Doorbetalen vaste kostenvergoeding bij ziekte?

Waarom ‘vast’? Een belangrijk nadeel bij kostenvergoedingen is de administratieve papierwinkel. Facturen, declaratieformulieren, handtekeningen, u kent het wel. U kunt dat veelal voorkomen door te werken met vaste kostenvergoedingen. U betaalt uw werknemer dan per vaste periode een standaardvergoeding, die ongeveer overeenkomt met de te maken kosten. Best handig, maar hoe zit het als uw werknemer tijdelijk geen kosten maakt, bijvoorbeeld bij ziekte?

Vaste kostenvergoeding geven?

Voorwaarden. Als u een vaste kostenvergoeding wilt hanteren, gelden hiervoor voorwaarden.

• Belangrijk is dat u aangeeft welke kosten door de vergoeding gedekt worden en voor welk bedrag. Dit moet u aannemelijk kunnen maken.
• Ook moet u via een steekproef onderzoeken wat de werkelijke kosten in een periode zijn en de vergoeding hierop afstemmen.
• De steekproef moet representatief zijn en dus een goed beeld geven van de werkelijke kosten. Een steekproef is niet nodig als u al een vaste kostenvergoeding hanteerde voordat u de werkkostenregeling toepaste en de omstandigheden daarna niet veranderd zijn.

Vrijstellingen/intermediaire kosten. Maken vrijstellingen deel uit van de vaste kostenvergoeding, zoals die voor congreskosten of de bekende € 0,19/km voor vervoerkosten, dan komen ze niet ten laste van de vrije ruimte (1,2% van de loonsom) in de werkkostenregeling. U moet ze dan wel aanwijzen als eindheffingsloon. Intermediaire kosten, zoals benzinekosten voor de auto van de zaak, komen ook niet ten laste van de vrije ruimte. Tip. Als u dit dus specificeert in de vaste kostenvergoeding, komt dit deel van de kostenvergoeding niet ten laste van de vrije ruimte. De rest van de kostenvergoeding wel. Let op. Komt u over de vrije ruimte heen, dan betaalt u over dit meerdere 80% eindheffing.

Tijdelijk geen kosten, wat nu?

Maakt een werknemer tijdelijk geen kosten, dan moet u na een bepaalde periode de kostenvergoeding voor vrijstellingen en intermediaire kosten stopzetten. Tip. De maand waarin de werknemer ziek is geworden en de maand erna mag u de kostenvergoeding nog blijven doorbetalen, daarna niet meer. Let op 1. Als de werknemer zich weer beter meldt, mag u pas vanaf de maand erna de kostenvergoeding hervatten. Let op 2. U kunt niet zomaar de arbeidsvoorwaarden aanpassen als uw werknemer ziek is. Neem in het arbeidscontract of in een reglement op welke vergoedingen en verstrekkingen worden stopgezet na een bepaalde periode van ziekte.

Uw werknemer wordt op 17 mei ziek. Hij hervat het werk weer op 11 augustus. De vergoeding voor niet doorlopende kosten mag u doorbetalen tot 1 juli en weer hervatten op 1 september.

Doorlopende kostenvergoedingen

Het bovenstaande geldt niet voor kostenvergoedingen die betrekking hebben op kosten die ook tijdens ziekte doorlopen, zoals bepaalde studiekosten of een abonnement op een zakelijk tijdschrift. Deze vergoedingen mag u dus wel blijven doorbetalen tijdens de ziekte. Ook belaste kostenvergoedingen kunt u blijven doorbetalen.