Vergoedt u in januari 2024 zakelijke kilometers die uw werknemer in december 2023 heeft gereden, dan rijst de vraag welke gerichte vrijstelling geldt: die van 2023 (€ 0,21 per kilometer) of die van 2024 (€ 0,23 per kilometer).
Gerichte vrijstelling 2024. U mag de gerichte vrijstelling van 2024 (€ 0,23 per kilometer) vergoeden als u voldoet aan twee voorwaarden:
- uw werknemer moet in 2023 al een onvoorwaardelijk recht hebben gehad op een vergoeding van ten minste € 0,23 per kilometer. Reiskosten die uw werknemer in 2023 heeft gemaakt, kunnen in 2024 alleen gericht vrijgesteld worden vergoed als uw werknemer in 2023 al een onvoorwaardelijk recht had op de vergoeding van ten minste € 0,23. Of er in 2023 sprake is van een onvoorwaardelijk recht, is afhankelijk van de arbeidsrechtelijke afspraken tussen u en uw werknemer. Indien de werknemer in 2023 recht had op een onvoorwaardelijke vergoeding van minimaal € 0,23 per kilometer voor 2024, is deze vergoeding in 2024 tot dat bedrag gericht vrijgesteld als u daarbij de loon-in-systematiek toepast;
- de loon-in-systematiek wordt toegepast. Loon-in-systematiek houdt in dat u het loon aangeeft in de aangifte waarin uw werknemer het loon geniet. Dus als een reiskostenvergoeding over december in januari 2024 wordt uitbetaald, geniet de werknemer de reiskostenvergoeding in januari 2024. U hanteert hierbij de regels die van kracht zijn in januari. Indien de werknemer in 2023 al een onvoorwaardelijk recht op reiskosten heeft van minimaal € 0,23 per kilometer, is er voor deze reiskosten een gerichte vrijstelling van toepassing.
Loon-over-systematiek. Als u de loon-over-systematiek toepast, wordt het loon geacht te zijn genoten in het loontijdvak waarop het loon betrekking heeft. U mag deze systematiek toepassen als er sprake is van een bestendige gedragslijn door de jaren heen. Over de reiskostenvergoeding van december die u in januari 2024 uitbetaalt, zijn de regels van 2023 van toepassing. Voor de reiskosten in 2023 geldt een gerichte vrijstelling van € 0,21 als de werknemer hier in 2023 al een onvoorwaardelijke recht op had. Let op. Het is niet toegestaan om jaarlijks te kiezen tussen de loon-in-systematiek en de loon-over-systematiek.