Voor de vakantie gebruikt een aantal ondernemers de auto en soms ook de auto van de zaak. Hoe zit het dan met de autokosten die u tijdens de vakantie maakt? Zijn deze voor de ondernemer gewoon aftrekbaar en kunt u deze ook belastingvrij aan uw personeel vergoeden? Hoe zit dat precies?

Bijtelling

Als u een auto van de zaak gebruikt, heeft u met de bekende bijtelling te maken. Het bedrag van de bijtelling kunt u voor wat betreft uw eigen auto van de zaak niet ten laste van de winst brengen. Bij werknemers met een auto van de zaak wordt de bijtelling tot het loon gerekend. Voor gewone auto’s die dit jaar voor het eerst op kenteken zijn gezet, is de bijtelling 22% van de cataloguswaarde. Voor elektrische is dit 16% tot een cataloguswaarde van € 35.000, over het meerdere is het eveneens 22%.

Privégebruik

De bijtelling betaalt u vanwege het privégebruik. Alleen als u de auto aantoonbaar maximaal 500 kilometer per jaar privé gebruikt, ontloopt u de bijtelling. Als u de auto in de vakantie gebruikt, is dit ook privégebruik en heeft u dus al snel met de bijtelling te maken. Daar staat tegenover dat u ook alle kosten die u in de vakantie voor de auto maakt, ten laste van de winst kunt brengen als het uw eigen auto van de zaak betreft. Maakt de werknemer tijdens zijn vakantie kosten voor de auto van de zaak, dan mag u deze onbelast vergoeden. Hij betaalt immers al een bijtelling voor het privégebruik.

Wat valt hier allemaal onder? In beginsel vallen alle autokosten onder de kosten die u ten laste van de winst kunt brengen, dan wel belastingvrij kunt vergoeden. Of u uw werknemer deze kosten ook allemaal vergoedt, mag u zelf weten. Uiteraard moet u hierover goede afspraken met uw werknemer maken. Zo kunt u bijv. beperkingen stellen aan de kosten die u vergoedt en bijv. de kosten van tolwegen uitsluiten of de werknemer een deel van de brandstofkosten zelf laten betalen. Fiscaal is dit echter niet nodig.

Vervangende auto

Soms moet uw werknemer noodgedwongen gebruikmaken van een vervangende auto of een auto huren, omdat deze tijdens de vakantie gerepareerd moet worden. In dat geval staat niet de oorspronkelijke auto maar de vervangende auto ter beschikking. Heeft de vervangende auto een andere catalogusprijs of is het bijtellingspercentage anders, dan moet formeel ook voor de betreffende periode de bijtelling worden herzien. Bij geringe verschillen en korte periodes zal dit zo’n vaart niet lopen, maar wanneer het een langere periode of een flink hogere bijtelling betreft, is correctie zeker op zijn plaats. Dit valt af te leiden uit een afspraak die de Belastingdienst met de leasemaatschappijen heeft gemaakt over het ter beschikking stellen van een vervangende auto tijdens de vakantie.

Extra bijtelling? Gebruikt u of uw werknemer de auto van de zaak tijdens de vakantie, dan is dit gewoon privégebruik. Alle kosten van dit privégebruik zijn aftrekbaar van de winst als het uw eigen auto van de zaak betreft en onbelast te vergoeden als het de auto van de zaak van de werknemer betreft. Houd er wel rekening mee dat de inspecteur de bijtelling hoger kan vaststellen als uit de feiten blijkt dat de auto dermate veel privé is gebruikt in de vakantie, dat een hogere bijtelling op zijn plaats is. De inspecteur heeft in deze wel de bewijslast, maar dat is aan de hand van buitenlandse facturen inzake bijv. brandstof en tol een koud kunstje.

Controle op schijnzelfstandigheid

In 2016 is de Wet DBA (Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties) in werking getreden. Hiermee kwam de VAR (Verklaring arbeidsrelatie) te vervallen. Na de onrust onder bedrijven en zelfstandigen over hun fiscale positie besloot het kabinet in datzelfde jaar de Wet DBA voorlopig niet te handhaven (moratorium). Uit onderzoek van de Algemene Rekenkamer blijkt dan ook dat de Belastingdienst onder andere vanwege het handhavingsmoratorium bijna niet controleert op schijnzelfstandigheid. Zo heeft de Belastingdienst tussen eind 2019 en 2021 maar drie aanwijzingen afgegeven en één keer een correctie. Wat moet u weten?

Inhuren zzp’er. Er is sprake van schijnzelfstandigheid als een opdrachtgever een zzp’er inhuurt voor werkzaamheden, terwijl de zzp’er feitelijk een werknemer is. Tip.  Met de webmodule op de website van het Ondernemersplein KvK ( https://bit.ly/3ajjygA ) kunt u een indicatie krijgen van de aard van de arbeidsrelatie. Dit is slechts een hulpmiddel waar u geen rechten aan kunt ontlenen.

