Schenking aanpassen bij dreigende scheiding?

Meteen regelen. Het is belangrijk dat die clausule er is op het moment dat het geld wordt geschonken. Het is juridisch niet mogelijk om dit later alsnog op te stellen, bijvoorbeeld in het zicht van een dreigende echtscheiding. Zelfs als het al enkele maanden na de schenking op papier wordt gezet, is het al te laat. Zo besliste het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden,16.03.2016 (GHARL:2016:2131) , dat een clausule niet geldig was omdat die achteraf was opgesteld, pas bij het doen van de aangifte schenkbelasting. In hetzelfde arrest beslisten de rechters dat het wel mogelijk is om een uitsluitingsclausule van toepassing te verklaren op alle toekomstige schenkingen. Dat lijkt gemakkelijk, dan is het in één keer geregeld. Zorg dan wel dat er geen twijfel kan bestaan over de akte of de brief waarin deze verklaring is opgenomen. In het berechte geval dreigt het toch nog mis te gaan omdat de rechters vermoeden dat de datum onder de brief niet correct is. Ze hebben een ‘bewijsopdracht’ gegeven aan het betrokken kind om ‘met andere middelen’ te bewijzen dat schenkingen tot haar privévermogen zijn gaan behoren.

Notaris? Gaat het bij een schenking om grote bedragen, dan raden we u aan om dat door een notaris te laten regelen. Zijn de belangen minder groot, dan kan een schenking met een privéclausule ook door uzelf in een ‘onderhandse akte’ worden vastgelegd.

Uw volgende stap

Een model ‘Schenkingsakte met uitsluitingsclausule’ kunt u bij ons opvragen.

Hoe kunt u een fiscale spaarpot als voorziening vormen?

Het zal u maar gebeuren. Uw machine blijkt al jaren olie te lekken en uw bedrijfspand is behoorlijk aangetast door betonrot. Hoewel de kosten van sanering en herstel zich pas op termijn zullen voordoen, mag u daar nu al rekening mee houden bij de winstberekening door de vorming van een fiscale voorziening. Hoe gaat dat in z’n werk?

Wanneer is een voorziening mogelijk?

U kunt een voorziening vormen als de toekomstige uitgaven veroorzaakt worden door feiten en omstandigheden die zich in de jaren eraan voorafgaand hebben voorgedaan en ook aan die jaren kunnen worden toegerekend. De meeste discussie levert echter de eis op dat de uitgaven zich ook met een redelijke mate van zekerheid zullen voordoen. Maar wat is zekerheid, want we beschikken nu eenmaal niet over een glazen bol, of u wel?

Milieuprobleem. Een collega van u zag zich voor deze vraag gesteld toen duidelijk werd dat de bodem en het grondwater onder zijn bedrijfspand ernstig vervuild waren. Hij wilde een forse voorziening vormen, maar volgens de inspecteur was de urgentie ervan nog onduidelijk. Dit bleek uit een beschikking van de provincie. Deze sprak van een niet spoedeisend geval van verontreiniging. Wel diende het bedrijf de ernst van de verontreiniging volgens de provincie te monitoren.

De rechter op de middenweg. Rechtbank Gelderland, 19.05.2016 (RBGEL:2016:2633) , stond daarop toe voor de monitoring een voorziening te vormen, maar niet voor de geschatte saneringskosten zelf.

Wat kunt u hiermee?

De uitspraak maakt duidelijk dat het van belang is dat u zo goed mogelijk kunt aantonen dat u in de toekomst kosten moet maken. Daarbij tellen alle feiten mee die bekend zijn tot en met de bezwaarfase. Uw collega voerde helaas tevergeefs aan dat de beslissing van de provincie op de balansdatum nog niet bekend was. Probeer het bij twijfel op een akkoordje te gooien met de fiscus, want dat scheelt een dure gang naar de rechter.

Deskundige nodig? Voor de omvang en mate van zekerheid ontkomt u er vaak niet aan een deskundige in te schakelen. Denk bijvoorbeeld aan technische of milieuschadedeskundigen.

