E-factureren is de toekomst

Onderzoek. Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) doet doorlopend onderzoek naar het Nederlandse bedrijfsleven. Uit een recent gepubliceerd onderzoek naar het ICT-gebruik van ondernemingen blijkt dat er in 2017 in 24% van de gevallen e-facturen zijn verzonden. Inmiddels zal dit percentage waarschijnlijk al weer een stuk hoger liggen.

Wat is nu eigenlijk een e-factuur?

Digitaal. Het gaat dan om een digitaal verzonden factuur, waarbij ook nog een speciaal XML-bestand is bijgevoegd. Dit bestand is geschreven in UBL-formaat en bevat alle informatie van de factuur. Uw (online) boekhoudsoftware is in staat een dergelijke factuur te produceren.

Factuurinformatie. Het grote voordeel van een e-factuur is dat deze kan worden ingelezen door moderne boekhoudsoftware. Alle factuurinformatie, zoals artikelomschrijvingen, factuurbedrag, factuurdatum, btw-percentages en afzender worden dan automatisch overgenomen in het programma.

Overtypen niet meer nodig. Het overtypen van de factuurinformatie vanaf een papieren factuur of vanaf uw beeldscherm is dan niet meer nodig.

Voordelen e-factureren

Automatisch inboeken inkoopfacturen. Bij diverse boekhoudprogramma’s kan men terugkerende e-facturen automatisch laten boeken door een zogenaamde ‘boekrobot’. Deze robot onthoudt bijv. aan welke categorie de inkoopfactuur de eerste keer gekoppeld is en verwerkt vergelijkbare facturen in het vervolg automatisch. Dat scheelt natuurlijk tijd en (administratie)kosten.

Facturen versturen. Dit is echter niet het enige voordeel van e-factureren. Naast het gemak bij inboeken van inkoopfacturen, kunt u ook vanuit een modern boekhoudprogramma facturen elektronisch opmaken en versturen. Het voordeel daarvan is dat deze automatisch in uw eigen administratie komen na opmaak. Verder scheelt dit uiteraard in portokosten en milieubelasting. Ten slotte oogt een digitale factuur tegenwoordig ook professioneel.

Onderscheid maken

Misverstand. Een veel gemaakte fout is dat men denkt dat iedere digitaal verzonden factuur een e-factuur is. Dit is niet het geval. Als u een factuur ontvangt of verstuurt die enkel is opgemaakt als pdf, is er geen sprake van een e-factuur. Het noodzakelijke XML-bestand met daarin de informatie voor de boekhouding ontbreekt dan namelijk.

Pdf-factuur. Dit onderscheid heeft gevolgen voor de behandeling van een factuur. Een pdf-factuur wordt fiscaal simpelweg behandeld als een papieren factuur. Dit betekent allereerst dat hiervoor de reguliere bewaartermijn van zeven jaar geldt. Let op.  Drukt u een digitaal ontvangen factuur af, dan nog moet u de digitale gegevens hiervan bewaren zolang de bewaartermijn loopt.

Hoe werkt dat nu bij een e-factuur?

Digitaal. Ook voor een e-factuur geldt in beginsel een bewaartermijn van zeven jaar. Een dergelijke factuur zult u echter nooit printen, omdat deze direct digitaal uw administratie ingaat. Hierdoor bewaart u deze facturen alleen digitaal.

Niet printen.  Het is vanzelfsprekend niet toegestaan de e-facturen te printen en vervolgens te verwijderen. De echtheidskenmerken van de factuur moeten bewaard blijven. Het is van belang dat de factuur bewaard wordt op een manier waarbij de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd blijven. Als deze wordt opgenomen in uw online boekhoudprogramma, dan is dit het geval.

Controle door de Belastingdienst

Inzicht bieden. Als de Belastingdienst hierom verzoekt, moet u als ondernemer wel binnen een redelijke termijn de opgeslagen factuurgegevens ter beschikking kunnen stellen. U moet kunnen aantonen dat de elektronische factuur die u bewaard heeft, de authentieke factuur is.

Vooraf afstemmen. De wijze van bewaren van de facturen kan worden afgestemd met de Belastingdienst, zodat het vooraf duidelijk is of deze behandelwijze acceptabel is.

Overheid doet ook mee

Het verzenden van e-facturen wordt gestimuleerd door de Nederlandse overheid. Dit betekent dat zowel de centrale overheid als de centrale onderdelen hiervan inmiddels klaar zijn voor de ontvangst van e-facturen. Sterker nog, steeds vaker leggen zij hun leveranciers de verplichting op om digitaal te factureren. Als u dus wilt blijven werken voor de overheid, is het verstandig uw facturatieproces hierop in te richten. Tip.  Meer informatie hierover vindt u op https://www.digitaleoverheid.nl

Bewaartermijn

Basisgegevens. Als ondernemer bent u verplicht om de basisgegevens van uw administratie te bewaren. Het gaat daarbij om:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

Zeven jaar. Deze basisgegevens moeten zeven jaar bewaard blijven.

Uitzonderingen tien jaar. Er bestaan echter uitzonderingen op deze basisbewaartermijn.

• In verband met de herzieningstermijn van de aftrek van voorbelasting (btw) voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken tien jaar bewaren.
• U moet uw administratie tien jaar bewaren als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.

Ook digitale bestanden. Deze bewaarplicht geldt uiteraard ook voor computerprogramma’s en -bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle door de Belastingdienst kunnen worden gebruikt. Let op.  Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm, voldoet u, net zoals bij digitale facturen, niet aan uw bewaarplicht.

Conversie. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm (gecomprimeerd) bewaren. Dit wordt ‘conversie’ genoemd. De voorwaarden zijn:

• u zet alle gegevens over;
• u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
• u zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is;
• u kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
• u zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Vooroverleg. Het is verstandig om, voordat u tot conversie overgaat, uw plannen aan de Belastingdienst voor te leggen.

Juiste keuze maken

Administratiesoftware. Het moge duidelijk zijn dat digitalisering en dus uw administratiesoftware een steeds grotere rol gaan spelen. Goede administratiesoftware helpt u om uw administratie goed te voeren en zorgt ervoor dat uw gegevens zeven jaar beschikbaar blijven. Een betrouwbare administratie is de basis voor een goede bedrijfsvoering en belastingaangifte.

Keurmerk. Voor administratiesoftware is in samenwerking met de Belastingdienst het keurmerk Zeker-Online ontwikkeld. Als administratiesoftware dit keurmerk heeft, weet u dat deze software veilig en betrouwbaar is en dat deze geschikt is om gegevens mee te bewaren waar de Belastingdienst om vraagt.

Meer informatie. Voor meer informatie zie https://www.zeker-online.nl