Beleid Belastingdienst

De Belastingdienst kan correctieverplichtingen en naheffingsaanslagen opleggen (handhaven) bij opdrachtgevers, eventueel met een boete als er sprake is van schijnzelfstandigheid. Voordat de Belastingdienst dit doet, zullen ze eerst toezicht uitvoeren. Dit kan bijv. een bedrijfsbezoek zijn, gevolgd met een boekenonderzoek. De Belastingdienst handhaaft echter alleen als er sprake is van kwaadwillendheid of als ze aanwijzingen hebben gegeven die niet zijn opgevolgd.

Kwaadwillend? Iemand is kwaadwillend als hij opzettelijk een situatie van evidente (zeer duidelijke) schijnzelfstandigheid laat ontstaan of bestaan, terwijl hij eigenlijk weet of had kunnen weten dat er sprake is van een dienstbetrekking. Alvorens de Belastingdienst een correctieverplichting of een naheffingsaanslag op kan leggen, moeten ze bewijzen dat er sprake is van:

• een (fictieve) dienstbetrekking; en
• evidente schijnzelfstandigheid; en
• opzettelijke schijnzelfstandigheid.

Geen kwaadwillendheid. Indien tijdens een controle blijkt dat er sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking, maar geen sprake van kwaadwillendheid, dan wordt er nog niet gehandhaafd maar geeft de Belastingdienst aanwijzingen die opgevolgd dienen te worden. Zo moet:

• de arbeidsrelatie zo vorm worden gegeven dat er sprake is van werken buiten dienstbetrekking; of
• de arbeidsrelatie verwerkt worden in de aangifte loonheffing.

Opvolgen aanwijzingen. Als de aanwijzingen niet, niet voldoende of niet tijdig worden opgevolgd en er nog steeds sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking, dan kan de Belastingdienst handhaven.

Blijf dus kritisch bij het inhuren van …

Ondanks het handhavingsmoratorium is het zaak dat u kritisch blijft bij het inhuren van zelfstandigen. Tip.  Op de website van de Belastingdienst vindt u een stappenplan of u een modelovereenkomst nodig heeft of niet ( https://bit.ly/3LXOP61 ). Ook vindt u hier algemene modelovereenkomsten en specifieke, branchegerelateerde modelovereenkomsten. Indien de modelovereenkomst juist is ingevuld en zolang er volgens de overeenkomst gewerkt wordt, hoeft u als opdrachtgever geen loonheffingen in te houden en te betalen.

Hoe zat het ook alweer?

Tot en met 2021 kan men studiekosten, indien er voldaan wordt aan de voorwaarden, in aftrek nemen in de aangifte inkomstenbelasting bij de persoonsgebonden aftrek studiekosten en andere scholingskosten. Zoals u weet, is de fiscale scholingsaftrek per 1 januari 2022 vervallen. In plaats van de fiscale scholingsaftrek is er een subsidieregeling: STAP-budget voor werkenden (ook ondernemers) en werkzoekenden. Hierbij staat STAP voor Stimulering Arbeidsmarkt Positie. Het STAP-budget levert een maximale bijdrage van € 1.000. Maar niet elke studie, opleiding en/of cursus komt in aanmerking voor het STAP-budget. Hoe kunt u uw werknemers tegemoetkomen?

Toekomstig beroep

Volgt uw werknemer een studie of opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen uit werk en woning, dan zijn de vergoedingen en verstrekkingen hiervoor gericht vrijgesteld.

Voorwaarden. Om voor deze vrijstelling van de studie en opleiding in aanmerking te komen, gelden de hiernavolgende drie voorwaarden naast elkaar.

1. Het moet gaan om studiekosten die niet al door een ander worden vergoed (denk bijv. aan een opleiding waar de werknemer een beurs of studiefinanciering voor heeft).
2. De studie of opleiding moet gericht zijn op het vervullen van een beroep in de toekomst. Het kan hierbij dus ook gaan om een andere functie binnen uw bedrijf of bij een andere werkgever.
3. U heeft de vergoeding verstrekt of toegezegd voor het einde van het kalenderjaar waarin de kosten zijn gemaakt. Met andere woorden: u mag niet in 2022 alsnog een belastingvrije vergoeding toekennen over een studie of opleiding waarvan de kosten zijn gemaakt in 2021. Let op.  Indien er sprake is van een scholingsbudget waarbij het budget een voorwaardelijk karakter draagt, dient de werknemer de vergoeding aangevraagd te hebben in het jaar dat de kosten gemaakt zijn.

Hobby of persoonlijke interesse. Het mag dus niet een vrijblijvende hobbycursus zijn. In twijfelgevallen zult u dus ook aannemelijk moeten kunnen maken waarom de cursus aan deze voorwaarde voldoet. Is de werknemer bezig met omscholen? Waar blijkt dat dan uit? Hoe past de cursus daarin? Let op.  Hoe onlogischer de cursus in de carrièrelijn van de werknemer past, des te beter de onderbouwing zal moeten zijn.

