Kostenvergoedingen tijdens coronacrisis, wat is er mogelijk?

Thuiswerken. Sinds het uitbreken van de coronacrisis worden werknemers opgeroepen om thuis te werken als dat enigszins mogelijk is. Dat heeft ook gevolgen voor de kostenvergoedingen die u aan uw werknemers betaalt, bijv. de reiskosten, maar ook voor een algemene kostenvergoeding die dient ter dekking van kosten die de werknemer nu mogelijk niet meer (of minder) maakt. Hieronder zetten we op een rijtje welke mogelijkheden u als werkgever heeft.

Geen of weinig kosten meer

Fiscaal een probleem? Als u de vergoedingen die de werknemer altijd kreeg gewoon netto blijft uitbetalen, terwijl de werknemer veel minder of helemaal geen kosten meer heeft, bijv. omdat hij volledig thuiswerkt, dan ontstaat er een fiscaal probleem. De vergoeding netto uitbetalen mag namelijk eigenlijk alleen als de werknemer ook echte kosten heeft.

Voorbeeld.Als u uw vertegenwoordiger een vaste maandelijkse kostenvergoeding betaalt die dient om de waskosten van de auto van de zaak mee te betalen, dan zou het goed kunnen dat de werknemer deze kosten niet meer heeft, omdat hij de auto een stuk minder gebruikt.

Vaste vergoedingen blijven uitbetalen

Toezegging Belastingdienst. Onlangs heeft de Belastingdienst aangekondigd dat werkgevers toch gewoon mogen doen alsof de werknemer nog steeds kosten heeft, waardoor onbelaste reiskostenvergoedingen en andere kostenvergoedingen toch netto uitbetaald mogen worden. U mag dus net doen alsof er niets is veranderd en de werknemer hetzelfde kostenpatroon heeft als voor de uitbraak van de coronacrisis. Let op. De werknemer moet dan wel uiterlijk op 12 maart 2020 recht hebben op de kostenvergoeding.

Uitruilen van brutoloon

Reiskostenvergoeding. Mogelijk biedt u werknemers de mogelijkheid om brutoloon in te ruilen voor een netto reiskostenvergoeding, bijv. omdat u standaard minder dan € 0,19 per kilometer vergoedt of omdat u de eerste 10 kilometer woon-werkverkeer niet vergoedt.

Hoger nettoloon. Het ruilen van loon voor een reiskostenvergoeding leidt dan tot een hoger nettoloon voor uw werknemer. Tip. Ook als u brutoloon uitruilt, mag u blijven doen alsof het reispatroon van de werknemer tijdens de coronacrisis niet veranderd is. Let op. De werknemer moet dan wel zijn keuze voor de uitruil van brutoloon voor 13 maart 2020 hebben gemaakt.

Geen kostenvergoeding meer betalen

Stopzetten. U kunt ervoor kiezen om de kostenvergoeding van uw werknemer stop te zetten. De werknemer maakt immers geen kosten meer, dus is er ook geen reden meer om een vergoeding te betalen en wellicht kunt u dit geld in verband met de coronacrisis goed voor andere zaken gebruiken.

Waar moet u op letten? Dit kan wel tot discussie leiden met de werknemer als die de vergoeding eigenlijk als een extra stukje loon ziet. Ook moet u even kijken wat er in de cao is geregeld over het betalen van de vaste kostenvergoeding en wanneer u kunt stoppen met het betalen daarvan.