Auto werknemer. Als werkgevers aan hun personeel een auto ter beschikking stellen, kiest men meestal voor een leaseauto. Het kost in de regel iets meer, maar het scheelt een hoop gedoe. Een nadeel is wel dat bij ontbinding van het leasecontract vaak een afkoopsom betaald moet worden. De leasemaatschappij wil namelijk gecompenseerd worden voor het missen van de toekomstige inkomsten. Maar is een dergelijke afkoopsom ook aftrekbaar van de bijtelling?

Bijtelling privégebruik auto

Vanwege het privégebruik dat een werknemer van de auto kan maken, is de bekende bijtelling van toepassing. Deze bedraagt voor auto’s die dit jaar op kenteken zijn gezet 22%, tenzij het een elektrische auto betreft, dan bedraagt de bijtelling 16% tot een cataloguswaarde van € 35.000 en 22% over het meerdere. Tip.  Moet een werknemer aan u een bijdrage betalen voor het privégebruik, dan is deze aftrekbaar van de bijtelling. Dat geldt soms ook voor een afkoopsom.

Voorwaarden. Betaalt de werknemer vanwege de beëindiging van het leasecontract een afkoopsom, dan is deze alleen onder voorwaarden aftrekbaar van de bijtelling. Om te beginnen moet er schriftelijk zijn overeengekomen dat de werknemer bij beëindiging van het leasecontract voor de afkoopsom op moet draaien en dat hij deze betaalt als vergoeding voor het privégebruik van de auto. De werknemer moet de afkoopsom bovendien aan u betalen en dus niet rechtstreeks aan de leasemaatschappij. Verder is bepaald dat de bijtelling vanwege de afkoopsom niet negatief kan worden.

Planning einde leasecontract. Omdat de bijtelling door betaling van de afkoopsom niet negatief kan worden, is het van belang de beëindiging van het leasecontract zo mogelijk te plannen. Het is namelijk voor de werknemer voordelig als hij de afkoopsom voor een zo groot mogelijk deel in aftrek kan brengen. Tip.  Omdat de bijtelling in een jaar per maand oploopt, is de totale bijtelling op het eind van het jaar het grootst. Dit betekent dat de afkoopsom voor een groter deel of wellicht geheel met de bijtelling kan worden verrekend, naarmate het leasecontract later in het jaar wordt ontbonden.

Wat scheelt dit nu?

Stel dat uw werknemer over een leaseauto beschikt met een cataloguswaarde van € 40.000 en een bijtelling 22%, oftewel: € 8.800. Bedraagt de afkoopsom van het leasecontract bijv. € 4.400, dan kan deze pas na een half jaar volledig met de bijtelling worden verrekend. Een leasecontract zal veelal worden ontbonden, omdat de werknemer bij een andere werkgever aan de slag gaat. Vertrekt de werknemer bijv. in februari, dan kan het leasecontract het beste nog in december van het voorafgaande jaar worden ontbonden. De hele afkoopsom kan dan worden verrekend met de bijtelling, terwijl op 1 februari slechts 1/12 x € 8.800 = € 733 kan worden verrekend. Uw werknemer kan dan tot 1 februari beter zelf een auto huren of kiezen voor alternatief vervoer. Bij een belastingtarief van 40%, scheelt hem dit namelijk € 4.400 -/- € 733 = € 3.667 x 40% = € 1.467 netto.

Situaties individueel bepaald … Het hiervoor genoemde is uiteraard slechts een voorbeeld, dus houd er rekening mee dat individuele situaties onderling sterk kunnen verschillen. Zo is de hoogte van een afkoopsom met name afhankelijk van de resterende looptijd, maar ook van de courantheid van de betreffende leaseauto.

Vennoten hoofdelijk aansprakelijk

Als vennoot bent u hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van de Vof. Indien u als vennoot uit de Vof stapt, denkt u misschien dat dan ook meteen uw aansprakelijkheid ophoudt te bestaan. Dit is echter vaak niet het geval.

Geen rechtspersoon. Omdat een Vof geen rechtspersoon is, heeft deze geen eigen bezittingen en schulden. Ook kan een Vof zelf geen overeenkomsten sluiten, het zijn de vennoten die de overeenkomst sluiten en aansprakelijk zijn. Let op.  Ook als u al uit de Vof bent getreden, kunt u door de wederpartij nog steeds worden aangesproken voor de verplichtingen uit de overeenkomst.