Beter betaald speelt geen rol. Het is geen vereiste dat als uw werknemer een ander beroep of functie nastreeft (bij u of bij een andere werkgever) en hier een studie of opleiding voor gaat volgen, dat deze functie beter betaald moet zijn. Uw werknemer kan immers de voorkeur hebben voor werk dat minder betaalt, maar dat wel beter bij hem past.

Welke vergoedingen en verstrekkingen? Het betreft hier voornamelijk de lesgelden, studieboeken en andere leermiddelen, alsmede de reiskosten voor lesbezoek. Let op 1.  De vergoedingen en verstrekkingen moeten uitsluitend en rechtstreeks verband houden met de opleiding. Let op 2.  Vergoedingen en verstrekkingen die verband houden met een werk- of studeerruimte, waaronder ook de inrichting, zijn niet gericht vrijgesteld. Deze behoren tot het loon, mits het hier om arbovoorzieningen gaat. Tip.  Reist uw werknemer met eigen vervoer, dan kunt u hem maximaal € 0,19/km onbelast vergoeden.

Hoe zit het met zelfstudie? De kosten die uw werknemer maakt voor zelfstudie, zijn niet gericht vrijgesteld. Schaft uw werknemer zonder een opleidingstraject te volgen een studieboek aan om kennis op te doen, dan zijn dit geen studie- of opleidingskosten voor een toekomstig beroep. Tip.  De kosten van dit studieboek kunnen wel vallen onder de gerichte vrijstelling van vakliteratuur ten behoeve van de huidige dienstbetrekking.

Studiekostenvergoeding na diploma. Soms wordt met een werknemer afgesproken dat hij de studiekostenvergoeding pas geheel of gedeeltelijk krijgt na het behalen van zijn diploma. In dat geval is de Belastingdienst van mening dat de vergoeding een beloning is voor het behalen van dit diploma. Er is dan ook sprake van belastbaar loon in plaats van vrijgesteld loon.

Alternatief? Wilt u uw werknemer ook financieel motiveren de opleiding succesvol af te ronden, dan kunt u ook kiezen voor een terugbetalingsverplichting als de werknemer de opleiding niet binnen een afgesproken periode succesvol afrondt. De werknemer moet in dat geval zijn vergoeding (deels) terugbetalen.

Ex-werknemers. De gerichte vrijstelling voor scholing met het oog op het verwerven van (meer) inkomen uit werk en woning, geldt vanaf 1 januari 2021 ook voor vergoedingen en verstrekkingen aan ex-werknemers. Hierdoor kan een werknemer die bijv. een scholingsbudget heeft en dit ook nog mag gebruiken na het einde van zijn dienstverband, met dat budget vrijgestelde scholing volgen als hij bij werkloosheid bijv. zelfstandige is geworden of bij een andere werkgever is gaan werken.

Huidige dienstbetrekking

Vergoedingen en verstrekkingen die u aan uw werknemer geeft zodat hij zijn huidige dienstbetrekking bij u beter kan uitvoeren of om zijn kennis op peil te houden, zijn gericht vrijgesteld. Denk hierbij aan congressen, cursussen en vakliteratuur. Dat geldt ook voor de kosten van de inschrijving in een beroepsregister en outplacement. Let op.  Het vergoeden of verstrekken van (een abonnement op) een krant of tijdschrift is alleen gericht vrijgesteld als de krant of het tijdschrift voor de werknemer vakliteratuur is. Indien het geen vakliteratuur is, dan is de vergoeding of verstrekking loon.

Werkkostenregeling

Vergoedingen en verstrekkingen die niet gericht vrijgesteld zijn, kunt u aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. Heeft u nog voldoende vrije ruimte, dan blijven de kosten onbelast. De vrije ruimte in 2022 bedraagt 1,7% van de loonsom tot en met € 400.000 plus 1,18% van de resterende loonsom. Het gaat hierbij uitsluitend om het deel van het loon dat bij de werknemers wordt belast. Heeft u geen vrije ruimte over en kiest u toch voor aanwijzing als eindheffingsloon, houd er dan rekening mee dat u hierover 80% eindheffing moet betalen.

Studiekosten voor u aftrekbaar

Studie- en opleidingskosten zijn doorgaans voor 100% aftrekbaar van de winst. Echter wordt er in de wet een aantal gemengde kosten (zakelijke kosten waarvan men ook een privévoordeel heeft) genoemd waarvoor een aftrekbeperking geldt: de in aftrek beperkte algemene kosten (art. 3.15 Wet IB 2001) . Dit betreft onder andere de kosten van congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen, e.d. Dit geldt ook voor de daarmee samenhangende reis- en verblijfkosten.

Twee opties in 2022. Als ondernemer voor de inkomstenbelasting heeft u in 2022 twee opties:

• optie 1: van alle gemengde kosten neemt u 20% niet in aftrek. Voor 80% van de kosten wordt aftrek wel toegestaan;
• optie 2: u kiest voor het vaste bedrag van € 4.800 als aftrekbeperking. Gemengde kosten boven dit bedrag zijn volledig aftrekbaar.

