Elektronisch factureren, moet dat echt?

Een ‘elektronische factuur’, wat is dat?

Per e-mail. Steeds minder facturen worden per post verstuurd. Sommige facturen worden helemaal niet meer verstuurd. Die kunt u dan downloaden via internet, zoals vaak bij facturen voor telefoon- en internetabonnementen gebeurt. Andere facturen ontvangt u bijvoorbeeld als pdf-bestand per e-mail. Dat scheelt al een hoop (porti)kosten, maar het kan nog veel geavanceerder.

De e-factuur. Bij elektronisch factureren gaat de digitalisering veel verder dan het digitaal versturen van een scan van een papieren factuur. De verzender en de ontvanger van de factuur maken dan gebruik van een systeem dat met elkaar kan communiceren, waardoor de relevante factuurinformatie rechtstreeks vanuit de factuursoftware van de leverancier kan worden verwerkt in de boekhoudsoftware van de afnemer. De afnemer kan de factuur via de administratie openen, controleren en betalen en de factuur wordt meteen in de administratie verwerkt. Dat scheelt veel geld.

Standaardindeling

Communicatie. Om de elektronische factuur van de leverancier bij de afnemer rechtstreeks te kunnen verwerken in de administratie, is het van belang dat de factuur volgens een vast formaat en met vaste informatie wordt verstuurd, zodat de software van de ontvanger de factuur goed kan ‘lezen’. Dat is een heikel punt, want er bestaan verschillende systemen, die uiteraard allemaal graag hét standaardsysteem willen worden.

Europese Unie. De Europese Commissie probeert al jaren om regels vast te stellen voor e-factureren. Om in 2020 bedrijven en andere organisaties aan de elektronische factuur te krijgen, wil de Europese Commissie dat in 2018 een richtlijn van kracht wordt die bedrijven het recht geeft om elektronische facturen aan overheden te sturen.

Verschillen. Binnen de EU heeft ieder land echter zijn eigen standaardsystemen, waardoor het lastig is om tot overeenstemming te komen. In Nederland wil men niet zolang wachten en de elektronische factuur sneller verplichten voor leveringen en diensten aan en tussen overheden.

De overheid is er klaar voor. U ook?

Extra risico. De overheid heeft al de mogelijkheid om via een beveiligde omgeving te starten met e-factureren aan overheden. Voor uitzendbureaus, bouw- en transportbedrijven en andere bedrijven die grote hoeveelheden facturen sturen, is het een uitkomst en wordt het ook onderling al gebruikt.

Binnenkort zal bekendgemaakt worden hoe deze grote operatie zal worden vormgegeven en wanneer (en wie!) verplicht worden om te gaan e-factureren. Wij volgen dat voor u op de voet.

Kleine zelfstandigen

Wees gerust. Dat klinkt natuurlijk allemaal mooi, maar zit u daar als kleine zelfstandige wel op te wachten? Gelukkig worden kleine ondernemers voorlopig nog niet verplicht om over te stappen op de elektronische factuur.

Dus als u geregeld de catering of klusjes verzorgt op het gemeentehuis of andere leveringen of diensten aan overheden verleent, hoeft u zich niet ongerust te maken over de elektronische factuur.