeren voor het zakelijk gebruik van een privéauto: € 0,19 per kilometer (2016).

Openbaar vervoer en taxikosten. Berekent u de kosten van openbaar vervoer of taxi door aan uw klant? Dan moet u er rekening mee houden dat in de door u betaalde prijs voor trein, bus, tram, metro of taxi 6% btw zit inbegrepen. Deze btw mag u als vooraftrek in mindering brengen, ook al staat de btw niet op het kaartje of taxibonnetje vermeld. Het kaartje of taxibonnetje geldt hierbij als btw-factuur. De kosten exclusief btw zet u op de factuur (100/106 x de prijs van het vervoerskaartje of de taxi).

Verzendkosten. Ook als u verzendkosten of porto doorbelast aan uw klant, dient u deze op te tellen bij de omzet en hierover het voor u geldende btw-tarief in rekening te brengen.