Voorbeeld.Toen u nog vennoot was, heeft uw Vof een pand gehuurd. Maar het is uw naam (en die van uw medevennoten) die in het huurcontract staat. Als na uw uittreden uw (voormalige) medevennoten de huur niet meer betalen, kan de verhuurder nog steeds bij u aankloppen voor de huurpenningen.Tip.  Dit is anders als u en de verhuurder dit uitdrukkelijk afspreken, bijv. omdat een nieuwe vennoot de rechten en plichten uit het huurcontract overneemt.

Toe- en uittreden. Besteed zowel bij het toetreden tot een Vof als bij het uittreden uit een Vof voldoende aandacht aan lopende contracten. Anders kunt u niet alleen bij het toetreden aansprakelijk worden voor lopende contracten, maar ook aansprakelijk blijven voor door u ondertekende contracten die doorlopen terwijl u geen vennoot meer bent.

Wat met belastingschulden?

Als er belastingschulden zijn, kunt u ook tegen zogeheten ‘bestuurdersaansprakelijkheid’ (art. 33 IW 1990) aanlopen. Let op.  De Belastingdienst heeft geen boodschap aan wat u hierover met uw oude medevennoten afspreekt.

Wat speelde er onlangs bij de rechter?

Evert was tot 1 juni 2016 vennoot in een Vof. Hij was volledig bevoegd om verplichtingen aan te gaan namens de Vof en om deze in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Evert was, net als zijn medevennoten, hoofdelijk aansprakelijk voor de verplichtingen van de Vof. Op 3 oktober 2016 liet hij zich bij de Kamer van Koophandel uitschrijven als vennoot, met terugwerkende kracht tot 31 mei 2016.

Naheffingsaanslag btw. Op 25 juli 2016 krijgt de Vof een naheffingsaanslag btw over het eerste kwartaal van 2016 van € 59.637 met € 4.027 aan kosten, invorderingsrente en heffingsrente. De Vof betaalt de naheffingsaanslag btw en de bijkomende bedragen niet. Hierop stelt de Belastingdienst Evert als voormalig vennoot aansprakelijk voor de naheffingsaanslag en de bijkomende kosten. Evert vindt dat hij deze aanslag niet hoeft te betalen, omdat het niet aan hem is te wijten dat de naheffingsaanslag niet betaald is.

Uitgetreden vennoot aansprakelijk. De rechter (ECLI:NL:HR:2022:766) besliste dat Evert wel degelijk aansprakelijk is voor de belastingschuld die tijdens zijn actieve periode als vennoot is ontstaan. Het maakte daarbij niet uit dat Evert inmiddels geen vennoot meer was. De Invorderingswet 1990 bepaalt dat het voor de aansprakelijkheid als (ex-)bestuurder niet uitmaakt of Evert enig verwijt is te maken. Tip.  Voor de bijkomende kosten kan het wel uitmaken of aan een ex-bestuurder een verwijt kan worden gemaakt.

Btw en zonnepanelen

Momenteel is de levering en de installatie van zonnepanelen belast met 21% btw. Ook particuliere zonnepaneelhouders kunnen deze btw geheel of gedeeltelijk terugvragen door zich te registreren bij de Belastingdienst en aangifte te doen voor de btw. Sinds het Fuchs-arrest van het Europees Hof van Justitie (ECLI:EU:C:2013:413) zijn namelijk ook zonnepaneelhouders btw-ondernemer als deze tegen een vergoeding stroom leveren aan het energiebedrijf. In de praktijk levert dit echter voor zowel de zonnepaneelhouder als voor de Belastingdienst een behoorlijke administratie- en uitvoeringslast op.

Btw-nultarief vanaf 2023?

Op 5 april 2022 heeft de Raad van de Europese Unie een wijziging van de BTW-richtlijn vastgesteld. Met deze wijziging is het EU-lidstaten toegestaan om het btw-nultarief toe te passen op de levering en installatie van zonnepanelen op en in de onmiddellijke nabijheid van particuliere woningen, huisvesting en openbare en andere gebouwen die worden gebruikt voor activiteiten van algemeen belang.