Een of twee? Een snelle rekensom leert dat optie 2 pas voordelig voor u is als alle gemengde kosten in 2022 samen minstens € 24.000 bedragen. Indien dit niet het geval is, is optie 1 voor u het voordeligst. Tip.  Als gemengde kosten onder de werkkostenregeling als eindheffingsbestanddeel worden aangemerkt, dan geldt de aftrekbeperking niet. Loonkosten zijn namelijk niet in aftrek beperkt.

Waar gaat het over? Om de gevolgen van de stijgende energieprijzen en de aanhoudende inflatie te verzachten, heeft het kabinet in april 2022 een wetsvoorstel ingediend voor een aantal fiscale koopkrachtmaatregelen voor huishoudens en bedrijven.

1 juli 2022. Het wetsvoorstel voorziet onder andere in een tijdelijke verlaging van de btw op energie (aardgas, elektriciteit en stadsverwarming) van 21 naar 9%, vanaf 1 juli 2022 tot en met 31 december 2022. Naar verwachting zal het wetsvoorstel zowel door de Eerste Kamer als door de Tweede Kamer worden goedgekeurd en ingaan per 1 juli 2022.

Verlaagde btw-tarief. Het verlaagde btw-tarief mag echter alleen worden toegepast op energieleveranties die plaatsvinden vanaf 1 juli 2022 tot en met 31 december 2022. Hierdoor moet uw energiemaatschappij bij de eindafrekening een splitsing maken van de geleverde energie die heeft plaatsgevonden voor 1 juli 2022 (21% btw) en de geleverde energie die heeft plaatsgevonden vanaf 1 juli 2022 tot en met 31 december 2022 (9%).

Waar moet u op letten? Het is zaak dat u van uw energieleverancier een factuur (eindafrekening) ontvangt met het juiste btw-tarief. Let op.  Indien door de energiemaatschappij niet het juiste btw-tarief in rekening is gebracht, kunt u de btw in beginsel niet in aftrek nemen.

Hoe met voorschotten? Heeft u voor 1 juli 2022 voorschotten betaald die betrekking hebben op energieleveranties van 1 juli 2022 tot en met 31 december 2022, dan mag over deze voorschotten door uw energieleverancier ook het verlaagde btw-tarief van 9% worden toegepast.

Nabetalingen. Het verlaagde btw-tarief van 9% mag door uw energieleverancier niet worden toegepast op nabetalingen vanaf 1 juli 2022 die betrekking hebben op energieleveranties tot 1 juli 2022.

Vooruitbetalingen. Op vooruitbetalingen die worden gedaan voor 1 januari 2023, maar die betrekking hebben op energieleveranties vanaf 1 januari 2023, mag uw energieleverancier het verlaagde tarief van 9% niet toepassen. Hierover moet uw energieleverancier 21% btw berekenen.

Vanwege corona werkten Nederlanders zo veel mogelijk thuis. Dat advies is inmiddels vervallen, nu corona zo’n beetje voorbij is, aldus de overheid. Werkt uw personeel inderdaad niet meer thuis, dan zult u na moeten denken over de vraag wat u doet met de vergoede, verstrekte of ter beschikking gestelde inrichting van de werkkamer.

Belast of niet? Als de inrichting niet meer nodig is voor het werk, kunt u met de werknemer afspreken dat hij deze weer inlevert. Anders is het belast loon, want de inrichting is immers niet meer nodig vanwege het thuiswerken. Een andere optie is dat u de werknemer de spullen over laat nemen tegen de dagwaarde. Deze is uiteraard aanzienlijk minder dan de nieuwwaarde, want het betreft immers gebruikte goederen. Nog een andere optie is dat u deze waarde onderbrengt in de werkkostenregeling. De werknemer betaalt er dan geen belasting over en u betaalt alleen 80% belasting als u dit jaar de vrije ruimte van de werkkostenregeling overschrijdt. Deze is 1,7% van uw loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere van uw loonsom. Tip. Houdt u de thuiswerkregeling in stand, dan kan de – tijdens coronatijd- door de werknemer gebruikte bureaustoel thuis blijven staan zonder fiscaal gevolg, omdat de gerichte vrijstelling geldt.

Wat speelt er? Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren. Wettelijk is echter niet bepaald wat we hier precies onder verstaan. Wel is bepaald dat uw financiële verplichtingen, waaronder uw fiscale, uit uw administratie moeten zijn op te maken. Ook is bepaald dat u boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op verzoek aan de inspecteur beschikbaar moet stellen. Ook uw digitale administratie behoort hiertoe.

Bewaartermijn voor welke bescheiden?

U moet als ondernemer uw gegevens zeven jaar bewaren. Voor onroerend goed geldt een langere termijn, namelijk tien jaar. Dit in verband met de herziening van de btw gedurende tien jaar bij onroerend goed, die op kan treden bij deels vrijgesteld gebruik en privégebruik.

