Wederzijds belang van goede factuur
Het belang van een correcte factuur wordt nog weleens onderschat. Als een door u gestuurde factuur niet aan de wettelijke eisen voldoet, mag uw klant de btw niet aftrekken. Voor u, degene die de factuur opmaakt, geldt dat u de btw wel gewoon moet afdragen. Daarbij kan de Belastingdienst, indien u de factuurvereisten (bewust of onbewust) niet correct heeft toegepast, u een boete opleggen per factuur, per gebrek van € 5.514. Anderzijds geldt dit ook als u een factuur ontvangt van uw leverancier. Als deze factuur niet aan de wettelijke eisen voldoet, loopt u de vooraftrek van de btw mis.
Ook voor digitale factuur. Een papieren factuur, een e-factuur of een digitale factuur moeten aan dezelfde wettelijke eisen voldoen (art. 35a Wet OB) .
Vereenvoudigde factuureisen
Een vereenvoudigde factuur is toegestaan als het factuurbedrag maximaal € 100 inclusief btw is of als er sprake is van een correctiefactuur (wijziging van de oorspronkelijke factuur). Let op. Op een vereenvoudigde factuur moet in ieder geval staan:
- de datum van uitreiking van de factuur;
- bij ontvangst van een vereenvoudigde factuur de NAW-gegevens (identiteit) van de leverancier of dienstverrichter;
- bij uitreiking van een vereenvoudigde factuur uw NAW-gegevens;
- de aard van de geleverde goederen of diensten;
- het te betalen btw-bedrag (of de gegevens waarmee het btw-bedrag kan worden berekend);
- de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur indien er sprake is van een correctiefactuur.
Kassabon? Als een kassabon voldoet aan de vereenvoudigde factuureisen, spreekt men ook van een vereenvoudigde factuur. Let op. Maak van thermische bonnen een kopie of scan. Deze zijn na enige tijd niet meer leesbaar. Hierdoor voldoet u niet meer aan de bewaarplicht, waardoor de btw-aftrek geweigerd kan worden.
Geen vereenvoudigde factuur! Er mag geen vereenvoudigde factuur uitgereikt worden bij:
- afstandsverkopen;
- intracommunautaire leveringen (uit de EU);
- leveringen/diensten van buitenlandse leveranciers waarvan de btw naar u is verlegd.
Uitzondering: wel btw-aftrek als … Voor een aantal branches en activiteiten geldt de verplichting tot vermelding van de btw en/of de vermelding van de naam en het adres van een afnemer op een factuur niet. Voor deze branches en activiteiten mag u bij uw btw-aangifte de aan u in rekening gebrachte btw in bepaalde gevallen wel als vooraftrek in mindering brengen. Voorbeelden van dergelijke uitzonderingen zijn:
- op benzinebonnen van € 100 of minder hoeft niet uw naam en adres te staan. Btw-aftrek mag als u aannemelijk maakt dat u afnemer bent;
- op benzinebonnen van € 100 of meer hoeft niet uw naam en adres te staan. Btw-aftrek mag als de betaling naar u te herleiden is, zoals betaling met uw pinpas, creditcard of tankpas;
- het vervoersbewijs van openbaar vervoer en taxivervoer geldt als factuur. U mag deze 9% btw aftrekken zonder dat het op de bon staat;
- van voorschotnota’s en termijnbetalingen kunt u de btw aftrekken indien vaststaat dat de goederen of diensten geleverd worden. Dit is bijv. het geval als u hiervoor een contract heeft getekend. De btw moet dan wel op de facturen staan.
Breng de btw-aftrek van uzelf of uw klant niet in gevaar. Deze eisen gelden ook voor digitale facturen en e-facturen. Maak van thermische bonnen een kopie, omdat deze mettertijd vergaan. bron:indicator