Wat speelt er? Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren. Wettelijk is echter niet bepaald wat we hier precies onder verstaan. Wel is bepaald dat uw financiële verplichtingen, waaronder uw fiscale, uit uw administratie moeten zijn op te maken. Ook is bepaald dat u boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op verzoek aan de inspecteur beschikbaar moet stellen. Ook uw digitale administratie behoort hiertoe.
Bewaartermijn voor welke bescheiden?
U moet als ondernemer uw gegevens zeven jaar bewaren. Voor onroerend goed geldt een langere termijn, namelijk tien jaar. Dit in verband met de herziening van de btw gedurende tien jaar bij onroerend goed, die op kan treden bij deels vrijgesteld gebruik en privégebruik.
Breed begrip. ‘Boeken, bescheiden en andere gegevensdragers’ is een breed begrip. Omdat bijna nergens omschreven staat wat u precies moet bewaren, kunt u beter te veel dan te weinig bewaren. Alles wat namelijk van belang kan zijn voor uw belastingheffing, moet u bewaren. Of het ook daadwerkelijk voor deze heffing van belang is, doet niet ter zake. Maak ook goed onderscheid tussen privé en zakelijk. Een collega die geen onderscheid had gemaakt in zakelijke e-mails en privé-e-mails, werd onlangs door de rechter gedwongen ook zijn privé-e-mails in te laten zien (ECLI:NL:GHARL:2022:715) .
Controle mogelijk maken
Uw administratie moet ook zodanig zijn ingericht dat de inspecteur een en ander eenvoudig kan controleren. Ook mag de inspecteur kopieën maken. U moet hierbij de nodige medewerking verlenen, dus zult u desgevraagd wachtwoorden moeten verstrekken als dit nodig is om de administratie te openen. U moet er ook rekening mee houden dat hard- en software veroudert. Zo is het niet ondenkbaar dat een verouderd boekhoudprogramma niet meer met een huidige Windows versie te openen is. U moet dan zorgen voor een pc met een versie waarop de administratie nog wel te raadplegen is.
Ook ten behoeve van derden. U moet uw administratie ook ter beschikking stellen als de inspecteur op deze manier wil checken of een derde aan zijn fiscale verplichtingen heeft voldaan. Zo kan hij bijv. eenvoudig nagaan of uw verkoop wel bij de afnemer als inkoop is geboekt, om zodoende zwarte omzet te kunnen bestrijden.
Conversie van gegevens
Conversie is het overbrengen van gegevens naar een andere gegevensdrager. Een balans en staat van baten en lasten op papier mag u niet converteren. Verder mag u alle gegevens converteren als u aan de volgende voorwaarden voldoet:
- u zet alle gegevens over;
- u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
- de nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar;
- u kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
- een controle van de geconverteerde gegevens kan binnen redelijke termijn plaatsvinden.
Belangrijk. Daarbij is het belangrijk dat u de gegevens volledig overzet. Scant u bijv. een document, dan moet u de informatie op alle bladzijden en bijlagen converteren. Bedenk ook dat echtheidskenmerken, zoals een watermerk, bij conversie verloren kunnen gaan. Zijn ze niet te converteren, dan moet u dat met technische en/of organisatorische maatregelen zien te compenseren. Bewaar dan het origineel. Voldoet u aan de voorwaarden, dan hoeft u de originele gegevens niet te bewaren na een conversie.
Afspraken maken. U kunt desgewenst altijd afspraken proberen te maken met de inspecteur over het bewaren en beperken van uw administratie, bijv. tot op welk detailniveau u gegevens moet bewaren of dat u afspreekt dat er voor minder belangrijke zaken een kortere bewaarperiode geldt. Houdt u er vervolgens goed aan, want blijkt bij een controle dat u zich niet aan de afspraken heeft gehouden, dan dreigt omkering van de bewijslast.
Omkeren bewijslast
Als de fiscus uw administratie wil inzien en deze is niet of niet volledig beschikbaar, dan kan de inspecteur dit met een informatiebeschikking van u vorderen. U krijgt dan de kans de administratie alsnog te achterhalen en in te laten zien. Voldoet u niet aan de eis om de gevraagde gegevens te tonen, dan kan de inspecteur u een aanslag opleggen en daarbij de bewijslast omdraaien. U moet dan bewijzen dat de aanslag te hoog is vastgesteld. Overbodig te zeggen dat dit zonder de juiste gegevens nauwelijks zal lukken.
Wat kunt u hiermee?
Weet dat u een vergaande administratieplicht heeft. Ondernemers hebben nogal eens de neiging om papieren weg te gooien als deze voor hen zelf niet meer van belang zijn, maar fiscaal is dat niet toegestaan. Houd er ook rekening mee dat tal van zaken tegenwoordig vergaand zijn gedigitaliseerd en dat u er verantwoordelijk voor bent dat deze zaken ook over jaren nog door de inspecteur zijn in te zien. Zorg dus ook voor actuele back-ups, bewaar zaken ook in de cloud en controleer regelmatig of wat u bewaren moet nog toegankelijk is.