Btw-aftrek
U mag btw alleen aftrekken over zakelijke kosten die verband houden met uw belaste omzet en waarvoor u beschikt over een correcte factuur. Zo’n factuur moet voldoen aan de factuurvereisten uit de Wet op de omzetbelasting 1968 (art. 35a) . Voldoet de factuur niet aan deze eisen, dan vervalt uw recht op aftrek van voorbelasting. Echter in bepaalde gevallen gelden er afwijkende regels.
Bedragen tot en met € 100 inclusief btw. Voor bedragen tot en met € 100 inclusief btw is een vereenvoudigde factuur (zoals een kassabon) voldoende om de btw in aftrek te kunnen nemen. Op de kassabon moet dan minimaal het volgende staan:
- de datum van aankoop;
- de naam en het adres van de leverancier of dienstverlener;
- een duidelijke omschrijving van wat er is geleverd (welke goederen of diensten);
- het btw-bedrag.
Meer dan € 100? Bedraagt het bedrag op de kassabon meer dan € 100 inclusief btw, vraag dan altijd om een factuur die voldoet aan de wettelijke factuureisen. Alleen zo kunt u de btw aftrekken.
Brandstofbonnen. Ook voor de aankoop van brandstof gelden er andere eisen. Is het bedrag € 100 inclusief btw of minder, dan volstaat een kassabon. U moet wel aannemelijk maken dat u zelf de afnemer bent. Bij bedragen hoger dan € 100 inclusief btw moet de betaling naar u te herleiden zijn, bijv. doordat u afrekent met uw pinpas, creditcard of een tankpas.
Vervoer. Voor sommige diensten hoeft de leverancier u geen volledige factuur te verstrekken die aan de wettelijke factuurvereisten voldoet. Toch mag u in deze gevallen de btw wel als voorbelasting aftrekken. Dit geldt voor reizen met het openbaar vervoer of bij taxiritten. Het vervoersbewijs (zoals een treinkaartje of taxibon) fungeert in dat geval als factuur. U mag daarop het btw-bedrag van 9%, berekend als 9/109, van het totaalbedrag opnemen als voorbelasting.
Op saldo reizen? Reist u met een ov-chipkaart, betaalpas of een vergelijkbare kaart waarmee u op saldo kunt reizen, dan geldt ook een transactieoverzicht van deze kaart als vervoersbewijs, mits daarop de volgende gegevens duidelijk vermeld staan:
- de datum waarop het overzicht is aangemaakt;
- de naam van het vervoersbedrijf;
- de datum van de gemaakte reis;
- het traject dat u heeft afgelegd;
- het btw-bedrag dat u moet betalen of de gegevens waarmee dit kan worden berekend.
Aftrek. U mag daar 9% btw van aftrekken (dat is 9/109 deel van het bedrag). Dit geldt alleen voor zakelijke ritten. Let op. Woon-werkverkeer (heen en weer reizen woon- of verblijfplaats naar een vaste werkplaats) telt voor de btw als privé, waardoor btw-aftrek niet is toegestaan. Btw die u niet kunt aftrekken, mag u opvoeren als zakelijke kosten.
Thermische bonnen
Veel kassabonnen worden op thermisch papier gedrukt. Deze vervagen na verloop van tijd. Zijn ze niet meer leesbaar, dan voldoet u niet aan uw fiscale bewaarplicht (zeven jaar) en kan uw recht op aftrek vervallen. Tip. Voorkom dit door na aankoop een scan of foto van de bon te maken. Zo houdt u altijd een duidelijk bewijs in uw administratie.