Wetsvoorstel. Op 20 april 2022 heeft staatssecretaris Marnix van Rij dan ook een wetsvoorstel en internetconsultatie gepubliceerd met de bedoeling om vanaf 1 januari 2023 het btw-nultarief te hanteren op de levering en installatie van zonnepanelen op of in de onmiddellijke nabijheid van woningen. Dat betekent dat er geen btw meer hoeft te worden betaald bij aankoop (en installatie) van zonnepanelen. Het is dan dus niet meer nodig om deze btw bij de Belastingdienst terug te vragen.

Btw-ondernemer. Als een particulier regelmatig en tegen een vergoeding door middel van zonnepanelen stroom levert aan zijn energiebedrijf (hij wekt dus meer stroom op dan dat hij zelf verbruikt), dan verricht deze particulier btw-belaste prestaties. Deze vergoeding wordt meestal verrekend met de kosten voor de stroom die hij afneemt van het energiebedrijf (salderingsregeling). De stroom wordt teruggeleverd aan het elektriciteitsnet tegen hetzelfde tarief als dat hij voor de stroom zou betalen bij de energieleverancier.

Registratiedrempel

Voor de stroom die teruggeleverd wordt aan het energiebedrijf, moet in principe btw worden afgedragen. Particulieren kunnen vaak gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR) zonder aanmeldverplichting (Stcrt. 2021-30899) . Het besluit werkt terug tot 1 januari 2020. In het besluit staat dat een ondernemer met een maximale jaaromzet van € 1.800, die zich nog niet als btw-ondernemer heeft gemeld bij de Kamer van Koophandel of Belastingdienst, onder voorwaarden niet meer verplicht is om zich aan te melden als btw-ondernemer. Zij mogen de KOR dan direct toepassen en hoeven niet te voldoen aan administratieve verplichtingen.

Particulieren?

Hierdoor zijn dus ook particulieren die zonnepanelen hebben, niet meer verplicht om zich aan te melden, mits de jaarlijkse omzet met de zonnepanelen (vergoeding voor teruggeleverde energie) € 1.800 of minder is. Voor particuliere zonnepaneelhouders geldt dat ze niet hoeven uit te zoeken wat de werkelijke teruggeleverde stroom is en wat de vergoeding hiervoor is, maar dat er een forfait mag worden gebruikt. Zij mogen de KOR dan direct toepassen en hoeven niet te voldoen aan administratieve verplichtingen.

KOR. Zonnepaneelhouders die de KOR toepassen zonder daarvan melding bij de Belastingdienst te doen vanwege de vrijwillige registratiedrempel, zijn niet verplicht de KOR voor minimaal drie jaar toe te passen. Dit geldt wel voor reguliere btw-ondernemers. Let op 1.  Zonnepaneelhouders die zich al bij de Belastingdienst als btw-ondernemer hebben aangemeld, kunnen echter geen beroep doen op het besluit en moeten zich nog wel voor de KOR aanmelden. Let op 2.  Eenmanszaken kunnen er niet voor kiezen om alleen voor hun zonnepanelen de kleineondernemersregeling (KOR) te gebruiken. Alls zij btw-aangifte moeten doen, moeten ze dus ook btw aangeven voor teruggeleverde energie. Hun btw-nummer geldt dan voor de zaak en voor privé.

Geen eenmanszaak, maar Vof?

Een Vof heeft daarentegen een btw-nummer voor het gezamenlijk optreden (vennootschap). Dan moet de particulier wel een eigen btw-nummer aanvragen en loopt dat dus niet mee via de btw-aangifte van de Vof.

Wanneer wel? Wat sowieso van belang is, is of de Vof (ooit) btw op de aankoop, bouw of verbouw van de woning in aftrek heeft gebracht. Zo ja, dan is de kans groot dat de zonnepanelen mee worden getrokken in dit regime. Dan hoort dit dus wel thuis in de btw-aangifte van de Vof. De Belastingdienst kijkt doorgaans in principe naar de tenaamstelling van het energiecontract. Dat is degene die ‘ondernemer’ is voor de zonnepanelen. In de praktijk staat een energiecontract gewoonlijk op één naam. Dus dan zou diegene de zonnepanelenondernemer zijn. Btw-advies van een specialist is bij deze complexe btw-zaken geen overbodige luxe. U wilt het immers goed regelen.