Breed begrip. ‘Boeken, bescheiden en andere gegevensdragers’ is een breed begrip. Omdat bijna nergens omschreven staat wat u precies moet bewaren, kunt u beter te veel dan te weinig bewaren. Alles wat namelijk van belang kan zijn voor uw belastingheffing, moet u bewaren. Of het ook daadwerkelijk voor deze heffing van belang is, doet niet ter zake. Maak ook goed onderscheid tussen privé en zakelijk. Een collega die geen onderscheid had gemaakt in zakelijke e-mails en privé-e-mails, werd onlangs door de rechter gedwongen ook zijn privé-e-mails in te laten zien (ECLI:NL:GHARL:2022:715) .

Controle mogelijk maken

Uw administratie moet ook zodanig zijn ingericht dat de inspecteur een en ander eenvoudig kan controleren. Ook mag de inspecteur kopieën maken. U moet hierbij de nodige medewerking verlenen, dus zult u desgevraagd wachtwoorden moeten verstrekken als dit nodig is om de administratie te openen. U moet er ook rekening mee houden dat hard- en software veroudert. Zo is het niet ondenkbaar dat een verouderd boekhoudprogramma niet meer met een huidige Windows versie te openen is. U moet dan zorgen voor een pc met een versie waarop de administratie nog wel te raadplegen is.

Ook ten behoeve van derden. U moet uw administratie ook ter beschikking stellen als de inspecteur op deze manier wil checken of een derde aan zijn fiscale verplichtingen heeft voldaan. Zo kan hij bijv. eenvoudig nagaan of uw verkoop wel bij de afnemer als inkoop is geboekt, om zodoende zwarte omzet te kunnen bestrijden.

Conversie van gegevens

Conversie is het overbrengen van gegevens naar een andere gegevensdrager. Een balans en staat van baten en lasten op papier mag u niet converteren. Verder mag u alle gegevens converteren als u aan de volgende voorwaarden voldoet:

• u zet alle gegevens over;
• u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
• de nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar;
• u kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
• een controle van de geconverteerde gegevens kan binnen redelijke termijn plaatsvinden.

Belangrijk. Daarbij is het belangrijk dat u de gegevens volledig overzet. Scant u bijv. een document, dan moet u de informatie op alle bladzijden en bijlagen converteren. Bedenk ook dat echtheidskenmerken, zoals een watermerk, bij conversie verloren kunnen gaan. Zijn ze niet te converteren, dan moet u dat met technische en/of organisatorische maatregelen zien te compenseren. Bewaar dan het origineel. Voldoet u aan de voorwaarden, dan hoeft u de originele gegevens niet te bewaren na een conversie.

Afspraken maken. U kunt desgewenst altijd afspraken proberen te maken met de inspecteur over het bewaren en beperken van uw administratie, bijv. tot op welk detailniveau u gegevens moet bewaren of dat u afspreekt dat er voor minder belangrijke zaken een kortere bewaarperiode geldt. Houdt u er vervolgens goed aan, want blijkt bij een controle dat u zich niet aan de afspraken heeft gehouden, dan dreigt omkering van de bewijslast.

Omkeren bewijslast

Als de fiscus uw administratie wil inzien en deze is niet of niet volledig beschikbaar, dan kan de inspecteur dit met een informatiebeschikking van u vorderen. U krijgt dan de kans de administratie alsnog te achterhalen en in te laten zien. Voldoet u niet aan de eis om de gevraagde gegevens te tonen, dan kan de inspecteur u een aanslag opleggen en daarbij de bewijslast omdraaien. U moet dan bewijzen dat de aanslag te hoog is vastgesteld. Overbodig te zeggen dat dit zonder de juiste gegevens nauwelijks zal lukken.

Wat kunt u hiermee?

Weet dat u een vergaande administratieplicht heeft. Ondernemers hebben nogal eens de neiging om papieren weg te gooien als deze voor hen zelf niet meer van belang zijn, maar fiscaal is dat niet toegestaan. Houd er ook rekening mee dat tal van zaken tegenwoordig vergaand zijn gedigitaliseerd en dat u er verantwoordelijk voor bent dat deze zaken ook over jaren nog door de inspecteur zijn in te zien. Zorg dus ook voor actuele back-ups, bewaar zaken ook in de cloud en controleer regelmatig of wat u bewaren moet nog toegankelijk is.

Eigen auto

€ 0,19/km. Een werknemer die met een privéauto naar het werk komt en zakelijke kilometers maakt, kunt u een vaste vergoeding geven van € 0,19 per gereden kilometer. Van deze vergoeding moet de werknemer alle kosten die te maken hebben met het reizen betalen, dus ook de brandstof- of energiekosten. Let op 1.  Opladen onderweg moet de werknemer dan dus zelf betalen, de kosten hiervan kunt u niet onbelast vergoeden naast de vergoeding van € 0,19 per kilometer. Let op 2. Bij een privéauto kunt u niet de kosten van het plaatsen van een laadpaal en het aanpassen van de meterkast onbelast vergoeden.