Of gewoon zelf? Dit is uiteraard niet altijd nodig, want bijvoorbeeld de omvang van een garantievoorziening kunt u vaak het beste zelf inschatten. U weet immers als geen ander hoeveel van uw producten er gemiddeld met een beroep op de garantie retour komen.

Gevaar van te hoge voorziening

Voorkom dat een voorziening door de fiscus wordt geschrapt of beperkt in omvang. Wanneer hiervan sprake is, zal de voorziening geheel of gedeeltelijk aan de winst worden toegevoegd en betaalt u hierover dus alsnog belasting, rente en eventueel een boete. Let op. Hierdoor kan het door ons progressieve stelsel zijn dat u een hoger tarief gaat betalen dan waartegen u bespaard heeft.

Verschil met reserve? Voor toekomstige uitgaven met een piek kunt u ook een reserve vormen. Bijvoorbeeld voor periodiek onderhoud van uw machines of voor het schilderen van uw pand. Een nadeel van een reserve is dat er geen terugwerkende kracht mogelijk is. Daarom gaat de voorkeur uit naar een voorziening i.p.v. een reserve.

Ai, saldo uitstaande vorderingen te hoog door oud zeer?

Wanneer debiteuren afwaarderen?

Vermoeden. Als het vermoeden bestaat dat uw klanten (debiteuren) hun schuld niet of slechts gedeeltelijk zullen, kunnen of willen betalen, dan kunt u die vorderingen afwaarderen. Dit kunt u doen door een ‘voorziening dubieuze debiteuren’ op te nemen. Zo kunt u de afwaardering in het desbetreffende boekjaar in aftrek nemen. U verplaatst als het ware het tijdstip waarop u het verlies neemt.

Tip. Het aanleggen van een ‘voorziening dubieuze debiteuren’ is interessant wanneer uw onderneming een hoge winst gaat behalen in het desbetreffende boekjaar en u in de volgende jaren denkt een lagere winst te behalen.

Wat zijn de spelregels? U kunt niet zomaar een bedrag ten laste van de ‘voorziening dubieuze debiteuren’ brengen. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

• u waardeert naar een redelijk oordeel;
• u beoordeelt dit per balansdatum;
• u beoordeelt dit per individuele debiteur (bij een grote omvang mag u ook een ervaringscijfer gebruiken).

Let op. Neem een ‘voorziening dubieuze debiteuren’ op exclusief omzetbelasting. Wanneer de vordering definitief oninbaar wordt, kunt u de omzetbelasting terugvragen bij de Belastingdienst.

Verantwoordingsstukken

Documentatie is de boodschap! U zult moeten aantonen dat uw voorziening op die specifieke debiteur niet uit de lucht gegrepen is, kortweg: hoe beter gedocumenteerd u bent, hoe beter.

Om de aanleg van een voorziening op uw debiteur(en) te verantwoorden zorgt u er dus voor dat u bijvoorbeeld mailverkeer heeft met die debiteur, waarbij u hem alsnog verzoekt om te betalen, aangetekende brieven, aanmaningen van een advocaat, e.d.

Benut ervaringscijfers. Een combinatie van individuele en collectieve procentuele ervaringscijfers van debiteuren is toegestaan. Let op. De hoogte van de debiteurenvoorziening moet berusten op ervaringscijfers met betrekking tot de oninbaarheid van vorderingen. U moet dit kunnen onderbouwen!

Hoe zit het met de btw?

Regeling oninbare vorderingen. De wet kent een speciale regeling die het mogelijk maakt om btw in oninbare vorderingen terug te vragen.

Let op. Doordat er finale kwijting verleend wordt, is er echter niet langer sprake van een (oninbare) vordering. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst soms stelt dat er door de finale kwijting een deal gesloten is, waarbij u geacht wordt het bedrag te hebben ontvangen. Het is dan niet mogelijk om de btw daarvan terug te vragen. Een voorbeeld:

U heeft € 500,- met 21% btw (€ 605,-), gefactureerd. De afnemer betaalt op basis van een akkoord uiteindelijk 25%, oftewel: € 151,25. Reken dan niet op een btw-teruggave van (€ 605,- -/- € 151,25 x 21/121) € 78,75. Bij het geven van finale kwijting dient u er immers rekening mee te houden dat u de afgedragen btw niet meer terug kan vorderen van de Belastingdienst. De debiteur hoeft over het kwijtgescholden gedeelte geen btw terug te betalen.