Invoering btw-nultarief

Door het introduceren van een btw-nultarief op de aanschaf en installatie van zonnepanelen in samenhang met de bestaande registratiedrempel, hoeven veel particulieren zich niet meer bij de Belastingdienst als btw-ondernemer te melden. Dat scheelt veel papierwerk voor de zonnepaneelhouder en de Belastingdienst.

Voordeel. Een ander voordeel van de invoering van een btw-nultarief is dat de KOR-ondernemer die zonnepanelen aanschaft of zonnepanelen erbij wil laten plaatsen of vervangen, geen (niet-aftrekbare) btw in rekening gebracht krijgt. Dit geldt ook voor de (deels) btw-vrijgestelde ondernemer.

Op of nabij een woning?

Het btw-nultarief is alleen van toepassing als de panelen worden geleverd voor installatie op of nabij een woning, zoals bij zonnepanelen die worden geplaatst op een schuur, een garage, in de tuin of een uitbouw die bij de woning hoort. Dit geldt ook voor zonnepanelen die aan een woning hangen of aan de zijkant worden gemonteerd. Let op. Het nultarief geldt niet voor panelen op bedrijfsgebouwen, ook niet als die pal naast een woning zijn gebouwd. Tip. Het btw-nultarief is van toepassing op zowel de levering als op de installatie van zonnepanelen. Het maakt hierbij niet uit of de levering en installatie door een partij wordt gedaan of door twee afzonderlijke partijen.

Wat betekent ‘installatie’?

Onder installatie wordt verstaan de dienst die het plaatsen en aansluiten betreft van zonnepanelen op of in de onmiddellijke nabijheid van woningen. Daar hoort niet alleen de bevestiging van de zonnepanelen bij, maar ook alles wat nodig is om de zonnepanelen aangesloten en werkend te maken. Denk hierbij aan het aanleggen van kabels en het aanpassen van de meterkast.

Dit valt er niet onder. Het installeren van bijv. een warmtepomp of een accupakket is niet direct noodzakelijk voor het aanbrengen en functioneel maken van zonnepanelen en valt dus niet onder installatie.

Wat speelde er onlangs bij de rechter?

Huurwoning. In een recente rechtszaak voor Hof Den Haag (ECLI:NL:GHDHA:2022:308) gaat het om een vrouw die een schoonheidssalon aan huis runt. Ze doet dit vanuit een kamer van haar huurwoning.

Weinig omzet. De vrouw gaf de inkomsten uit haar schoonheidssalon op als ‘een resultaat uit overige werkzaamheden’. Haar aangiften inkomstenbelasting over 2014 tot en met 2019 vermelden steeds een negatief resultaat. De omzet was en bleef namelijk erg laag. De vrouw heeft niet meer dan drie klanten op jaarbasis. Bovendien heeft zij in de jaren 2018 en 2019 helemaal geen omzet behaald. Dit negatieve resultaat is verrekenbaar met haar andere inkomsten, waardoor dit een belastingvoordeel oplevert.

Geen fiscaal verlies. De inspecteur is het hier niet mee eens en merkt de activiteiten voor de schoonheidssalon niet aan als een overige werkzaamheid. Volgens hem was er zelfs geen sprake van een bron van inkomen. Daardoor kan het gemaakte verlies niet in aanmerking worden genomen. De inspecteur ziet de activiteiten meer als hobby.

Bron van inkomen?

Er is sprake van een bron van inkomen als het gaat om activiteiten in het economisch verkeer waarmee u een geldelijk voordeel wilt behalen, terwijl dit voordeel ook redelijkerwijs te verwachten valt.

Te verwachten voordeel. Van de hiervoor genoemde eisen is het te verwachten voordeel de belangrijkste. Deelname aan het economisch verkeer en het doel om voordeel te behalen, is meestal geen probleem om aan te tonen. Let op.  Als er echter jarenlang verlies wordt geleden, is het lastig om de Belastingdienst ervan te overtuigen dat er toch (in het jaar waarover deze zaak gaat) een voordeel te verwachten viel.

Wat zegt de rechter?

