“…Doet u waar u goed in bent en laat de rest aan ons over…”
Facturen kwijt? Dan geen btw-teruggaaf
Aftrek van voorbelasting
- u ondernemer bent voor de btw;
- u belaste omzet heeft;
- de kosten zakelijk zijn en samenhangen met uw belaste prestaties;
- u beschikt over een geldige btw-factuur op uw naam.
Zonder goede factuur is de aftrek al snel in gevaar. De bewijslast dat u recht heeft op aftrek ligt bij u, niet bij de Belastingdienst.
Recente uitspraak. Rechtbank Den Haag () bevestigt dit nog eens in een zaak waarin een BV jarenlang btw aftrekt op allerlei kosten, maar bij een boekenonderzoek de facturen niet (of niet volledig) kan overleggen. De rechtbank vindt dat de BV de aftrek niet aannemelijk heeft gemaakt en dat de inspecteur de voorbelasting terecht corrigeert.
Wat ging er mis in deze zaak?
Let op. Zonder facturen is er geen bewijs van zakelijke uitgaven en geen bewijs van btw die u mag aftrekken.
Verhuur en verbouwing. De BV wil ook btw aftrekken op verbouwings- en huurkosten van een pand waar een demowinkel zou komen. Die winkel komt door geldgebrek niet van de grond. Het pand wordt uiteindelijk niet gebruikt voor met btw belaste activiteiten. De rechtbank oordeelt dat er geen recht op aftrek is, omdat het pand niet wordt ingezet voor met btw belaste prestaties en er ook niet gekozen kan worden voor btw-belaste verhuur.
Praktische lessen
- Zorg dat alle inkoopfacturen en kostenfacturen digitaal of op papier bewaard blijven.
- Controleer of uw eigen naam (of die van uw BV) erop staat en of de factuur aan de btw-eisen voldoet.
- Leg facturen systematisch vast in uw boekhouding en koppel ze aan betalingen.
Kunt u een factuur niet meer vinden? Vraag dan zo snel mogelijk om een kopie bij uw leverancier. Zonder factuur loopt u bij een controle het risico dat de Belastingdienst de aftrek schrapt.
Koppel kosten aan uw omzet. Houd bij grotere investeringen en bijzondere kosten bij:
- waarvoor u de kosten maakt;
- hoe die kosten samenhangen met uw belaste activiteiten;
- of u het goed echt (binnen redelijke tijd) zakelijk gaat gebruiken.
Komt een project niet van de grond, zoals de geplande demowinkel in deze zaak, dan kan de Belastingdienst de aftrek van de btw op die kosten alsnog weigeren of terugvragen.
Checklist: zo voorkomt u problemen
- Zorg voor een complete, overzichtelijke administratie die aansluit op uw btw-aangiften.
- Controleer bij iedere aangifte of alle facturen aanwezig zijn en correct zijn verwerkt.
- Bewaar facturen minimaal zeven jaar (voor onroerend goed tien jaar).
- Leg zakelijke projecten goed vast, zeker bij panden en verbouwingen.
Check of u voor alle geclaimde voorbelasting echt beschikt over juiste facturen en of grote kostenposten aantoonbaar zakelijk Corrigeer fouten zelf tijdig in uw btw-aangifte, zodat u niet bij een boekenonderzoek met ontbrekende facturen, hoge naheffingen en een ongunstige bewijspositie wordt geconfronteerd.