Hogere vergoeding. U kunt er als werkgever voor kiezen om meer dan deze € 0,19 te vergoeden en dat meerdere als eindheffingsloon ten laste van de eventueel beschikbare vrije ruimte in de werkkostenregeling te laten komen. Wordt deze vrije ruimte overschreden, dan bent u daarover 80% eindheffing verschuldigd.

Auto van de zaak

Op naam van de werkgever. Bij een auto van de zaak werkt het net even anders. Soms staan het leasecontract, de laadpaal thuis en de laadpas voor onderweg op de naam van de werkgever. U ontvangt dan maandelijks een afrekening van de laadkosten en betaalt deze. Dat kan voor de werknemer onbelast blijven.

Laadkosten doorberekend. Het kan ook dat de werknemer de laadkosten die hij thuis maakt, maandelijks afleest van de apart gemonteerde kWh-meter en de gebruikte stroom vermenigvuldigt met het tarief dat hij voor thuisstroom betaalt. Deze declaratie kan u onbelast aan de werknemer uitbetalen. Let op. Daarbij moet u wel oppassen dat u niet meer vergoedt dan de werknemer daadwerkelijk aan kosten maakt. Als dat gebeurt, zal de Belastingdienst namelijk het meerdere als belast loon aanmerken.

Laadpaal en aanpassen meterkast. U mag als werkgever overigens ook de kosten van het plaatsen van de laadpaal en het aanpassen van de meterkast onbelast vergoeden. Deze kosten hangen immers samen met de auto van de zaak.

Tarieven

De tarieven voor laadstroom lopen behoorlijk uiteen. De leverancier en beheerder van de laadpaal (Charge Point Operator) bepaalt namelijk de hoogte. Sommige leveranciers rekenen een standaardtarief en het aantal gebruikte kWh, anderen brengen alleen de gebruikte kWh in rekening. Tip.  Gezien de stijgende energieprijzen is het wellicht handig om met uw werknemers met een auto van de zaak afspraken te maken over de maximale laadkosten die u vergoedt.

Conclusie

Privé. Laadkosten kunnen niet altijd onbelast vergoed worden. Bij een privéauto zit de vergoeding voor de oplaadkosten namelijk al in de vergoeding van € 0,19 per kilometer die u betaalt.

Van de zaak. Als een werknemer in een elektrische auto van de zaak rijdt, kunt u de laadkosten onbelast vergoeden. Dat kan door rechtstreeks de factuur te betalen aan de energieleverancier of door de kosten te vergoeden op declaratiebasis. Let in dat geval wel op dat u niet te veel vergoed, want als dat gebeurt, is er sprake van belast loon.

STAP-budget

De fiscale scholingsaftrek is per 1 januari 2022 vervallen. Dit houdt in dat u scholingskosten die u niet van de winst kunt aftrekken, niet meer in aftrek kunt nemen in de aangifte inkomstenbelasting bij de persoonsgebonden aftrek studiekosten en andere scholingskosten. Tip 1. In de plaats van de fiscale scholingsaftrek is er een subsidieregeling: het STAP-budget voor werkenden en werkzoekenden. Hierbij staat STAP staat voor Stimulans Arbeidsmarktpositie. Tip 2. Studiekosten en andere scholingskosten die u in 2021 heeft gemaakt en waarbij u voldoet aan de voorwaarden, zijn nog wel aftrekbaar in de aangifte inkomstenbelasting 2021.

Of van de winst aftrekbaar? Dit geldt uiteraard niet voor scholingskosten die u van de winst kunt aftrekken. Als u bij wilt blijven op uw vakgebied, dan mag u de kosten van het op peil houden van vakkennis 100% ten laste van de winst brengen. De kosten van het uitbreiden van vakkennis mag u niet ten laste van de winst brengen.

Hoogte subsidie. Met het STAP-budget kunnen werkenden en werkzoekenden een subsidie aanvragen om de scholing te financieren. De subsidie bedraagt maximaal € 1.000 per jaar. Het STAP-budget wordt aan de opleider uitbetaald.

Voorwaarden. Om het STAP-budget aan te kunnen vragen, moet u aan drie voorwaarden voldoen:

1. u bent tussen de 18 jaar en de AOW-gerechtigde leeftijd;
2. u of uw partner is EU-burger;
3. u bent in de periode van twee jaar en drie maanden tot drie maanden voorafgaand aan de subsidieaanvraag voor ten minste zes maanden in Nederland verzekerd voor de volksverzekeringen.

Studiefinanciering. Heeft u recht op een andere vergoeding, zoals studiefinanciering of een tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten, dan kunt u geen gebruik maken van het STAP-budget.

Aanvulling. Betaalt de werkgever of een andere partij mee aan de studiekosten, dan kan er indien de scholing duurder is dan € 1.000, STAP-budget worden aangevraagd.

Voorbeeld.Voor een opleiding die € 1.500 kost, kan er voor € 1.000 STAP-budget worden aangevraagd en voor het resterende bedrag van € 500 is er een werkgevers- of eigen bijdrage mogelijk.