Onvoldoende onderbouwd. De vrouw probeert haar zaak te redden door te stellen dat de activiteiten niet van de grond zijn gekomen vanwege een verkeerde locatie en haar gezondheidsklachten. Ook heeft ze nog een website laten bouwen om de omzet een impuls te geven. Dit is volgens de rechter echter onvoldoende om de aanwezigheid van een winstverwachting te onderbouwen.

Verliezen niet aftrekbaar. Het hof oordeelt dat er in ieder geval voor de jaren 2014 tot en met 2016 geen sprake was van een bron van inkomen. De verliezen uit de schoonheidssalon zijn daarom niet fiscaal aftrekbaar.

Wanneer kritische vragen fiscus?

Niet alleen startende ondernemingen kunnen te maken krijgen met kritische vragen van de Belastingdienst over hun winstverwachting. Let op.  Ook ondernemingen die jarenlang goed hebben gedraaid, maar nu sterk in omvang zijn afgenomen en verliesgevend zijn geworden, zijn mogelijk geen bron van inkomen meer. Tip 1. Zorg dat u goed kunt onderbouwen dat er wel (of nog steeds) sprake is van een bron van inkomen. Toon aan dat er redelijkerwijs voordeel behaald kan worden met deze activiteiten, bijv. met een door u uitgevoerd marktonderzoek, cijfers over vergelijkbare bedrijven van de KvK, winstprognoses, etc. Tip 2. Als een startende onderneming goed van de grond komt, is het mogelijk om de kosten uit de vijf voorafgaande jaren alsnog in aftrek te brengen.

Giftenaftrek

We kennen talloze goede doelen en giften die onder voorwaarden aftrekbaar zijn van het inkomen. Voor ondernemers ligt dat anders. Zakelijke giften zijn aftrekbaar van de winst. Maar wanneer is hiervan sprake?

Tegenprestatie? Is er sprake van een tegenprestatie, dan is er eigenlijk geen sprake van een gift, maar eerder van reclame of sponsoring. Voor uw belastingaanslag maakt dat weinig uit, want ook deze kosten zijn gewoon aftrekbaar. Is er geen tegenprestatie, dan is de vraag of er sprake is van een zakelijk belang.

Zakelijk belang? Van een zakelijk belang is al snel sprake. Zo kunt u zich als ondernemer vaak aan giften niet eens onttrekken, al zou u het willen. U wilt de goede naam van uw bedrijf immers hooghouden. Ook in deze gevallen is er dus duidelijk een zakelijk belang. Is een zakelijk belang echt niet aanwezig, dan kunt u een gift beter privé schenken. Aftrek is dan onder voorwaarden mogelijk.

Kosten met een privékarakter

Zoals u weet, zijn kosten die u maakt als ondernemer voor de inkomstenbelasting of als resultaatgenieter, beperkt aftrekbaar. Het gaat dan om de zogenaamde ‘gemengde kosten’ die naast een zakelijk karakter ook een privé-element in zich hebben, zoals voedsel (zakelijke etentjes inclusief fooien en drank (koffie, thee, fris, melk, e.d.)). Voor dergelijke kosten geldt er een drempel van € 4.800 (2022). In plaats van deze drempel mag u ook kiezen om 80% van de kosten in aftrek te nemen.

Opnieuw voor de rechter. Recentelijk heeft Hof Den Haag (ECLI:NL:GHDHA:2022:513) echter geoordeeld dat kosten van verteer die gemaakt worden tijdens een verblijf elders, niet (beperkt) aftrekbaar zijn van de fiscale winst. Wat nu?

Dit speelde er. Een ondernemer met een eenmanszaak is voor zijn werk geregeld langere tijd bij cliënten op locatie werkzaam. Gedurende deze tijd maakt hij kosten van huur van een kamer of studio. Naast deze kosten maakt hij kosten voor eigen verteer (ontbijt, lunch, diner). Deze kosten heeft hij ten laste van de winst gebracht, rekening houdende met de aftrekbeperking voor gemengde kosten. De inspecteur is het hier niet mee eens en schrapt de kosten van verteer. De ondernemer heeft niet aannemelijk gemaakt dat de uitgaven in de ondernemingssfeer liggen. De uitgaven voor voedsel en drank behoren immers tot de persoonlijke sfeer van de ondernemer. Het zijn namelijk uitgaven die gedaan worden ter voorziening in het levensonderhoud van de ondernemer. Niet in geschil is dat de kosten van het verblijf (huur van een kamer en studio) van de ondernemer zakelijk zijn.