Halfjaarlijks uw voorraad opschonen?

Waar gaat het over? Er zijn veel oorzaken waardoor een voorraad in uw magazijn niet meer te gebruiken is of waardoor een bepaalde voorraad minder waard is dan wat u ervoor heeft betaald. Echter heeft de waarde van uw voorraad rechtstreekse gevolgen voor uw (jaar)winst en dus voor de belasting die u straks moet betalen. Vandaar dat de Belastingdienst geïnteresseerd is in de waarde van uw voorraad. Klakkeloos voorraden afwaarderen of weggooien en van de winst aftrekken, is dus uit den boze! Hoe doet u dit fiscaal verantwoord?

Wat is voorraad?

Goederen die u heeft ingekocht of zelf heeft geproduceerd met als doel om ze te verkopen en die op balansdatum nog niet zijn verkocht, noemen we voorraad. Waardebepaling van uw voorraad doet u door te inventariseren (tellen). Een veelvoorkomend stelsel is waardering op kostprijs of lagere marktwaarde. Dat houdt in dat u uw voorraad op de balans opneemt voor de prijs die u ervoor heeft betaald of op de marktwaarde (als die lager is dan de kostprijs). Let op. Ook (volle en lege) emballage en statiegeld behoren tot de voorraad van een onderneming. Dit wordt vaak vergeten.

Risico’s van voorraden. Zoals u weet, brengt het houden van voorraden risico’s met zich mee:

• het kwantiteitsrisico: de hoeveelheid van de voorraad kan afnemen door brand of diefstal;
• het kwaliteitsrisico: de kwaliteit van goederen kan afnemen doordat de goederen bederven;
• het commerciële risico: goederen kunnen verouderen waardoor ze minder in de smaak vallen bij de klant, die worden dan incourant;
• het prijsrisico: de inkoopprijs kan dalen, waardoor u beter later had kunnen inkopen.

Hoe gaat u te werk?

Aannemelijk maken. Als er om welke reden dan ook voorraad is die u niet meer kunt verkopen of de voorraad is in waarde gedaald, dan zult u dit aannemelijk moeten maken. Vaak kunt u al aan de hand van uw voorraadadministratie inzicht verkrijgen in de mate van incourantheid.

U heeft voor de winter een flinke voorraad schaatsen ingekocht, maar het is niet gaan vriezen. In februari is het al duidelijk dat het seizoen volledig mislukt is en dus begint u aan de uitverkoop. Als de schaatsen die u heeft ingekocht voor € 20,- voor € 10.- de deur uitgaan, hoeft u er niet meer over na te denken hoe u uw voorraad af moet boeken.

Niet onderschatten … Zolang een voorraad een opbrengstwaarde behoudt, mag u de voorraad niet zomaar even volledig afschrijven.

U hoeft uw voorraad ook weer niet te dumpen om het verlies tot uitdrukking te brengen.

Tip. Ook als er gedurende het jaar helemaal niets uit de voorraad verkocht is, kan dat een aanwijzing zijn dat de artikelen incourant zijn geworden.

Detaillisten en systeem fiscus

Als u detaillist bent op het gebied van textiel, kleding, schoenen, meubelen en stofferingen en u kunt de waardedaling van uw voorraad niet vaststellen, kunt u een systeem van de Belastingdienst hanteren.

Uw volgende stap

De ‘Voorraadwaardering detaillisten’ van de fiscus kunt u bij ons opvragen.

Uw kind parttime in dienst nemen?