Elke studie? Niet elke studie, opleiding en/of cursus komt in aanmerking voor het STAP-budget. Er is een scholingsregister opgesteld waarin alle scholingsactiviteiten staan opgenomen waarvoor het STAP-budget kan worden aangevraagd. Het register vindt u op https://bit.ly/36M0SF3

U of uw werknemer zelf aanvragen

Het STAP-budget moet u voorafgaand aan de opleiding aanvragen via https://www.stapuwv.nl Er zijn jaarlijks zes tijdvakken waarbinnen u het STAP-budget kunt aanvragen (in 2022 zijn dit er vijf). De eerste aanvraagronde in 2022 is reeds verstreken. De tweede aanvraagronde is van 2 mei 2022 tot en met 30 juni 2022. Let op 1. De scholing moet gestart zijn binnen drie maanden na afloop van het tijdvak waarbinnen het STAP-budget is aangevraagd. Let op 2. Wees op tijd met uw aanvraag, want op is op.

Ondernemer en werknemer?

Het komt bijv. voor dat door de gevolgen van de coronacrisis er ondernemers zijn die vanwege een onzekere toekomst (deels) een dienstbetrekking hebben vervuld of nog steeds vervullen. Onder bepaalde voorwaarden is het mogelijk om deze looninkomsten dan aan te merken als ondernemingswinst.

Werkuren als ondernemingsuren. Een van de voordelen hiervan is dat de gewerkte uren in loondienst meetellen als ondernemingsuren. U zult dan eerder voldoen aan het urencriterium, waardoor er recht bestaat op een aantal fiscale faciliteiten.

Meer voordelen. Daarnaast tellen de looninkomsten ook mee voor de MKB-winstvrijstelling (14% van de winst verminderd met de ondernemersaftrek) en mag u alle kosten die u speciaal gemaakt heeft voor het werk dat u in loondienst doet, aftrekken. Let op. De aftrek van de MKB-winstvrijstelling is beperkt. Het maximale tarief voor aftrek in 2022 is 40%.

Urencriterium. Als u als ondernemer voor de inkomstenbelasting gebruik wilt maken van de fiscale faciliteiten in de inkomstenbelasting, zoals de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek, de oudedagsreserve en de meewerkaftrek, moet u kunnen aantonen dat u voldoet aan het urencriterium. Het urencriterium houdt in dat u per kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan uw eigen onderneming heeft besteed. Daarbij moet u minstens de helft van uw werkzame uren aan uw bedrijf hebben besteed. Dit laatste geldt niet voor starters. Dit zogenaamde ‘urencriterium’ zult u bij twijfel zo nodig hard moeten maken.

In 2021 nog versoepeling. Voor 2021 geldt er een versoepeling van het urencriterium. Voor de periode van 1 januari 2021 tot en met 1 juli 2021 mag u ervan uitgaan dat u ten minste 24 uur per week aan uw onderneming heeft besteed, ook als dat feitelijk niet zo is. Voor het tot 800 uur verlaagde urencriterium voor startende ondernemers en arbeidsgehandicapten geldt dat in deze periode ten minste 16 uur per week aan de onderneming is besteed. Seizoensgebonden ondernemers waarvan de piek van de werkzaamheden normaal juist in de periode van 1 januari tot en met 30 juni ligt, mogen voor 2021 uitgaan van hetzelfde aantal uren als in de piekperiode van 2019.

Zelfstandigenaftrek. Met name de zelfstandigenaftrek is een fiscale faciliteit die u natuurlijk niet wilt missen. De zelfstandigenaftrek is een aftrekpost voor ondernemers in de inkomstenbelasting die ervoor zorgt dat u over € 6.310 (zelfstandigenaftrek 2022) van uw winst geen belasting betaalt.

Beperkt belastingvoordeel. Het belastingvoordeel van de zelfstandigenaftrek is beperkt. Het maximale tarief voor aftrek in 2022 is 40%. Dit betekent dat indien u in de hoogste belastingschijf valt (bij een belastbaar inkomen uit werk en woning van meer dan € 69.398), u minder aftrek krijgt. Zonder de beperking zou de aftrek namelijk 49,50% zijn. Voor 2021 bedraagt de zelfstandigenaftrek € 6.670. Het maximale tarief voor aftrek is in 2021 43%.

Looninkomsten aanmerken als winst

Winst uit onderneming. Heeft u winst uit onderneming en bent u daarnaast ook nog in loondienst werkzaam, dan is het onder bepaalde voorwaarden mogelijk om looninkomsten (belastbaar loon) aan te merken als ondernemingswinst.

Gevolg? Een gevolg hiervan is dat de uren van de dienstbetrekking meetellen voor het urencriterium.

