Thuiswerk nog aan de orde. Vanwege coronacrisis en het nog steeds geldende advies voor werknemers om waar mogelijk thuis te werken, vergoeden en verstrekken werkgevers veel meer zaken aan hun personeel. Dat kan onder bepaalde voorwaarden belastingvrij. De Belastingdienst heeft onlangs verduidelijkt wanneer welke voorwaarden van kracht zijn, wat de invloed van een eigen bijdrage op de vrijstelling is en of toepassing van een zogenaamde ‘cafetariaregeling’ nog een rol speelt. Op deze manier kunt u uw vergoedingen en verstrekkingen hierop aanpassen en daardoor zo min mogelijk belasting betalen.
Thuiswerkvoorzieningen
Als uw werknemers, al dan niet vanwege corona, thuiswerken, kunt u hen een aantal zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Het verschil is dat bij vergoeden of verstrekken de werknemer eigenaar van de spullen wordt, terwijl hij deze in het laatste geval alleen maar mag gebruiken en u dus de eigenaar blijft. Zaken waar het bij thuiswerken om gaat, zijn met name computers, laptops en mobiele communicatieapparatuur, zoals een smartphone, maar ook een internetabonnement. Voorwaarde is wel dat genoemde zaken noodzakelijk zijn om het werk goed te kunnen uitvoeren. Of zaken noodzakelijk zijn, bepaalt u zelf in alle redelijkheid.
Invloed eigen bijdrage. U mag de werknemer een eigen bijdrage vragen voor privégebruik, zonder dat de vrijstelling dan in gevaar komt. Ook mag u een eigen bijdrage vragen als de werknemer een duurdere uitvoering van het betreffende apparaat wil hebben dan wat u hem aanbiedt. Behalve in deze twee gevallen mag u de kosten niet doorberekenen aan uw werknemer.
Invloed cafetariaregeling. Onder een cafetariaregeling kan een werknemer kiezen voor bepaalde beloningsbestanddelen, zoals een gratis laptop in ruil voor extra vakantiedagen. Dit betekent dat onder een cafetariaregeling genoemde zaken niet zijn vrijgesteld, omdat deze kennelijk niet noodzakelijk zijn voor het goed kunnen uitvoeren van de dienstbetrekking. Genoemde zaken zijn dan belast, tenzij u ze onderbrengt in de werkkostenregeling.
Arbovoorzieningen
Arbovoorzieningen zijn onder voorwaarden eveneens vrijgesteld en dus onbelast. De arbovoorzieningen moeten wel samenhangen met de verplichtingen die u als werkgever op grond van de Arbowet heeft. Ook moet de werknemer de voorzieningen in zijn werkruimte gebruiken. Omdat de inrichting van de werkruimte thuis aan de eisen van de Arbowet moet voldoen, zijn ook een bureau, een bureaustoel en een lamp vrijgesteld.
Invloed eigen bijdrage. De werknemer mag in beginsel geen eigen bijdrage betalen voor de arbovoorziening. Dat mag alleen als hij een duurdere uitvoering van een arbovoorziening wenst, zoals een luxere bureaustoel. De eigen bijdrage gaat dan af van zijn nettoloon.
Invloed cafetariaregeling. Bij een cafetariaregeling is de verstrekte arbovoorziening niet langer vrijgesteld, omdat de werknemer dan toch een eigen bijdrage betaalt. De werknemer mag onder een cafetariaregeling uit zijn nettoloon wel weer een eigen bijdrage betalen voor een luxere uitvoering van de arbovoorziening.
Werkkostenregeling
Wordt niet aan alle genoemde voorwaarden voldaan, dan kunt u thuiswerk- en arbovoorzieningen voor de werknemer toch onbelast houden als u deze zaken onderbrengt in de werkkostenregeling. Juist vanwege de coronacrisis is ook dit jaar weer de vrije ruimte verhoogd en bedraagt deze 3% van uw loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Schiet u dit jaar over de vrije ruimte heen, dan betaalt u als werkgever 80% belasting via de eindheffing over het meerdere.
Einde thuiswerken, wat nu? Heeft u zaken belastingvrij vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld en werkt de werknemer niet langer thuis, dan moet de werknemer deze weer bij u inleveren of de restwaarde aan u vergoeden uit het nettoloon. Deze restwaarde is lager dan de aankooprijs, want het betreft dan immers gebruikte goederen. Tip. Een optie is om de werknemer geen vergoeding te laten betalen en de restwaarde als eindheffingsloon onder te brengen in de werkkostenregeling. U betaalt dan alleen belasting als u over de vrije ruimte heen schiet.
Wat kunt u hiermee?
In de praktijk blijken werkgevers soepel om te gaan met het advies om thuis te werken en ook hun beleid inzake vergoedingen en verstrekkingen hierop aan te passen. Zoals gezegd, kan dit grotendeels belastingvrij, als u zich houdt aan de genoemde voorwaarden. Kunt u hieraan in een concreet geval niet voldoen, dan biedt altijd de werkkostenregeling nog uitkomst. Deze is dit jaar nog uitgebreid met een verhoging van de vrije ruimte, dus zult u minder snel met de eindheffing van 80% belasting geconfronteerd worden.