Ouderbijdrage. Schoolgaande en studerende kinderen kosten veel geld. Tegemoetkomingen van de overheid, zoals kinderbijslag en studiefinanciering, zijn onvoldoende en dus zult u de rest moeten opbrengen. Dat kan uit uw privémiddelen, maar wellicht is het een optie uw zoon of dochter parttime in uw bedrijf te laten werken. De kosten komen volledig in aftrek op de winst, maar uw kroost betaalt geen of nauwelijks belasting. Hoe kan dat?

Kind op de loonlijst

Kosten aftrekbaar. Als u uw kind voor bijvoorbeeld acht uren per week op de loonlijst zet, dan zijn deze loonkosten voor u aftrekbaar van de winst. Dat geldt ook voor bijkomende kosten, zoals premies Zvw en eventueel premies werknemersverzekeringen. Deze laatste premies betaalt u alleen als er een echte dienstbetrekking is, wat wil zeggen dat de familierelatie niet overheerst.

Inkomsten niet belast. De inkomsten van uw kind zijn voor een groot deel onbelast. Dit hangt samen met de algemene heffingskorting en de arbeidskorting. Hierop heeft iedere werknemer recht, dus ook uw kind. Concreet komen deze kortingen erop neer dat tot een bedrag van ruim € 6.100,- geen belasting hoeft te worden betaald. Boven dit bedrag geldt dit jaar, tot een inkomen van zo’n € 20.000,-, een tarief van 36,55%.

Kostenvergoedingen

Vrijgesteld. Naast het loon mag u uw zoon of dochter, net als andere werknemers, vergoedingen en verstrekkingen geven. Een aantal daarvan is vrijgesteld, zoals een computer die noodzakelijk is voor het werk of een vergoeding tot € 0,19/km voor woon-werkverkeer.

Werkkostenregeling. Niet vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen kunt u onderbrengen in de werkkostenregeling. Tot 1,2% van de loonsom van uw bedrijf zijn deze vergoedingen en verstrekkingen onbelast, daarboven betaalt uw bedrijf 80% eindheffing.

Niet ongebruikelijk? Voorwaarde is dat een dergelijke vergoeding of verstrekking niet ongebruikelijk mag zijn. Tot een bedrag van € 2.400,- per werknemer per jaar doet de fiscus echter niet moeilijk. Dit betekent dat u uw kind € 200,- aan vergoedingen en verstrekkingen per maand mag geven, zonder dat hij er belasting over betaalt.

Auto van de zaak? Wellicht is het gezien de werkzaamheden verdedigbaar dat uw zoon of dochter over een auto van de zaak beschikt. Als u kiest voor een elektrische, een lage bijtelling, een lage cataloguswaarde of een combinatie hiervan, blijft ook de bijtelling beperkt.

Minder administratie

Inwonend kind. In sommige gevallen is de administratie voor een meewerkend kind beperkt. U hoeft dan maar één keer per jaar aangifte loonheffingen te doen en geen loonstaten in te vullen. Het moet dan gaan om een inwonend kind en de familierelatie moet overheersen in de dienstbetrekking. Zoals we eerder zagen, hoeft u dan dus ook geen premies werknemersverzekeringen te betalen en is uw kind dus ook niet verzekerd voor bijvoorbeeld werkloosheid. Let op. Als u hiervan gebruik wilt maken, moet u wel toestemming vragen aan uw inspecteur.

De fiscus te vriend houden

Fiscale verplichtingen. Als zelfstandig ondernemer (eenmanszaak, Vof) heeft u op verschillende terreinen verplichtingen richting de fiscus. Over uw omzet moet btw worden afgedragen. Als u personeel in dienst heeft, dan krijgt u te maken met loonheffing. En over uw winst moet u uiteindelijk inkomstenbelasting betalen.

Even pauzeren? Als u eens wat krap bij kas zit, kan het aanlokkelijk zijn om deze fiscale verplichtingen even wat minder serieus te nemen. U bent privé toch al aansprakelijk voor schulden van de onderneming, dus veel erger zal het toch niet worden als u eventjes een ‘belastingpauze’ inlast?

