“…Doet u waar u goed in bent en laat de rest aan ons over…”
Btw-aftrek. Even snel inkopen doen bij een plaatselijke winkel, zoals printpapier, schoonmaakartikelen of even snel tanken of naar de bouwmarkt voor schroefjes. Voordat u het weet, leveren dergelijke aankopen een hele stapel bonnetjes op. Waar moet u op letten om de btw en de kostenaftrek veilig te stellen? Let op. Een factuur dient te voldoen aan de factuurvereisten. Zonder correcte factuur heeft u namelijk geen recht op btw-aftrek!
Vereenvoudigde eisen. Bij kleine bedragen en kassabonnen (ook nota’s, rekeningen, e.d.) gelden er andere eisen. In een aantal gevallen kunt u met een vereenvoudigde factuur uw recht op aftrek doen gelden, als de bon voldoet aan de vereenvoudigde factuureisen. Dit mag als het factuurbedrag max. € 100 incl. btw is of als er sprake is van een correctiefactuur.
Vereenvoudigde factuur? Hierop moet staan:
Let op. De vereenvoudigde factuureisen gelden niet voor afstandsverkopen, intracommunautaire leveringen en leveringen van buitenlandse leveranciers waarbij de btw naar u is verlegd.
Brandstofbonnen Om de btw op brandstofbonnen te kunnen aftrekken, moet u aannemelijk maken dat u de afnemer bent, door bijv. te betalen met pinpas, creditcard of tankpas. Hierdoor is de betaling herleidbaar naar u als afnemer en voorkomt u discussies met de Belastingdienst. Voor brandstofbonnen geldt dat deze ook boven de grens van € 100 incl. btw op basis van een kassabon acceptabel zijn. Wel moet de betaling naar u als afnemer herleidbaar zijn gedaan, bijv. omdat u betaalt met pinpas, creditcard of een tankpas.
Vervoersbewijzen. Het vervoersbewijs van openbaar vervoer of taxi geldt als factuur. U mag 9/109 deel van het bedrag dat op het vervoersbewijs staat als btw als vooraftrek in mindering brengen. Let op. Als het vervoerbewijs volledig betrekking heeft op regulier woon-werkverkeer, dan is de btw niet aftrekbaar. Voor de btw wordt dit gezien als privé.
Verzamelfactuur. Koopt u geregeld bij dezelfde winkel, laat dan aan het einde van de maand een btw-bon maken van de losse bonnetjes. De losse bonnetjes niet u vervolgens vast aan de verzamelfactuur. Uw leverancier is overigens verplicht om op uw verzoek een echte factuur uit te reiken.
Kostenaftrek. Om voor kostenaftrek in aanmerking te komen, dient u aannemelijk te maken dat het om zakelijke kosten gaat. Indien u beschikt over de gegevens van de crediteur en u het belastingjaar waar de kosten betrekking op hebben en de aard van het product of de dienst aannemelijk kunt maken, mag u de kosten aftrekken. Een ontbrekend bonnetje is dan nog niet eens een ramp. Om dit aannemelijk te maken, raden wij u aan om dergelijke aankopen zo veel mogelijk te betalen met uw zakelijke pinpas of creditcard.
Waarde niet onderschatten. Maak van thermische bonnen altijd een kopie of scan. Deze zijn na enige tijd immers niet meer leesbaar, waardoor u niet meer voldoet aan de bewaarplicht. Hierdoor kan de btw- en kostenaftrek in het geding komen!