Digitaal communiceren met de Belastingdienst

Hoe digitaal is de overheid?

Fiscale zaken. Al sinds jaar en dag zijn ondernemers, en in toenemende mate ook particulieren, verplicht om hun fiscale aangelegenheden digitaal af te werken. Per saldo leidt het digitaliseren van de fiscale aangelegenheden tot meer efficiency en tot minder fouten.

Negatieve geluiden. De beroepsorganisatie ‘Register Belastingadviseurs’ heeft onlangs aan de bel getrokken over het feit dat steeds meer overheidsorganisaties hun post digitaal versturen, met het risico van onduidelijkheden. Een groot bezwaar is dat elk bestuursorgaan dit op zijn eigen manier doet, waarbij de een kiest voor de berichtenbox op https://www.mijnoverheid.nl en de ander opteert voor een eigen ‘kanaal’.

Risico’s. Er zijn zeker ook risico’s aan digitaal communiceren met de overheid. Als de overheid een schriftelijke reactie (of bezwaar) van u verwacht, is een e-mail niet voldoende. Een niet ‘erkende’ reactie leidt bijna per definitie tot overschrijding van termijnen en verlies van de mogelijkheid om naar de rechter te stappen.

Alleen op initiatief van de fiscus?

Alleen in concrete zaken. Als de fiscus per e-mail contact met u wil hebben, is dat altijd in een concrete zaak, bijvoorbeeld over een voorgenomen correctie. Let op. ‘Spontane’ e-mails over een andere zaak neemt de fiscus niet in behandeling.

Vanwaar deze beperkingen? De fiscus rechtvaardigt het nogal eenzijdige beleid met betrekking tot e-mailverkeer met de risico’s die aan e-mailverkeer verbonden zijn. Anderen zouden uw e-mail onder ogen kunnen krijgen, bijvoorbeeld door een onveilige internetverbinding. Persoonlijke gegevens zouden dan op straat kunnen komen te liggen, bijvoorbeeld uw burgerservicenummer of uw bankgegevens. Op zich niet zo gek, maar iedere vorm van communicatie, ook een brief, bergt het risico in zich dat (vertrouwelijke) gegevens bij een verkeerde persoon terechtkomen. Als de overheid deze bezwaren echt zo serieus zou nemen, is het op zijn minst vreemd dat digitaal berichtenverkeer wel mag (of zelfs moet) als het de overheid beter uitkomt.

Alternatieven? Als u beschikt over directe telefoon- of faxnummers van medewerkers of afdelingen, lukt het soms om op die manier snel rechtstreeks contact te leggen. De ervaring leert dat dit niet heel erg op prijs wordt gesteld. In het geval van ‘horizontaal toezicht’ belooft de fiscus wel dat er snel geschakeld kan worden.

Waarschuwingen van de fiscus

In onderling overleg. Op zijn website geeft de fiscus aan hoe men u benadert als men per e-mail contact met u wil hebben. Zo zal de fiscus geen persoonlijke gegevens in een e-mail zetten of per e-mail om betaling verzoeken. Als het mogelijk is om te e-mailen, belt de fiscus om te vragen of u dat wilt of de fiscus stuurt u een brief waarin u een e-mailadres krijgt. Let op. U krijgt nooit zomaar een e-mail van de Belastingdienst. Als iemand om persoonlijke gegevens vraagt of u per e-mail aanmaant, dan heeft u waarschijnlijk met een valse e-mail te maken waarmee cybercriminelen u geld afhandig proberen te maken. Reageer dus nooit op zulke e-mails, klik ook niet op linken en verwijder de e-mail meteen.