Hoger beroep. Hof Den Haag is van oordeel dat de eigengemaakte verteerkosten van de ondernemer niet berusten op zakelijke overwegingen. De eigengemaakte verteerkosten hebben vanwege de noodzaak om te eten en te drinken een overheersend privékarakter. Hierbij maakt het geen verschil of de ondernemer de maaltijd elders gebruikt vanwege zijn verblijf daar of dat hij de maaltijd thuis gebruikt. Ook het feit dat de eigen verteerkosten tijdens zijn verblijf elders hoger zijn dan wanneer de ondernemer thuis zijn maaltijd zou nuttigen, leidt er niet toe dat de kosten deels in aftrek kunnen worden gebracht.

Verschil met werknemer. Ook de vergelijking die de ondernemer aanhaalde dat een werkgever dergelijke kosten van zijn werknemer wel in aftrek kan nemen, faalt in dit beroep. Ondernemers en werknemers verkeren ten aanzien van het in aftrek brengen van kosten en het al dan niet onbelast ontvangen en verstrekken van vergoedingen, feitelijk en rechtens niet in dezelfde situatie, waardoor er geen sprake is van gelijke gevallen.

Wat betekent dit voor u?

Op grond van deze uitspraak is het voor de kostenaftrek dus van belang of de kosten van verteer die u zelf maakt, al dan niet als zakelijk kunnen worden aangemerkt. Zo zijn de kosten van eten en drinken die u onderweg nuttigt omdat u zakelijk onderweg bent, evenmin aftrekbaar als de kosten van eten en drinken tijdens een zakelijk verblijf elders. Een privé-uitgave wordt immers geen zakelijke uitgave, ook al wordt deze uitgave veroorzaakt door handelen binnen de onderneming.

Zakelijk belang. Indien er een zakelijk belang is om uit eten te gaan, zoals een zakenlunch of zakendiner met relaties, dan zijn de kosten aan te merken als zakelijk. Omdat u hier ook een privévoordeel van heeft, kunt u deze kosten volgens de regels van de gemengde kosten beperkt in aftrek nemen. Tip. Vermeld altijd de naam van de zakenrelatie op de factuur of bon. Zo toont u het zakelijk karakter aan.

Type vervoermiddel onbelangrijk

Voor de onbelaste kostenvergoeding is het niet van belang met welk privévervoermiddel uw werknemer reist. Tip. Zo mag u de onbelaste kostenvergoeding van € 0,19 ook vergoeden als uw werknemer zakelijke kilometers maakt met een brommer, fiets, step of zelfs te voet.

Zakelijke kilometers? Onder zakelijke kilometers worden verstaan de kilometers die uw werknemer aflegt voor zijn werk, zoals:

• woon-werkverkeer (van zijn woning naar de werkplek);
• zakelijke reizen, bijv. naar klanten en relaties;
• reizen voor een opleiding die uw werknemer voor zijn werk volgt.

Lunchkilometers. Ook de kilometers die een werknemer in de loop van een werkdag reist tussen de werkplek en zijn woning (bijv. om thuis te lunchen), zijn woon-werkverkeerkilometers waarvoor u per kilometer een onbelaste kostenvergoeding van € 0,19 mag geven.

Omrijkilometers. Voor de omrijkilometers die een werknemer uit privéoverwegingen maakt, geldt de onbelaste vergoeding van € 0,19 niet. Denk hierbij aan het wegbrengen van een kind naar de kinderopvang.

Hoe met carpoolen?

Op initiatief van de werknemer. Reist een werknemer met zijn eigen auto naar het werk en besluit hij zelf om een of meerdere collega’s mee te nemen, dan mag u zowel de werknemer die rijdt als de collega’s die meerijden een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer betalen. Let op.  U mag de werknemer die rijdt echter niet de omrijkilometers onbelast vergoeden. Deze kilometers hebben immers een privékarakter.