Privé aansprakelijk. Werkt u niet via een rechtspersoon, zoals een BV, dan bent u geen ‘bestuurder’. Het goede nieuws is dat u dus ook niet tegen ‘bestuurdersaansprakelijkheid’ aanloopt in geval van openstaande belastingschulden. Maar ook met uw bedrijf in eenmanszaak, Vof of maatschap is de fiscus een belangrijke partij die u maar beter te vriend kunt houden!

Wat kunt u verwachten?

Naheffing met boete. Als u bijvoorbeeld te laat bent met het betalen van de verschuldigde btw, dan zult u een naheffingsaanslag ontvangen. Deze wordt verhoogd met een betaalverzuimboete van 3% van het niet-betaalde bedrag met een minimum van € 50,- en een maximum van € 5.278,-.

Belastingdeurwaarder. Als u deze aanslag niet betaalt, dan zult u na enkele aanmaningen geconfronteerd worden met een dwangbevel. Indien ook dit u niet tot betalen aanzet, zal de belastingdeurwaarder beslag gaan leggen op uw bezittingen.

Beslaglegging. De fiscus is een sterke partij met stevige invorderingsmiddelen. Zo kunnen zij ook beslag leggen op zaken die een derde voor u bewaart (derdenbeslag) of op loon of een uitkering die u naast uw onderneming ontvangt.

Hoe lost u dit op?

Contact houden. Het is dan ook raadzaam om uw contacten met de fiscus goed te onderhouden. In de praktijk blijkt dat regelmatig overleg over de stand van zaken zeer zinvol is. Zo kunt u de fiscus uitleggen waardoor de betalingsproblemen zijn ontstaan en wanneer u verwacht uw schulden te kunnen gaan inlopen. Tip. Als uw belastingschuld minder dan € 20.000,- is, kunt u telefonisch uitstel van betaling aanvragen voor max. vier maanden.

Betalingsregeling. Het is niet verstandig al uw middelen aan andere schuldeisers te besteden. Als u namelijk periodiek wat kunt aflossen op uw belastingschuld, is de fiscus in de regel bereid tot het sluiten van een voor u gunstige betalingsregeling. Lopen de schulden alleen maar op, dan zal de fiscus snel minder coulant worden.

Kwijtschelding. Ook met het oog op een potentiële kwijtschelding is het van belang dat u uw fiscale verplichtingen zoveel mogelijk nakomt. Een gedeeltelijke kwijtschelding van belastingschulden kan aan de orde komen als u over onvoldoende middelen beschikt om deze geheel te voldoen.

Juiste aangiften. Als de belastingschuld echter het gevolg is van het niet doen van de vereiste aangifte of te wijten is aan uw grove schuld, dan wordt er per definitie geen kwijtschelding verleend. Het is dan ook van belang om correcte aangiften te blijven indienen.

Financiering kind op zakelijke gronden

Onzakelijke lening? De afgelopen jaren is fiscaal veel aandacht voor het thema ‘onzakelijke leningen’. Dit zijn leningen die zijn aangegaan onder dusdanig gunstige voorwaarden voor de geldnemer dat eigenlijk geen enkele onafhankelijke financier deze zou verstrekken. Zelfs niet tegen een veel hogere, niet winstafhankelijke, rente. Waarom is dat fiscaal belangrijk?

Niet afwaarderen. Het belangrijkste gevolg van de kwalificatie onzakelijke lening is dat de financier een dergelijke lening niet mag afwaarderen ten laste van zijn resultaat. Men is namelijk van mening dat de lening is verstrekt uit hoofde van het ondernemerschap en zodoende niet in de winst tot uitdrukking moet komen.

Geen fiscaal verlies. Dus als de lening op termijn waardeloos wordt, doordat de gefinancierde onderneming het slecht doet of zelfs failliet gaat, mag de geldgever dit verlies fiscaal niet aftrekken.

Persoonlijke gronden

Tot voor kort werd het leerstuk van de onzakelijke lening vooral toegepast in de verhouding tussen een vennootschap en diens aandeelhouder. Deze aandeelhouder kon dan een natuurlijk persoon zijn of een vennootschap. Recente rechtspraak, Hoge Raad, 22.04.2016 (HR:2016:703) , heeft echter duidelijk gemaakt dat een lening van ouders aan de onderneming van hun kind ook onzakelijk kan zijn.

