Omkering van bewijslast. Ontbreekt uw kasadministratie of is deze ondeugdelijk, dan mag de Belastingdienst bij het opleggen van de aanslag of naheffingsaanslag een redelijke schatting maken van de contante omzet. In bezwaar of beroep geldt vervolgens omkering en verzwaring van de bewijslast: u moet dan overtuigend aantonen dat de schatting onjuist is. Een zorgvuldige kasadministratie is dus essentieel. Wat moet u weten?
Hoe ziet goede kasadministratie eruit?
U legt (bij voorkeur dagelijks) vast:
- het beginsaldo van de kas;
- de contante omzet (bij een kassa leest u dit af bij het contante deel van de Z-afslag);
- de contante uitgaven (met omschrijving);
- stortingen van kas naar bank en opnamen van bank naar kas;
- privéopnamen uit de kas of privéstortingen in de kas;
- het boeksaldo van de kas (berekend eindsaldo);
- aanwezig kasgeld (op telmoment: bij voorkeur dagelijks, anders wekelijks);
- het eventuele kasverschil.
Btw apart? Nee, u hoeft in het kasboek niet met btw-groepen te werken. Wel moet uw administratie als geheel de omzet per btw-tarief (21%, 9%, 0% en vrijgesteld) kunnen opleveren.
Geen kassa? Zonder kassa onderbouwt u dit via een verbruiks-/voorraadadministratie (beginvoorraad + inkoop -/- eindvoorraad) en koppelt u de productgroepen aan het juiste btw-tarief.
Kladadministratie? Noteert u ontvangsten en uitgaven in een kladkasboek of op kladbriefjes en schrijft u deze later over in een (digitaal) kasboek? Let op. Dan maken deze primaire vastleggingen deel uit van uw kasadministratie. U mag deze niet wegdoen, u moet deze minimaal zeven jaar bewaren.
Regelmatig kascontrole uitvoeren
Een goede kasadministratie betekent meer dan alleen noteren van ontvangsten en uitgaven. U moet ook regelmatig controleren of het kasgeld klopt. Dat doet u door het aanwezige kasgeld na te tellen en dit te vergelijken met het saldo in uw kasboek. Ontstaat er een verschil, dan is het belangrijk dat u nagaat waardoor dit komt. Denk bijv. aan een vergeten bonnetje of een privéopname.
Zo verwerkt u kasverschillen. Vindt u de oorzaak, dan corrigeert u dit door alsnog de juiste boeking te maken. Blijft er een onverklaarbaar verschil over, dan moet u dit als volgt verwerken:
- overschotten boekt u als omzet, waarover u btw bent verschuldigd;
- tekorten boekt u als privéopname. Deze zijn niet aftrekbaar als kosten en leveren geen recht op vooraftrek van btw.
Bewaarplicht en back-ups
U bewaart minimaal zeven jaar:
- digitale kassabestanden (transactie-/dagtotalen);
- Z-afslagen en eventuele X-afslagen;
- Het (klad)kasboek en onderliggende kladaantekeningen/briefjes.
Belangrijk! Digitale kassagegevens moeten digitaal bewaard blijven. Een papieren uitdraai vervangt het bronbestand niet. Veel kassa’s hebben een beperkt geheugen en overschrijven oude data. Tip. Maak daarom altijd tijdig back-ups.