Op initiatief van de werkgever. Spreekt u met een werknemer af dat hij met zijn eigen auto een of meerdere collega’s moet ophalen voor woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen, dan mag u de werknemer in kwestie (de chauffeur) een onbelaste kilometervergoeding geven van maximaal € 0,19 voor de gemaakte kilometers, inclusief de omrijkilometers. De collega’s die met hem meerijden, mag u geen onbelaste kilometervergoeding geven omdat er sprake is van vervoer vanwege de werkgever.

Vervoer vanwege de werkgever?

Er is sprake van vervoer vanwege de werkgever:

• als u het vervoer van uw werknemer organiseert, bijv. met een personeelsbus;
• als uw werknemer reist met een door u ter beschikking gestelde auto of fiets van de zaak;
• als u regelt dat een werknemer meerijdt in de privéauto van een collega die daarvoor een vergoeding krijgt;
• als uw werknemer reist met het openbaar vervoer met vervoerbewijzen die u heeft gekocht.

Dan geen onbelaste vergoeding! In deze gevallen mag u dus geen onbelaste kilometervergoeding betalen. Tip. Houdt u bijv. voor uw werknemers een belangstellingsregistratie bij, dan wordt dit niet gezien als zijnde dat u het carpoolen zelf organiseert. Hetzelfde geldt als u aan uw werknemers vraagt om aan u door te geven hoe zij het carpoolen hebben georganiseerd.

• 34% van de zzp’ers maakt gebruik van de (FOR).
• 28% zet het bedrag dat in de boekhouding wordt gereserveerd, niet ook echt apart en 25% doet dat slechts ten dele.
• 32% weet niet hoeveel FOR er is opgebouwd.
• 39% weet niet dat er belasting betaald moet worden tegen de tijd dat de FOR uitkeert.

Tip.  Wees u bewust van deze FOR-valkuilen en zorg er tijdig voor dat er straks genoeg liquide middelen zijn om belasting te kunnen betalen. Bespreek de FOR elk jaar met uw boekhouder/adviseur.

Wettelijke bewaarplicht

Als administratieplichtige bent u verplicht de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal relevant kunnen zijn, gedurende zeven jaar te bewaren (art. 52 lid 4 AWR) . Let op. Er gelden echter meerdere bewaartermijnen.

Ook digitale administratie. Dit geldt ook voor uw digitale administratie. Zo moet u alles wat van belang is voor de bedrijfsuitvoering bewaren in de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van uw administratie. Let op. U dient de authenticiteit (herkomst), de integriteit (betrouwbaarheid) en de leesbaarheid van de gegevens te waarborgen. Hoe u dat doet, mag u zelf bepalen. Daarbij dient u uw administratie zo in te richten dat een inspecteur bij een controle de gegevens die fiscaal relevant zijn, eenvoudig kan controleren.

Voorbeeld.Ontvangt u facturen per e-mail, dan is het enkel printen van de factuur niet voldoende. U moet namelijk aannemelijk kunnen maken dat de factuur daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is en dat de inhoud niet veranderd is. Dit kunt u bijv. doen door de oorspronkelijke e-mail met de factuur als bijlage te bewaren.

Controle. Bij een controle wordt onder andere voor het onderzoek naar de juistheid van de kosten en de in vooraftrek gebrachte omzetbelasting aansluiting gezocht met de financiële administratie, maar ook met andere informatiebronnen, zoals relevante digitale bestanden die u via e-mail heeft ontvangen. Dit houdt dus in dat de inspecteur bij een controle uw- e-mails mag inzien. Let op.  Houd uw zakelijke e-mails en uw privé-e-mails gescheiden. Doet u dit niet, dan heeft de inspecteur bij een controle ook inzage in uw privé-e-mails (ECLI:NL:GHARL:2022:715) .

Conversie. De Belastingdienst spreekt van ‘conversie’ als u gegevens overbrengt naar een andere gegevensdrager. Dit is bijv. het geval als u facturen en bonnetjes die u op papier ontvangen heeft, inscant (art. 52 lid 5 AWR) . U moet dan wel aan de volgende voorwaarden voldoen:

• u zet alle gegevens over;
• u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
• u zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar is;
• u kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
• u zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Voldoet u aan deze voorwaarden?

