“…Doet u waar u goed in bent en laat de rest aan ons over…”
Hoe lang facturen en bonnetjes bewaren?
Wat moet u in uw administratie bewaren?
Alles voor financiële controle. Uw administratie moet een volledig beeld geven van uw inkomsten, uitgaven en omzet. Denk aan inkoop- en verkoopfacturen, kassabonnen, bankafschriften, loonstroken en contracten.
Ook digitaal telt mee. U mag alles op papier of digitaal bewaren. Belangrijk is dat de Belastingdienst de gegevens binnen redelijke tijd kan controleren. Bewaar facturen daarom in het originele formaat, bijvoorbeeld als pdf of scan.
E-mails niet vergeten. Zakelijke correspondentie, zoals offertes, orderbevestigingen en e-mailafspraken, hoort er ook bij. Maak mappen aan per jaar of klant om het overzichtelijk te houden.
De standaard bewaarplicht
Standaard zeven jaar. De meeste administratieve gegevens moet u zeven jaar bewaren. Dit geldt vanaf het moment dat de informatie niet meer actueel is.
Voorbeelden. Bij een leasecontract van vier jaar begint de zevenjarige bewaarplicht pas ná afloop van die vier jaar. Facturen uit 2019 mag u pas na 2026 vernietigen.
Basisgegevens altijd zeven jaar. Denk aan:
- grootboek en journaalposten;
- debiteuren- en crediteurenadministratie;
- in- en verkoopfacturen;
- bankafschriften en kasadministratie;
-
loonadministratie en belastingaangiften.
Wanneer geldt een langere termijn?
Tien jaar voor vastgoed. Gegevens over onroerende zaken, zoals aankoop, verbouwing of verkoop van een bedrijfspand, moet u tien jaar bewaren. Dit komt door de btw-herzieningstermijn.
EU-handel ook tien jaar. Doet u zaken binnen de EU, zoals grensoverschrijdende leveringen of diensten? Dan geldt voor de btw-administratie een bewaartermijn van tien jaar.
Pensioen en leningen. Voor documenten over pensioenen, langlopende leningen of verplichtingen geldt bij voorkeur ook tien jaar. Die kunnen later nog nodig zijn bij geschillen of controles.
Wat als u stopt met uw bedrijf?
Bewaarplicht blijft. Zelfs als u uw bedrijf beëindigt, geldt de bewaarplicht nog zeven of tien jaar. Draag uw administratie dan over aan een boekhouder of bewaar alles digitaal toegankelijk.
Kortere termijnen mogelijk. Met de Belastingdienst kunt u soms afspreken over kortere bewaartermijnen voor niet-basisgegevens. Leg dit altijd schriftelijk vast.
Praktische tip. Maak per jaar een map of digitale map met alle relevante stukken. Zo ziet u direct wat u mag vernietigen en voorkomt u rommel in uw archief.
Persoonsgegevens en privacyregels
Korter bewaren bij AVG. Persoonsgegevens, zoals klantcontacten of personeelsinformatie, vallen onder de AVG. U mag die alleen bewaren zolang nodig voor uw doel, zoals garantie of facturatie.
Sollicitaties vier weken. Sollicitatiebrieven bewaart u maximaal vier weken, tenzij de kandidaat langer toestemming geeft (maximaal één jaar).
Camerabeelden vier weken. Beveiligingsbeelden mag u meestal vier weken bewaren, tenzij er een incident speelt.
Praktische tips
- maak automatische back-ups in de cloud of op een externe schijf;
- gebruik vaste bestandsnamen, zoals ‘factuur-leverancier-2026-001.pdf’;
-
controleer jaarlijks of oude bestanden nog leesbaar zijn met uw software.
Bij controle voorbereid. De Belastingdienst mag onaangekondigd langskomen. Zorg dat u binnen een dag alles kunt laten zien, digitaal of geprint.
Vernietigen na termijn. Na zeven of tien jaar mag u alles wegdoen. Check wel eerst of er geen lopende controles zijn.
Stel een simpel bewaarbeleid op: bundel per jaar uw facturen, contracten en bonnetjes in mappen of digitaal, plan automatische back-ups in en markeer kalenderdata wanneer u iets mag vernietigen, zodat u bij een controle direct alles paraat heeft.