Let op. Zo kan iedere lening met gunstige leningsvoorwaarden op persoonlijke gronden, onzakelijk zijn. Denk aan de lening van een belastingplichtige ter financiering van de onderneming van zijn partner. Maar ook aan de financiering van de (startende) onderneming van uw kind.

Onzakelijk

Velen zullen ervoor kiezen een financiering aan de onderneming van hun kind te verstrekken vanuit de zaak. Dit met het doel om een eventueel afwaarderingsverlies in aanmerking te kunnen nemen. Hetzelfde geldt wanneer de lening vanwege haar ongebruikelijke karakter onder de terbeschikkingstellingsregeling wordt gebracht. Let op. Bij een financiering vanuit box 3 speelt de onzakelijke lening niet omdat u dan sowieso de lening fiscaal niet kunt aftrekken.

Fiscaal niets aftrekken. Als de overeengekomen leningsvoorwaarden dermate gunstig zijn dat geen enkele onafhankelijke derde de lening zou willen verstrekken, dan zal een afwaardering niet fiscaal in aanmerking mogen worden genomen. Er is dan sprake van een onzakelijke lening tussen uw bedrijf en de onderneming van uw kind.

Gunstige leningsvoorwaarden?

Denk hierbij aan het ontbreken van een aflossingsschema en een duidelijke overeenkomst. Maar ook (bijna) geen zekerheden, zoals een recht van hypotheek of pandrecht, waardoor u geen verhaal heeft wanneer uw kind niet kan betalen. Zorg er dus voor dat uw lening aan de onderneming van uw kind onder zakelijke voorwaarden is aangegaan. Stel een leningsovereenkomst op en houd uw kind hieraan. Let op. Als u later accepteert dat uw kind, in tegenstelling tot de overeenkomst, niet aflost op de lening, kan er alsnog een onzakelijke lening ontstaan. Een onafhankelijke derde zou dit ook niet zomaar accepteren.

Uw volgende stap

Een model ‘Leningsovereenkomst’ kunt u bij ons opvragen.

Ik ga op vakantie, wat mag mee en wat mag terug?

Buiten of binnen de EU. Omdat binnen de EU vrij verkeer van goederen is, mag u dus van alles zoveel u wilt meenemen. Alleen voor drank en tabak gelden er andere regels. Dus als u naar een camping in Italië vertrekt, mag u zoveel brood, koffie en aardappelen meenemen als u wilt. Behalve als u vliegt, want u kunt niet zomaar 100 kg aardappelen mee aan boord nemen. Koopt u buiten de EU iets met een totale waarde van € 430,- of meer? Dan moet u dat melden bij de douane en invoerbelasting betalen. Tussen € 430,- en € 700,- geldt een goedkoper reizigerstarief. Let op. Tel voor de grens van € 430,- tabak en drank niet mee. Drank mag u binnen de EU behoorlijk wat vervoeren.

		Buiten EU	Binnen EU
Drank	Gedistilleerd	1 liter en	10 liter en
	Gewone wijn	4 liter en	90 liter en
	Bier	16 liter	110 liter
Tabak	Sigaretten	200 stuks of	800 stuks en
	Tabak/shag	250 gram of	1 kilogram en
	Sigaren	50 stuks	200 stuks

Medicijnen . Als u opiaten (slaapmiddelen, kalmeringsmiddelen, e.d.) meeneemt naar een Schengenland, dan heeft u van het CAK een Schengenverklaring nodig. Deze downloadt u van de CAK-website, vult u in, laat u ondertekenen door uw arts en stuurt u naar het CAK (vier weken verwerkingstijd). De verklaring is 30 dagen geldig. Voor alle andere landen moet u checken wat de regels zijn. Dat is gemakkelijk te doen op http://www.hetcak.nl/portalserver/portals/cak-portal/pages/s3-1-medicijnen-mee-op-reis.html Soms heeft u een medicijnenverklaring van uw arts nodig. Let op. Een medicijnenpaspoort is geen officieel reisdocument, maar kan wel handig zijn om aan te tonen voor wie de medicijnen bedoeld zijn.