Dan hoeft u de originele papieren documenten niet meer te bewaren. U hoeft hiervoor geen toestemming aan de Belastingdienst te vragen. In beginsel mag u alle documenten converteren met uitzondering van de balans en de staat van baten en lasten alsmede bepaalde douanedocumenten.

Scans? Scans moeten volledig en goed leesbaar zijn. Zo moet u van een document de informatie op alle bladzijden (voor- en achterkant) en bijlagen van het document scannen. Let op 1. Hierbij is het van belang dat u kunt aantonen dat de factuur alle echtheidskenmerken nog bevat, zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk. Tip. In kleur scannen geniet de voorkeur, maar is niet verplicht zolang er geen fiscale informatie verloren gaat. U kunt dan ook kiezen voor een hoge resolutie bij een zwart-witscan. Let op 2. Een watermerk kan bij conversie verloren gaan. Bewaar altijd zo’n originele factuur.

Tot 2023 wel nog collectiviteitskorting

Tot 2023 is het nog mogelijk voor werkgevers om een collectiviteitskorting te geven op de basiszorgverzekering van werknemers. Vanaf 1 januari 2023 krijgen werknemers geen premiekorting meer bij een collectieve zorgverzekering. Een overgangsregeling is niet van toepassing.

Dezelfde korting voor iedereen. Tot dusverre kunnen verzekeraars een korting geven op collectieve contracten die via u als werkgever of een ander collectief, zoals een vakbond of een patiëntenvereniging, worden gesloten. De enige restrictie die hier geldt, is dat de korting alleen gebaseerd mag zijn op het aantal deelnemers van het collectieve contract. De verzekeraar moet voor alle collectieve contracten dezelfde korting geven. Dit betekent dat het niet mogelijk is om bepaalde groepen verzekerden met een bepaald risicoprofiel (denk aan leeftijd, geslacht, risico’s op de werkvloer) te bevoordelen of te benadelen ten opzichte van andere groepen. De gedachte hierbij is dat er op zorgkosten bespaard kan worden door aanvullende afspraken met de zorgverzekeraar en behandelaars te maken. De praktijk is zoals altijd weerbarstiger.

Nadelig effect weghalen. Om de collectieve korting op de premie van de zorgverzekering voor werknemers te kunnen bekostigen, verhogen zorgverzekeraars in de praktijk de premies, ook voor verzekerden die niet meedoen aan de collectieve regeling. Om dit nadelige effect te beperken, is vanaf 1 januari 2020 het maximale kortingspercentage dat een verzekeraar mag geven, verlaagd van 10 naar 5%. Dit maximum geldt niet voor een eventuele aanvullende verzekering. In de praktijk betekent dit dat de groep die onder het collectief valt, profiteert van de korting, maar dat mensen die hiervoor niet in aanmerking komen, de volledige premie betalen.

Einde collectiviteitskorting. Vanaf 2023 kan er niet langer een collectiviteitskorting worden gegeven. Er is geen overgangsregeling getroffen. Dit kan betekenen dat u de gemaakte afspraken met uw zorgverzekeraars moet laten aanpassen.

Wat kunt u nog wel doen?

U staat als werkgever niet met lege handen.  U kunt vanaf 1 januari 2023 nog steeds een collectieve zorgverzekering afspreken en daarbij zorginhoudelijke afspraken maken over verzuimreductie, re-integratie en duurzame inzetbaarheid. Tip.  Daarbij blijft het ook nog steeds mogelijk om een collectiviteitskorting op een aanvullende verzekering aan te bieden. Ook kunt u nog een korting op het vrijwillig eigen risico geven. Hierdoor kunt u nog steeds in financieel opzicht bijdragen aan de zorgpremie van uw werknemers.

De gemeentepolis

Gemeenten kunnen een collectieve zorgverzekering voor sociale minima aanbieden, de gemeentepolis. In de praktijk is de collectiviteitskorting die gemeenten aanbieden erg laag, soms zelfs 0%. Let op.  Vanaf 2023 wordt ook voor de sociale minima de korting op de basisverzekering afgeschaft. Wel kunnen gemeenten hun bewoners een premiebijdrage geven en zorgverzekeraars kunnen een premiekorting bieden op een eventuele aanvullende verzekering. Dit alles zorgt ervoor dat de sociale minima naar verwachting niet te maken krijgen met een premieverhoging.