Zakelijke kosten gemaakt tijdens uw vakantie?

Inspecteur niet op ondernemersstoel

Zakelijke kosten. Als u kosten maakt die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming, dan zijn dat zakelijke kosten. Dit geldt ook voor kosten die rechtstreeks betrekking hebben op uw onderneming.

Toetsing. Of het bedrijfseconomisch gezien verstandig is om deze kosten te maken, is daarbij niet belangrijk. Zo beoordeelt de belastinginspecteur niet of het verstandig is om bepaalde uitgaven te doen. Maar de Belastingdienst kan bepaalde kosten wel als privé-uitgaven aanmerken, waardoor deze kosten niet of beperkt aftrekbaar zijn.

Zakelijk motief. Als het duidelijk is dat u de kosten volledig heeft gemaakt voor zakelijke belangen, zijn de kosten zakelijk aftrekbaar.

Let op. Er moet wel een redelijke verhouding tussen de kosten en het zakelijk belang zijn.

Gemengde kosten. Het komt voor dat bepaalde kosten, naast een zakelijk, ook een privékarakter hebben, doordat bijvoorbeeld uzelf of iemand anders er voordeel van heeft. Van deze zogenaamde gemengde kosten is uitsluitend het zakelijke deel aftrekbaar. Overheerst het privékarakter, dan zijn de kosten in zijn geheel niet aftrekbaar.

Terug naar uw vakantie

Zeker bij zaken waar u ook privé een voordeel van heeft, is het van belang de zakelijke belangen van de uitgaven aan te tonen. Voor de zogenaamde ‘gemengde kosten’, zoals voedsel (ook zakenlunches en -diners incl. fooi), drank (koffie, thee, melk en frisdrank), genotmiddelen (rookwaren), representatie (relatiegeschenken, recepties, feesten en vermaak), congressen, seminars en studiereizen (incl. reis- en verblijfskosten), is dit wettelijk geregeld. We schreven daar al vaker over.

Keuze in systeem geldt ook hierbij!

In ons voorbeeld heeft u eveneens de keuze uit een vaste aftrek van 73,5% van de totale gemengde kosten of u kunt er voor kiezen een vast bedrag van € 4.500,- van alle gemengde kosten tezamen niet af te trekken. Let op. De laatste optie is pas voordelig voor u als de gemengde kosten minstens € 16.981,- per jaar (2016) bedragen. Tip. Daaronder kunt u beter voor de beperkte aftrek van 73,5% kiezen.

Zakelijk of privé?

Als u wilt voorkomen dat u wordt geconfronteerd met een achterdochtige inspecteur over de zakelijkheid van de kosten, kunt u maar beter onderbouwen waarom de kosten zakelijk zijn. Hoe?

1. Allereerst moet u uitleggen dat de kosten zijn gemaakt met het oog op het zakelijke belang.
2. Dan dient u in extreme gevallen te bekijken of er geen wanverhouding bestaat tussen de gemaakte kosten en het nut van deze kosten voor uw onderneming.

Zakelijk nut. U staat sterk als u kunt aantonen dat bepaalde kosten daadwerkelijk iets hebben opgeleverd, bijvoorbeeld een nieuwe zakenrelatie.

Overdrijf niet! De inspecteur is niet op zijn achterhoofd gevallen. De rechter evenmin. Zoek de moeilijkheden niet op! Kunt u geen geloofwaardige onderbouwing geven, boek de uitgaven dan liever op privé. Dan hoeft u ook niet bang te zijn voor navorderingsaanslagen met rente en boete.