Laat geen aftrekposten liggen, wat kunt u nu al doen?

Waar gaat het over?

Controle is beter. Het einde van het jaar is weer in zicht. Wat moet u weten voordat u uw boekhouding inlevert? Bij uw boekhouder is het verstandig om te controleren of u alles compleet heeft. Dit scheelt telefoontjes en soms zelfs bezoekjes aan uw boekhouder en dan bespaart u dus geld. Sommige zaken kunt u zelfs al op eigen initiatief ondernemen.

Wat kunt u nu al doen?

Privé betaald. Het kan zijn dat u bepaalde zakelijke kosten van uw privébankrekening heeft betaald. Denk hierbij aan telefoonkosten, internetkosten, abonnementen of misschien wel assurantiepremies. Loop daarom uw privébankafschriften na op eventuele zakelijke kosten.

Tip. Check dan ook gelijk of u de facturen van deze kosten in uw boekhouding heeft zitten.

Elektronische facturen. Elektronische facturen ontvangt u digitaal. Zo kunt u bijvoorbeeld facturen ontvangen per e-mail. Maar het kan ook zijn dat de facturen door de leverancier beschikbaar worden gesteld in een portaal waar u de facturen vervolgens kunt downloaden.

Tip. Controleer of u deze facturen in uw boekhouding heeft zitten. Als u dit gedurende het jaar niet heeft bijgehouden, dan kan dit een tijdrovend klusje zijn. U moet immers al uw e-mails nalopen en/of inloggen op diverse portals.

Let op. U moet de facturen bewaren in de vorm waarin u ze ontvangen heeft. Digitale facturen slaat u digitaal op. Door de facturen alleen te printen, voldoet u niet aan de fiscale bewaarplicht.

Bewaren digitale facturen? Hoe doet u dat? Digitale facturen die u gedownload heeft, bewaart u het best in een mapje ’Gedownloade facturen 2017’ op uw pc. Facturen die u per e-mail ontvangen heeft, bewaart u in een mapje ‘Digitale facturen 2017’ in uw e-mailprogramma. Let op. Maak niet alleen een back-up van de bestanden die op uw pc staan, maar maak ook altijd een back-up van uw e-mailbestanden.

Tip 1. U mag de btw op facturen die u nog niet heeft betaald, nu al in vooraftrek nemen.

Tip 2. Check dus ook uw privé-e-mailadres of daar abusievelijk zakelijke facturen heen zijn gemaild.

Bankafschriften

Ontvangt u geen papieren bankafschriften meer van uw bank, zorg er dan voor dat u periodiek (per maand of kwartaal) uw afschriften downloadt en systematisch opslaat in uw computer. Stem af met uw boekhouder in welk bestandsformaat (bijvoorbeeld MT940, CAMT.053 XML) hij van u de bankafschriften wil ontvangen. De meeste boekhoudpakketten lezen namelijk de bankafschriften automatisch in. Tip. Voor uw eigen overzicht is het handig om ook het pdf-bestand op te slaan en eventueel te printen. Let op. Ontvangt u geen papieren bankafschriften meer, dan moet u de bankafschriften die u downloadt ook digitaal opslaan. Door de bankafschriften alleen te printen voldoet u niet aan de fiscale bewaarplicht.

Vraagposten. Dit is een tijdelijke grootboekrekening waarop uw boekhouder alle zaken boekt waarmee hij ten tijde van de boeking geen raad wist of waarbij geen factuur zat. Vraag die lijst op zodat u geen aftrekposten mist.