Twee voorwaarden. Om loon uit dienstbetrekking aan te merken als winst uit onderneming moet u voldoen aan twee cumulatieve vereisten. Volgens vaste rechtspraak:

1. moet er een nauwe samenhang bestaan tussen de werkzaamheden verricht in de dienstbetrekking en de werkzaamheden verricht als ondernemer; en
2. moeten de werkzaamheden in dienstbetrekking in het geheel (qua tijd en geld) ondergeschikt zijn aan de werkzaamheden in uw onderneming.

Aandachtspunten. Indien er geen winst uit onderneming is, is absorptie niet aan de orde. Let op.  In het aangifteprogramma van de Belastingdienst vult u het belastbaar loon in bij Winst-en-verliesrekening, Opbrengsten, Loon dat bij de opbrengsten van deze onderneming hoort. De ingehouden loonheffing vult u in bij Specificatieloon dat bij de opbrengsten hoort. Er moet dus een nauwe samenhang bestaan tussen de werkzaamheden die u in dienstbetrekking verricht en die u verricht voor uw eigen onderneming. Met andere woorden: de werkzaamheden in dienstbetrekking moeten in het verlengde liggen van uw ondernemersactiviteiten. Dit moet u kunnen aantonen.

Voorbeeld.Een zelfstandige boekhouder die in loondienst de administratie verzorgt, verricht werkzaamheden die nauw samenhangen met zijn ondernemersactiviteiten. Een zelfstandige fysiotherapeut die in loondienst de administratie verzorgt, verricht geen werkzaamheden die nauw samenhangen met zijn ondernemersactiviteiten.

Niet ondergeschikt. Een bijzonder hoogleraar is in loondienst bij een universiteit en een ministerie. Daarnaast heeft hij een onderneming op het gebied van het internationaal en Europees belastingrecht. Er is sprake van een nauwe samenhang tussen de diverse werkzaamheden. In de aangifte inkomstenbelasting van 2014 geeft hij alle inkomsten, dus ook de looninkomsten die hij genoten heeft in loondienst, aan als winst uit onderneming.

De inspecteur is het hier niet mee eens. De hoogleraar stapt naar de rechter (ECLI:NL:RBGEL:2019:5612) .

Wat zegt de rechter? Dat er sprake is van een nauwe samenhang tussen de diverse werkzaamheden is niet in geschil. De rechtbank is echter van oordeel dat er geen sprake is van een situatie waarin de werkzaamheden in dienstbetrekking in het geheel van ondernemersactiviteiten een ondergeschikte plaats innemen. Omdat de omvang van de inkomsten uit de dienstbetrekkingen de inkomsten uit de onderneming ruimschoots overtreffen, is het loon geen winst uit onderneming.

Inkomen en uren. Een andere zaak die voor de rechter kwam (ECLI:NL:RBNHO:2018:8749) , betreft een docent saxofoon die in loondienst is en saxofoonles geeft als vrije beroepsbeoefenaar. In 2014 geeft hij alle inkomsten inclusief de looninkomsten aan als winst uit onderneming. De inkomsten en de daarmee gemoeide gewerkte uren zijn:

De inkomsten uit dienstbetrekking bedragen 46% van het totale bedrag aan inkomsten. Het aantal uren waarvoor loon is uitbetaald, bedraagt 28% van het totaalaantal gewerkte uren. Op grond hiervan komt de rechtbank tot het oordeel dat er niet kan worden gezegd dat de werkzaamheden verricht in dienstbetrekking van bijkomstige aard zijn, ten opzichte van de werkzaamheden die in het kader van de onderneming zijn verricht. Financieel zijn de inkomsten nagenoeg gelijkelijk verdeeld (46% dienstbetrekking en 54% omzet). Maar ook gezien de tijdsbesteding is er geen sprake van een ondergeschikte betekenis van de werkwerkzaamheden uitgeoefend in loondienst (28%) ten opzichte van de ondernemerswerkzaamheden (72%).

Bewijslast ligt bij u

Zorg er daarom voor dat uw urenadministratie op orde is. Noteer (bij voorkeur) dagelijks uw werkzaamheden en de hiermee gemoeide tijd. Ook de nauwe samenhang tussen de werkzaamheden in dienstbetrekking en de werkzaamheden die u als ondernemer verricht, moet u goed kunnen beargumenteren. Zorg dat u zwart-op-wit van uw werkgever heeft welk werk u in dienstbetrekking verricht.

Voor MKB-ondernemingen. Deze regeling, de SIB Alternatieve markten Oekraïne en Rusland, is er voor MKB-ondernemingen in Nederland die sinds 24 februari 2022 financieel zijn getroffen door de handelsbeperkingen met Oekraïne en Rusland.

Maximaal € 2.500 voor advies. U kunt subsidie krijgen (80% van gemaakte kosten met maximum van € 2.500) voor het inschakelen van een extern deskundige die helpt bij het zoeken naar alternatieve markten en met het optimaliseren van productie en processen in het buitenland. Tip. Zoek eerst een deskundige en vraag om een offerte met cv. Vraag dan binnen één maand de subsidie aan ( https://bit.ly/3r8Ws1Q ). Met het cv wordt beoordeeld of de deskundige aan alle voorwaarden voldoet.