Administratieve eindejaarstips voor 2019

Einde van het jaar, een top 3

Geld besparen. Voordat u uw boekhouding over 2019 inlevert bij uw boekhouder, controleert u eerst of alles compleet is. Dit scheelt uw boekhouder tijd en u dus geld. Wat kunt u zelf al regelen?

1. Dubieuze debiteuren. Als het vermoeden bestaat dat uw klanten (debiteuren) hun schuld niet of slechts gedeeltelijk zullen, kunnen of willen betalen, dan mag u hiervoor een voorziening op de balans (laten) zetten. Blijkt uw klant later inderdaad niet te betalen, dan wordt de vordering afgeboekt op deze voorziening. Tip. De toevoeging aan de voorziening mag u aftrekken van uw winst in 2019. Door een voorziening ‘dubieuze debiteuren’ verplaatst u als het ware het tijdstip waarop u het verlies neemt. Vraag dus een debiteurenlijst op bij uw boekhouder en loop deze na.

Voorwaarden? Hiervoor gelden voorwaarden:

• u waardeert naar een redelijk oordeel;
• u beoordeelt dit per balansdatum;
• u beoordeelt dit per klant (bij een grote omvang mag u ook een ervaringscijfer gebruiken).

Let op. U moet kunnen aantonen dat uw voorziening op die specifieke debiteur niet uit de lucht gegrepen is, kortweg: hoe beter u documenteert, hoe beter het is. Denk hierbij aan e-mailverkeer, aangetekende brieven, aanmaningen, e.d.

Ervaringscijfers. Een combinatie van individuele en collectieve procentuele ervaringscijfers van debiteuren is toegestaan. De hoogte van de voorziening moet berusten op ervaringscijfers met betrekking tot de oninbaarheid van vorderingen. U moet dit kunnen onderbouwen!

2. Privé betaald. Het kan zijn dat u bepaalde zakelijke kosten via uw privébankrekening heeft betaald. Denk hierbij aan telefoonkosten, internetkosten, abonnementen of misschien wel assurantiepremies. Loop daarom uw privébankafschriften na op eventuele zakelijke kosten. Tip. Check ook of u de facturen van deze kosten in uw boekhouding heeft zitten.

3. Tussenrekeningen. Op de balans staan de zogenaamde ‘tussenrekeningen’. Gedurende het jaar worden op deze tussenrekeningen zaken geboekt, zoals posten die reeds betaald zijn, posten die nog betaald moeten worden of posten die nog uitgezocht moeten worden. Het is de bedoeling dat het saldo van iedere tussenrekening uiteindelijk op nul uitkomt. Let op. Tussenrekeningen die op het einde van het jaar niet op nul uitkomen en een saldi hebben, moet u kunnen verklaren.

Voorbeelden van tussenrekeningen. Dit zijn:

• vooruitbetaalde kosten. Op deze grootboekrekening boekt uw boekhouder de kosten die betrekking hebben op het volgende jaar (2020), maar waarvan u in het lopende jaar (2019) reeds de factuur heeft ontvangen;
• nog te betalen kosten. Op deze grootboekrekening boekt uw boekhouder de kosten die betrekking hebben op het lopende jaar (2019) maar waarvan u pas in 2020 de factuur gaat ontvangen;
• vraagposten. Op deze grootboekrekening boekt uw boekhouder alle zaken waarmee hij ten tijde van de boeking geen raad wist of waarvan de factuur ontbrak. Tip. Vraag een lijst met tussenrekeningen op bij uw boekhouder, zodat u geen aftrekposten mist en de eventuele btw-aftrek veiligstelt.