Namaakartikelen. De verleiding om nepmerkartikelen te kopen is vaak groot. In het algemeen mag u een kleine hoeveelheid hiervan invoeren, bijv. drie horloges, drie dvd’s, drie paar schoenen of drie overhemden (bron: Belastingdienst/Douane http://reizigers.douane.nl ). Let op. Het uitvoerende land kan u aanspreken op inbreuk van het merkenrecht.

Mag uw hond mee? Of en onder welke voorwaarden u uw hond mag meenemen, verschilt per land. Soms volstaat een hondenpaspoort met de juiste inentingen. Vraag dit altijd na bij uw dierenarts of bekijk de website van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit ( https://www.nvwa.nl ).

Zakelijke kosten gemaakt tijdens uw vakantie?

Inspecteur niet op ondernemersstoel

Zakelijke kosten. Als u kosten maakt die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming, dan zijn dat zakelijke kosten. Dit geldt ook voor kosten die rechtstreeks betrekking hebben op uw onderneming.

Toetsing. Of het bedrijfseconomisch gezien verstandig is om deze kosten te maken, is daarbij niet belangrijk. Zo beoordeelt de belastinginspecteur niet of het verstandig is om bepaalde uitgaven te doen. Maar de Belastingdienst kan bepaalde kosten wel als privé-uitgaven aanmerken, waardoor deze kosten niet of beperkt aftrekbaar zijn.

Zakelijk motief. Als het duidelijk is dat u de kosten volledig heeft gemaakt voor zakelijke belangen, zijn de kosten zakelijk aftrekbaar.

Let op. Er moet wel een redelijke verhouding tussen de kosten en het zakelijk belang zijn.

Gemengde kosten. Het komt voor dat bepaalde kosten, naast een zakelijk, ook een privékarakter hebben, doordat bijvoorbeeld uzelf of iemand anders er voordeel van heeft. Van deze zogenaamde gemengde kosten is uitsluitend het zakelijke deel aftrekbaar. Overheerst het privékarakter, dan zijn de kosten in zijn geheel niet aftrekbaar.

Terug naar uw vakantie

Zeker bij zaken waar u ook privé een voordeel van heeft, is het van belang de zakelijke belangen van de uitgaven aan te tonen. Voor de zogenaamde ‘gemengde kosten’, zoals voedsel (ook zakenlunches en -diners incl. fooi), drank (koffie, thee, melk en frisdrank), genotmiddelen (rookwaren), representatie (relatiegeschenken, recepties, feesten en vermaak), congressen, seminars en studiereizen (incl. reis- en verblijfskosten), is dit wettelijk geregeld. We schreven daar al vaker over.

Keuze in systeem geldt ook hierbij!

In ons voorbeeld heeft u eveneens de keuze uit een vaste aftrek van 73,5% van de totale gemengde kosten of u kunt er voor kiezen een vast bedrag van € 4.500,- van alle gemengde kosten tezamen niet af te trekken. Let op. De laatste optie is pas voordelig voor u als de gemengde kosten minstens € 16.981,- per jaar (2016) bedragen. Tip. Daaronder kunt u beter voor de beperkte aftrek van 73,5% kiezen.

Zakelijk of privé?

Als u wilt voorkomen dat u wordt geconfronteerd met een achterdochtige inspecteur over de zakelijkheid van de kosten, kunt u maar beter onderbouwen waarom de kosten zakelijk zijn. Hoe?

1. Allereerst moet u uitleggen dat de kosten zijn gemaakt met het oog op het zakelijke belang.
2. Dan dient u in extreme gevallen te bekijken of er geen wanverhouding bestaat tussen de gemaakte kosten en het nut van deze kosten voor uw onderneming.

Zakelijk nut. U staat sterk als u kunt aantonen dat bepaalde kosten daadwerkelijk iets hebben opgeleverd, bijvoorbeeld een nieuwe zakenrelatie.

Overdrijf niet! De inspecteur is niet op zijn achterhoofd gevallen. De rechter evenmin. Zoek de moeilijkheden niet op! Kunt u geen geloofwaardige onderbouwing geven, boek de uitgaven dan liever op privé. Dan hoeft u ook niet bang te zijn voor navorderingsaanslagen met rente en boete.

Digitaal communiceren met de Belastingdienst

Hoe digitaal is de overheid?

Fiscale zaken. Al sinds jaar en dag zijn ondernemers, en in toenemende mate ook particulieren, verplicht om hun fiscale aangelegenheden digitaal af te werken. Per saldo leidt het digitaliseren van de fiscale aangelegenheden tot meer efficiency en tot minder fouten.

Negatieve geluiden. De beroepsorganisatie ‘Register Belastingadviseurs’ heeft onlangs aan de bel getrokken over het feit dat steeds meer overheidsorganisaties hun post digitaal versturen, met het risico van onduidelijkheden. Een groot bezwaar is dat elk bestuursorgaan dit op zijn eigen manier doet, waarbij de een kiest voor de berichtenbox op https://www.mijnoverheid.nl en de ander opteert voor een eigen ‘kanaal’.

Risico’s. Er zijn zeker ook risico’s aan digitaal communiceren met de overheid. Als de overheid een schriftelijke reactie (of bezwaar) van u verwacht, is een e-mail niet voldoende. Een niet ‘erkende’ reactie leidt bijna per definitie tot overschrijding van termijnen en verlies van de mogelijkheid om naar de rechter te stappen.

Alleen op initiatief van de fiscus?

Alleen in concrete zaken. Als de fiscus per e-mail contact met u wil hebben, is dat altijd in een concrete zaak, bijvoorbeeld over een voorgenomen correctie. Let op. ‘Spontane’ e-mails over een andere zaak neemt de fiscus niet in behandeling.

Vanwaar deze beperkingen? De fiscus rechtvaardigt het nogal eenzijdige beleid met betrekking tot e-mailverkeer met de risico’s die aan e-mailverkeer verbonden zijn. Anderen zouden uw e-mail onder ogen kunnen krijgen, bijvoorbeeld door een onveilige internetverbinding. Persoonlijke gegevens zouden dan op straat kunnen komen te liggen, bijvoorbeeld uw burgerservicenummer of uw bankgegevens. Op zich niet zo gek, maar iedere vorm van communicatie, ook een brief, bergt het risico in zich dat (vertrouwelijke) gegevens bij een verkeerde persoon terechtkomen. Als de overheid deze bezwaren echt zo serieus zou nemen, is het op zijn minst vreemd dat digitaal berichtenverkeer wel mag (of zelfs moet) als het de overheid beter uitkomt.

Alternatieven? Als u beschikt over directe telefoon- of faxnummers van medewerkers of afdelingen, lukt het soms om op die manier snel rechtstreeks contact te leggen. De ervaring leert dat dit niet heel erg op prijs wordt gesteld. In het geval van ‘horizontaal toezicht’ belooft de fiscus wel dat er snel geschakeld kan worden.

Waarschuwingen van de fiscus

In onderling overleg. Op zijn website geeft de fiscus aan hoe men u benadert als men per e-mail contact met u wil hebben. Zo zal de fiscus geen persoonlijke gegevens in een e-mail zetten of per e-mail om betaling verzoeken. Als het mogelijk is om te e-mailen, belt de fiscus om te vragen of u dat wilt of de fiscus stuurt u een brief waarin u een e-mailadres krijgt. Let op. U krijgt nooit zomaar een e-mail van de Belastingdienst. Als iemand om persoonlijke gegevens vraagt of u per e-mail aanmaant, dan heeft u waarschijnlijk met een valse e-mail te maken waarmee cybercriminelen u geld afhandig proberen te maken. Reageer dus nooit op zulke e-mails, klik ook niet op linken en verwijder de e-mail meteen.